دانش

شماره ویپ یا خط تلفن اینترنتی؟ مسئله این است!
در سال‌های اخیر تنوع خطوط تلفن به شکلی شده است تا هر کسب‌و‌کاری با هر شرایطی کاری بتوانند بنابر نیاز خود خط تلفن مناسبی را برای خود تهیه کند. خط تلفن آنالوگ، خط تلفن E1، خط تلفن هوشمند IN و سیپ ترانک از جمله خطوطی هستند که توسط شرکت مخابرات و شرکت‌های FCP مثل شاتل، آسیاتک، فناوا و … ارائه می‌شوند. سیپ ترانک را با نام‌های دیگر مثل خط تلفن اینترنتی، خط تلفن ویپ و شماره ویپ نیز می‌شناسند. این نوع خطوط ماهیت دیجیتال دارند و با استفاده از آدرس آی پی بر روی بستر اینترنت، وایرلس، زوج سیم یا فیبر نوری به مشترکین ارائه می‌شوند. در این مطلب مقاله قصد داریم به صورت مفصل راهنمای جامع نحوه خرید شماره ویپ را شرح دهیم

منظور از شماره ویپ چیست؟
پیش از آنکه بخواهیم از شماره ویپ بگوییم، بهتر است بدانید که اصطلاح درست این نوع خط “سیپ ترانک” است که به صورت عمومی به آن خط تلفن اینترنتی، خط تلفن ویپ و شماره ویپ نیز می‌گویند. سیپ ترانک یا شماره ویپ را شرکت مخابرات بر روی بستر زوج سیم و فیبر نوری و همچنین شرکت‌های خصوصی با مجوز FCP بر روی بستر اینترنت و وایرلس ارائه می‌کنند. اگر کلمه ویپ برایتان نامفهوم است بهتر است به این تعریف دقت کنید، “ویپ یا VoIP مخفف Voice over IP و به معنای انتقال صدا روی بستر شبکه است” با توجه به اینکه خطوط اینترنتی از طریق آدرس IP به مشترکین تحویل داده می‌شوند، به همین دلیل به آن‌ها خط تلفن ویپ یا شماره VOIP می‌گویند.

شماره ویپ می‌تواند به صورت ۴، ۵ و ۸ رقمی باشد که برای استفاده از این خطوط در صورتی که از مخابرات تهیه شده باشند به یک مودم سیپ ترانک و در صورتی که از یک شرکت ارائه دهنده سرویس خط تلفن با مجوز FCP دریافت شود، نیاز به یک ارتباط اینترنتی یا وایرلس مستقیم از محل شرکت تا شرکت سرویس دهنده خواهد بود.

مزایای خرید شماره ویپ
وابستگی کمتر به سخت‌افزار
خرید شماره ویپ این امکان را به شما می‌دهد که سیستم تلفنی‌تان وابستگی کمتری به سخت‌افزار داشته باشد و برای استفاده از این خط تلفن هزینه کمتری کنید. به طور مثال اگر از خطوط آنالوگ استفاده کنید، برای ارتباط این خط تلفن با مرکزتلفن ویپ نیازمند یک مبدل که به آن گیت‌وی FXO می‌گویند، خواهید بود. با توجه به اینکه خط تلفن اینترنتی یا شماره ویپ از طریق آدرس IP به مشترکین ارائه می‌شود و همچنین از پروتکل استاندارد VOIP استفاده می‌کند، این امکان وجود دارد که بدون خرید سخت‌افزاری به عنوان مبدل با سیستم تلفن شما ارتباط برقرار کند.

امکان جابجایی دفترکار بدون از دست دادن خط تلفن
یکی از مهم‌ترین دغدغه مدیران در زمان جابجایی دفترکار از دست دادن یا از سرویس خارج شدن خط تلفن شرکت است. اگر شما از مرکز مخابراتی منطقه خط تلفن تهیه کرده باشید در زمان جابجایی دفترکار، حتی اگر امکان انتقال خط تلفن وجود داشته باشد، هفته‌ها طول خواهد کشید که در این مدت ممکن است مشتریان زیادی را از دست بدهید. در مقابل خرید شماره ویپ مخصوصا از یک شرکت FCP این امکان را به شما می‌دهد تا در زمان جابجایی دفترکار در کم‌ترین زمان ممکن سرویس خط تلفن اینترنتی را به دفترکار جدید منتقل کنید.

عدم ‌نیاز به پرداخت آبونمان
خرید شماره ویپ این مزیت را دارد تا دیگر هزینه‌ای به عنوان آبونمان پرداخت نکنید. همه ما تجربه استفاده از خط تلفن آنالوگ مخابرات را داریم. با وجود خط تلفن اینترنتی، یکی از معایب خطوط آنالوگ این است که حتی اگر از آن استفاده‌ای نکنید برایتان هزینه آبونمان روی قبض تلفن خواهد آمد که این هزینه در زمان خرید شماره VOIP وجود نخواهد داشت.

دریافت هر تعداد خط بدون محدودیت
اگر گذرتان برای دریافت خط تلفن آنالوگ به مخابرات افتاده باشد حتما با این جملات آشنا هستید: “سوییچ‌هایمان پر شده است” یا “نمی‌توانیم بیشتر از یک خط تلفن بدهیم” پس تکلیف کسب‌و‌کارهایی که تعداد تماس‌های ورودی و خروجی زیادی دارند چه می‌شود؟ مخابرات قبلا برای رفع این مشکل روی بستر زوج سیم یا فیبر نوری خط تلفن E1 که قابلیت ۳۰ تماس همزمان را داشت ارائه می‌کرد. در سال‌های اخیر سیپ ترانک جایگزین خط تلفن E1 شده است که علاوه بر مخابرات شرکت‌های FCP نیز امکان ارائه این خط را دارند. بنابراین اگر قصد خرید شماره ویپ دارید نگران محدودیت تعداد خطوط دریافتی نباشید. معمولا هر تعداد شماره VOIP که بخواهید در اختیارتان قرار می‌دهند.

ارائه خط تلفن در مناطقی که مخابرات سرویس‌دهی ندارد
اگر در یک منطقه ای هستید که به هر دلیل مخابرات آنجا امکان سرویس‌دهی را ندارد، می‌توانید با خرید شماره ویپ از شرکت‌های خصوصی ارائه دهنده این سرویس روی بستر اینترنت یا بیسیم این مشکل را رفع کنید. شرکت‌هایی مثل شاتل، فناوا، آسیاتک و … از جمله شرکت‌های هستند که امکان ارائه شماره ویپ را دارند.

انتخاب سرشماره بر اساس سلیقه و نیاز خودتان
در زمان خرید شماره ویپ این امکان برای شما وجود دارد تا بتوانید بر اساس نیاز و سلیقه خود از میان صدها شماره تلفن شماره مورد نظر خود را انتخاب کنید. همچنین شرکت مخابرات و شرکت‌های خصوصی FCP خطوط خود را بر اساس میزان رند بودن دسته بندی می‌کنند تا در زمان خرید بتوانید انتخاب بهتری داشته باشید.

ارائه خدمات پشتیبانی بهتر
با توجه به اینکه ارائه و استفاده از سیستم‌های مبتنی بر ویپ نیازمند تخصص هستند، معمولا شرکت‌هایی که سرویس خط تلفن ویپ یا همان سیپ ترانک را دارند امکان ارائه خدمات پشتیبانی بهتری نیز دارند. شرکت‌های FCP بر خلاف شرکت مخابرات به صورت ۲۴ ساعته آماده پاسخگویی و پشتیبانی این خطوط است.

کیفیت صدای بهتر
خط تلفن ویپ یک نوع خط دیجیتال است که به دلیل ماهیتی که دارد در زمان انتقال از یک پهنای باند بیشتر و با کیفیت‌تر استفاده می‌کند و این امکان را دارد که صدا را به صورت HD منتقل کند. به همین دلیل کیفیت صدای خطوط ویپ بسیار بالاتر از خطوط آنالوگ است.

انعطاف پذیری بالا
خرید شماره ویپ به شما امکانات زیادی را با توجه به نیاز اختصاصی کسب‌و‌کارتان می‌دهد. این خط تلفن با توجه به نوع ارتباط و تکنولوژی خود قابلیت انعطاف بالا در هر شرایط را دارد. مثلا شما می‌توانید این خط تلفن را روی مرکزتلفن ابری یا مستقیم بر روی موبایلتان بدون داشتن مرکزتلفن داشته باشید. همچنین امکان ارتباط با انواع تلفن ویپ، مرکزتلفن ویپ نرم‎‌افزاری و مرکزتلفن سخت‌افزاری و همچنین سانترال پاناسونیک را دارد و شما را محدود به استفاده از یک پلتفرم خاص نمی‌کند.

معایب خرید شماره ویپ
استفاده از هر سیستم ارتباطی مزایا و معایب خود را دارد که نسبت به نیاز و نوع هر کسب‌و‌کار ارزش هر کدام کمتر یا بیشتر می‌شود. به طور مثال ممکن است یک سازمان دولتی استفاده از شماره ویپ را مناسب نداند و به جای آن از خط تلفن E1 استفاده کند. در مقابل ممکن است یک کسب‌و‌کار آنلاین بیش‌ترین نیاز را به یک شماره تلفن اینترنتی داشته باشد و مزیت‌های این نوع خط نسبت به معایب آن برایشان بیشتر باشد. شاید تنها عیب خرید شماره ویپ را بتوان وابستگی به اینترنت یا لینک ارتباطی وایرلس دانست. زیرا در صورتی که اینترنت شرکت شما قطع شود، ارتباط شما با شرکت سرویس دهنده قطع و در نهایت امکان استفاده از خط تلفن ویپ را نخواهید داشت. (البته باید در نظر داشته باشید که با توجه به استاندارد‌هایی که شرکت‌های ارائه دهنده این خدمات رعایت می‌کنند احتمال رخ دادن چنین اتفاقی بسیار بسیار پایین می‌باشد.)

چگونه یک شماره ویپ بخریم؟
برای خرید شماره ویپ می‌توانید به مخابرات منطقه یا شرکت‌های FCP مثل شرکت شاتل، فناوا، آسیاتک، پیشگامان و … مراجعه و درخواست خط تلفن خود را با توجه به پلن‌های موجود از شرکت یا مخابرات منطقه انتخاب کنید. سیپ ترانک شاتل، سیپ ترانک آسیاتک، سیپ ترانک فناوا، سیپ ترانک پیشگامان و … از جمله خطوطی هستند که بدون مراجعه حضوری امکان دریافت را دارند. برای ثبت درخواست، کافیست به وبسایت هر کدام از این شرکت‌ها مراجعه و درخواست شماره ویپ خود را ثبت نمایید. معمولا پس از گذشت ۷ روز کاری مخابرات سرویس خط تلفن گویا را روی بستر زوج سیم یا فیبر نوری و شرکت‌های FCP بر روی اینترنت یا وایرلس تحویل می‌دهند.

چگونه از شماره VOIP استفاده کنیم؟
پس از ثبت سفارش و خرید شماره ویپ به مرحله استفاده از آن می‌رسید. این خط تلفن ویپ را می‌توانید به مرکزتلفن ویپ محلی، مرکزتلفن اینترنتی، سانترال پاناسونیک یا مستقیم بر روی سخت‌افزاری مثل تلفن ویپ یا تلفن‌های نرم‌افزاری متصل و استفاده نمایید. اگر از سیستم‌ تلفنی مبتنی بر پروتکل‌های ویپ استفاده کنید کارتان بسیار ساده‌تر و کم هزینه‌تر خواهد شد. بنابراین می‌توانید با کمک یک شرکت متخصص در حوزه پیاده‌سازی مرکزتلفن ویپ و خط تلفن اینترنتی از این سرویس استفاده نمایید. همچنین در صورتی که از سانترال پاناسونیک استفاده می‌کنید، به دلیل قدیمی و آنالوگ بودن این مرکزتلفن متحمل هزینه‌ای مازاد جهت خرید کارت SIP یا لایسنس سیپ برای ارتباط با این نوع خط تلفن خواهید بود.

زمانی که خط تلفن خود را به هر کدام از این مراکزتلفن متصل کردید، می‌توانید با استفاده از تلفن ویپ رومیزی یا بیسیم، تلفن آنالوگ و همچنین سافت فون به تماس‌های ورودی پاسخ و تماس خروجی داشته باشید. خرید شماره ویپ به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید در هر کجا و هر سیستم تلفنی که دارید از آن استفاده نمایید.

مرکزتلفن ویپ، دنیایی از مزیت‌های ارتباطی
سیستم‌های تلفن ویپ با وجود قابلیت‌های بسیار زیاد و انعطافی که دارند باعث شده‌اند تا هر کسب‌و‌کاری در هر حوزه بتواند از مزیت‌های این سیستم استفاده کند. فرقی ندارد که شما یک کسب‌و‌کار اینترنتی کوچک دارید یا یک شرکت با صدها پرسنل، مرکزتلفن ویپ می‌تواند فراتر از انتظارات شما را برآورده کند. در این مقاله قصد داریم به صورت اختصاصی به مزیت‌ها و خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها بپردازیم. هلدینگ‌ها و شرکت‌های بازرگانی مجموعه‌هایی هستند که معمولا از چندین شعبه و شرکت زیر مجموعه برخودار هستند. بنابراین یک مرکزتلفن VOIP باید بتواند ارتباطاتی امن، پایدار و بهینه برای اینگونه شرکت‌ها فراهم کند. استفاده از خط تلفن سه رقمی یا چهار رقمی، ارتباط نرم‌افزارهای درون سازمانی مثل نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (نرم افزار CRM) با مرکزتلفن ویپ، تماس افراد با شماره تلفن شرکت مادر و هدایت تماس به سمت شرکت‌های زیر مجموعه، برقراری ارتباطات بین الملل شرکت‌های بازرگانی و … از جمله مواردی است که به عنوان خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها می‌توان نام برد.

مرکزتلفن ویپ چیست و چه مزایایی دارد؟
پیش از آنکه بخواهیم در مورد خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی برایتان بگوییم بهتر است کمی بیشتر در مورد سیستم تلفن VOIP  بدانید. اصطلاح VOIP مخفف Voice Over IP و به معنای انتقال صدا روی بستر شبکه است. بنابراین یک مرکزتلفن ویپ می‌تواند هم بر روی شبکه داخلی یک شرکت و هم روی بستر اینترنت مورد استفاده قرار بگیرد. بسیاری از ویژگی‌های مرکزتلفن ویپ بر خلاف سانترال منسوخ پاناسونیک به صورت رایگان ارائه می‌شود و اگر از نوع نرم‌افزاری آن استفاده کنید هیچ محدودیتی در استفاده از ویژگی‌های این سیستم نخواهید داشت.

از جمله ویژگی‌ها ‌و قابلیت‌های یک مرکزتلفن VOIP می‌توان به برقراری تماس رایگان، عدم نیاز به سیم‌کشی مجزا بر تلفن‌های رومیزی، گزارشگیری دقیق تماس‌ها، تلفن‌گویا هوشمند، صف تماس، فکس نرم‌افزاری، ارتباط آسان با سایر نرم‌افزارهای داخلی شرکت، صندوق صوتی، کنفرانس صوتی و تصویری و … اشاره کرد.

مزیت‌ها و خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها
‌اگر در حال خواندن این مقاله هستید حتما در حوزه بازرگانی یا هلدینگ فعالیت دارید و می‌خواهید بدانید که یک سیستم تلفن هوشمند ویپ چطور می‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند. همانطور که در ابتدای این مقاله گفته شد، مرکزتلفن ویپ دنیایی از مزیت‌ها‌ برای انواع کسب‌وکارها است و به دلیل انعطاف و توسعه پذیری بالا می‌تواند همسو با هر نوع کسب‌و‌کاری باشد. خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی به نوعی باید باشد که دقیقا نیازهای این حوزه را برآورده کند. همه ما می‌دانیم که یک شرکت بازرگانی معمولا با شعبات، نماینده‌ها یا شرکای تجاری خود در سایر کشورها در ارتباط است. یک شرکت مادر یا هلدینگ معمولا به کسب‌و‌کارهای زیر مجموعه و شعبات خود در سایر شهر یا کشورهای دیگر باید در ارتباط بوده و تمامی سیستم‌های نرم‌افزاری و ارتباطی آن‌ها نیز باید یکدیگر ارتباط درون شبکه‌ای داشته باشند. بنابراین یک مرکزتلفن VOIP در اینگونه کسب‌و‌کارها در وهله اول باید بتواند یک ارتباط یکپارچه، پایدار و کم هزینه ارائه دهد.

انتخاب زبان تلفن‌گویا در تماس‌های ورودی
همانطور که می‌دانید تلفن‌گویا یا منشی دیجیتال وظیفه معرفی شرکت، خوش‌آمدگویی و هدایت تماس‌های ورودی را به اشخاص یا بخش‌های مختلف شرکت بر عهده دارد. شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها به دلیل ارتباطات بین‌المللی که دارند، ممکن است تماس‌های ورودی از خارج از کشور نیز داشته باشند. بنابراین این امکان در خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی وجود دارد که تلفن‌گویا طوری طراحی شود که امکان ارتباط اشخاص با زبان‌های دیگر با بخش‌های مختلف تلفن گویا نیز مهیا شود.

ارتباط یکپارچه و رایگان بین شعب
مرکزتلفن ویپ با توجه به اینکه امکان انتقال صدا روی بستر شبکه را دارد، بنابراین می‌تواند تمامی ارتباطات یک مجموعه چند شعبه‌ای را روی بستر شبکه خصوصی یا اینترنت منتقل کند. به عنوان مثال یک شرکت هلدینگ را در نظر بگیرید، شرکت‌های زیر مجموعه برای ارتباط با شرکت مادر و سایر زیر مجموعه‌ها در حالت معمول باید شماره شهری، بین‌شهری یا بین الملل آن‌ها را شماره‌گیری کنند که این موضوع باعث یک هزینه سربار برای این مجموعه خواهد بود. حالا اگر تمام این شرکت‌ها از مرکزتلفن VOIP استفاده نمایند، با یک ارتباط ساده درون شبکه‌ای یا اینترنتی تمامی مکالمات رایگان خواهد شد. در این شرایط فقط کافیست از مبدا شماره داخلی مقصد در هر نقطه جغرافیایی شماره‌گیری شود.

همچنین شرکت‌های بازرگانی نیز ممکن است چندین شعبه، شریک تجاری یا نمایندگانی در کشور یا خارج از کشور داشته باشند که به دلیل مراودات زیاد تماس‌هایی بین آن‌ها رد و بدل خواهد شد. شرکت‌های بازرگانی نیز با استفاده از یک سیستم تلفن هوشمند ویپ می‌توانند ارتباطات تلفنی خود را بهیه و هزینه مکالمات را به حداقل برسانند. برقراری ارتباطات یکپارچه و کاهش هزینه مکالمات یکی از مهم‌ترین خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها محسوب می‌شود.

استفاده از یک شماره تلفن و هدایت تماس به شعبات
راهکار یکپارچه‌سازی ارتباطات تلفنی شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها با استفاده از مرکزتلفن ویپ به ارتباط شعبات ختم نمی‌شود. این نوع کسب‌و‌کارها با استفاده از یک خط تلفن ۳ یا ۴ رقمی می‌توانند سیستم تلفنی را به نحوی پیاده‌سازی کنند که اگر فردی با یک شرکت بازرگانی یا هلدینگ تماس گرفت برای ارتباط با سایر شعب، نمایندگان یا شرکای تجاری با ورود یک عدد بر روی تلفن‌گویا به مقصد مورد نظر متصل شود. با این روش علاوه بر داشتن یک خط تلفن ثابت توسط شعبات، امکان برقراری تماس بکپارچه از طریق یک شماره تلفن واحد نیز وجود خواهد داشت.

ارتباط یکپارچه مرکزتلفن ویپ با CRM
خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی معمولا حول محور ارتباطات یکپارچه می‌چرخد. معمولا شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ که از پشتیبانی VOIP استفاده می‌کنند، نرم‌افزارهای دیگری نیز برای برقراری ارتباطات یکپارچه درون سازمانی نیز دارند. یکی از این نرم‌افزارهای پرکاربرد، ‌نرم‌افزار بهترین CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری است. ارتباط مرکزتلفن ویپ با نرم‌افزار CRM قابلیت‌های زیادی به شما می‌دهد که در نتیجه بهره‌وری شرکت شما را افزایش خواهد داد.

یکی از این ویژگی‌ها، قابلیت پاپ‌آپ تلفنی است. زمانی که یکی از مشتریان شما با مرکزتماس شرکت تماس می‌گیرد، روی کامپیوتر اپراتور پیش از برداشتن گوشی تلفن یک نرم‌افزار به صورت اتوماتیک باز می‌شود و اطلاعات و سابقه فرد تماس‌گیرنده را نشان می‌دهد و اپراتور می‌تواند با آگاهی نسبت به شخص تماس‌گیرنده پاسخ دهد.

سیستم نظرسنجی مکالمات
یکی دیگر از VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها که می‌تواند باعث افزایش رضایتمندی مشتریان این کسب‌و‌کارها شود، نرم‌افزار نظرسنجی تلفنی است. سیستم نظرسنجی تلفنی یک ماژول ارزیابی مکالمات پرسنل است که به صورت اتوماتیک پس از مکالمه از فرد تماس‌گیرنده نظرخواهی می‌کند. به طور مثال پس از اتمام مکالمه اپراتور با مشتری، در صورت قطع نکردن تماس از سوی مشتری پیامی جهت ارزیابی کیفیت پاسخگویی برای تماس‌گیرنده پخش خواهد شد.

دسترسی مدیران به گزارشات تماس و خط تلفن داخلی شرکت، در خارج از شرکت
مدیران شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها ممکن است به دلیل مشغله‌ها یا سفرهای کاری دائما در شرکت حضور نداشته باشند اما نیاز به دسترسی به خطوط تلفن داخل شرکت، ارتباط با داخلی‌های دیگر و دسترسی به گزارش مکالمات پرسنل خود داشته باشند. مرکزتلفن VOIP با توجه به ماهیت تحت شبکه خود امکان دسترسی از هر نقطه جغرافیایی را دارد. بنابراین اگر شخصی خارج از شرکت باشد و بخواهد از طریق شماره‌ تلفن ثابت شرکت با یکی از مشتریان تماس بگیرد، این امکان وجود خواهد داشت. مدیران شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ حتی اگر خارج از کشور باشند، امکان دسترسی به گزارش تماس‌ها، خط تلفن ثابت شرکت و ارتباط رایگان و داخلی به داخلی را با پرسنل خود دارند.

مرکزتلفن ویپ، یار و یاور هلدینگ‌ها و شرکت‌های بازرگانی
سیستم تلفن VOIP با توجه به قابلیت‌‌های زیاد و انعطاف پذیری بالا در هر کسب‌و‌کاری خودش را قالب هر نوع نیاز شرکت‌ها می‌کند. درست است که این مرکزتلفن قابلیت توسعه پذیری بالایی دارد، اما باید به این نکته توجه کنید که به طور مثال این سیستم تلفن به خودی خود توانایی ارائه خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها را ندارد و برای نیازسنجی و ارائه پیشنهاد‌ات هوشمندانه نیازمند به یک تیم با تجربه در پیاده سازی و استقرار خواهد بود. مهم‌ترین نیازمندی شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ برقراری ارتباطات یکپارچه با شعب، نمایندگی‌ها، شرکای تجاری و همچنین سایر نرم‌افزارهای درون سازمانی است. بنابراین مرکزتلفن ویپ باید به گونه‌ای طراحی شود که علاوه بر خدمات پایه‌ای، بتواند به بهترین نحو ارتباطات این کسب‌و‌کارها را بهبود و یکپارچه سازد.
همین حالا با ما تماس بگیرید

با توجه به مطالب ذکر شده، چنانچه نیاز به مشاوره دارید ، همکاران ما با اشتیاق فراوان منتظر پاسخ گویی به شما عزیزان هستند.

کافیست فقط با ما تماس بگیرید : ۷۴۳۲۷-۰۲۱

مرکزتلفن ویپ، جانشین برحق سانترال منسوخ پاناسونیک
نبرد میان مرکز تلفن ویپ با سانترال پاناسونیک همچنان بعد از یک دهه ادامه دارد و هنوز شرکت‌هایی هستند که سانترال پاناسونیک آنالوگ را به عنوان سیستم تلفنی خود انتخاب می‌کنند. شاید در این زمان که عصر ارتباطات و تکنولوژی‌های نوین است، استفاده از سیستم‌های منسوخ و ناکارآمد کمی عجیب به نظر برسد. مثل این است که امروز با وجود شبکه‌های اجتماعی و نرم‌افزارهای ارتباطی که زندگی شخصی و شغلی‌مان با آن‌ها گره خورده است، بخواهیم از یک گوشی نوکیا ۱۱۰۰ استفاده کنیم و چشمانمان را روی سودمندی‌هایی که یک گوشی هوشمند می‌تواند برای زندگی شخصی و کسب‌و‌کارمان داشته باشد ببندیم!

مرکزتلفن ویپ یک سیستم تلفن هوشمند و نوین است که قابلیت‌های بی‌شمار آن باعث شده است که حتی شرکت‌هایی که از سانترال پاناسونیک استفاده ‌می‌کردند، با آگاهی از مزیت‌های این سیستم تلفن به آن مهاجرت و سانترال منسوخ پاناسونیک را مثل سایر تجهیزات قدیمی کنار بگذارند. شاید مهم‌ترین دلیلی که برخی شرکت‌ها تمایل استفاده از سانترال پاناسونیک را دارند، عدم آگاهی از وجود سیستم تلفن ویپ باشد. همچنین شرکت‌هایی هستند که متخصص پیاده‌سازی سانترال پاناسونیک هستند و به دلیل عدم بروزرسانی دانش خود در حوزه سیستم تلفنی، همچنان این سانترال را ارائه و پیشنهاد می‌دهند. در این مقاله سعی داریم تفاوت ویپ و سانترال آنالوگ پاناسونیک را مورد بررسی قراردهیم.

VOIP چیست و چطور به عنوان یک سانترال و مرکزتلفن از آن استفاده می‌شود؟
قبل از اینکه بخواهیم از تفاوت ویپ و سانترال پاناسونیک برایتان بگوییم بهتر است گریزی به سوال پرتکرار “ویپ چیست؟” بزنیم! شاید شمایی که در حال خواندن این مقاله هستید اطلاعات زیادی در مورد مفهوم ویپ نداشته باشید، بنابراین در این بخش توضیحات مختصری در مورد VOIP خواهیم داشت. اصطلاح VOIP مخفف کلمه Voice over IP و به معنای انتقال صدا بر روی بستر شبکه است. بنابراین هر سیستمی که دارای این کانسپت است می‌تواند صدا را بر روی بستر شبکه داخلی یا اینترنت منتقل کند.

سانترال به معنای نقطه مرکزی و به مفهوم مدیریت کننده است. به همین دلیل است که به مرکزتلفن پاناسونیک به صورت عمومی سانترال می‌گویند. سیستم تلفن مبتنی بر VOIP این امکان را دارد که به صورت نرم‌افزاری یا سخت افزاری وظیفه مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی یک شرکت را به صورت هوشمندانه بر عهده داشته باشد. از قابلیت‌های مرکزتلفن VOIP می‌توان به تلفن‌گویا، صف انتظار، ضبط مکالمه و گزارش مکالمات، صندوق صوتی، ارتباط با نرم‌افزارهایی مثل CRM و … اشاره کرد.

پنج تفاوت VOIP و سانترال پاناسونیک
از هرچه بگذریم سخن تفاوت ویپ با سانترال پاناسونیک خوشتر است! در ادامه به تفصیل، تفاوت VOIP و سانترال پاناسونیک را برایتان خواهیم گفت تا بتوانید یک انتخاب آگاهانه برای استفاده از این سیستم‌های تلفنی داشته باشید. بی شک با دانستن مزایای مرکزتلفن VOIP دیگر دلیلی برای استفاده از یک سخت‌افزار منسوخ نخواهید داشت. اما به هر حال در مرحله تصمیم‌گیری، دانستن مزایا و معایب هر دو سیستم برایتان ضروری است.

نوع ارتباط و زیرساخت
بستر ارتباطی این دو مرکزتلفن به عنوان تفاوت ویپ با سانترال بسیار حائز اهمیت است. مرکزتلفن VOIP یک سیستم تلفن تحت شبکه است که تمام ارتباطات آن با انواع سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای درون یا خارج از شرکت با استفاده از آدرس IP برقرار می‌شود. بنابراین با وجود چنین بستر ارتباطی هیچگونه محدودیتی در ایجاد ارتباط وجود ندارد.

اما سانترال پاناسونیک ماهیت آنالوگ دارد. مثلا برای برقراری ارتباط با یک تلفن رومیزی یک زوح سیم از سانترال تا تلفن کشیده می‌شود. بنابراین این سیستم تلفن آنالوگ دارای محدودیت‌های ارتباطی است. زیرا تمام ارتباطات این سانترال به صورت فیزیکی و بر روی یک زوج سیم برقرار می‌شود. بگذارید با یک مثال ساده تفاوت این دو نوع ارتباط را برایتان گوییم. فرض کنید یکی از پرسنل شما با داخلی ۱۰۱ قرار از از دپارتمان فروش به دپارتمان بازاریابی که در طبقه بالاست منتقل شود. در این شرایط اگر از سانترال پاناسونیک استفاده کنید، باید سیم تلفن این کارمند را تا طبقه بالا و نزدیک میز ایشان بکشید. اما اگر از مرکزتلفن VOIP استفاده کنید، دیگر نیازی به جابجایی سیم تلفن نیست، تنها کافیست تلفن رومیزی را به محل جدید منتقل و همانجا به شبکه داخلی متصل کنید.

توسعه و انعطاف پذیری
یکی از مهم‌ترین تفاوت ویپ و سانترال پاناسونیک میزان توسعه و انعطاف پذیری این دو مرکزتلفن است. همانطور که گفته شد، سانترال پاناسونیک یه مرکزتلفن آنالوگ است، به همین دلیل توسعه پذیری و انعطاف پایینی دارد و امکان ارتباط با سایر نرم‌افزارهای درون سازمانی مثل اتوماسیون اداری یا نرم‌افزار ارتباط با مشتری را ندارد. همچنین این سانترال آنالوگ امکان شخصی‌سازی بر اساس نیازمندی یک کسب‌و‌کار را نیز ندارد.

در مقابل، مرکزتلفن VOIP مخصوصا از نوع نرم‌افزاری قابلیت توسعه بسیار بالا و بدون محدودیتی را در اختیار یک کسب‌و‌کار قرار می‌دهد. در صورتی که از این سیستم تلفن استفاده کنید امکان ارتباط با تمام نرم‌افزاری‌های درون سازمانی وجود دارد و همچنین در صورت نیاز به هرگونه شخصی‌سازی، با استفاده از برنامه نویسی بر روی این سیستم تلفن تحت شبکه امکان پذیر خواهد بود.

هزینه استقرار و راه‌اندازی سیستم تلفنی
در حالت معمول هزینه استقرار مرکزتلفن ویپ و سانترل پاناسونیک تقریبا یکی است. زمانی تفاوت هزینه‌ها به چشم می‌آید که بخواهید ماژول‌هایی را روی سانترال پاناسونیک نصب کنید. مثلا برای استفاده از تلفن‌گویا نیازمند خرید یک ماژول سخت‌افزاری جداگانه و نصب بر روی سانترال هستید. در صورتی که تلفن‌گویا یا همان منشی دیجیتال به صورت پیش‌فرض و رایگان بر روی سیستم تلفن ویپ وجود دارد.

هزینه استقرار و پیاده‌سازی این دو سیستم تلفنی به عنوان یکی دیگر از تفاوت ویپ و سانترال برای مدیران کسب‌و‌کارها یا سازمان‌های دولتی در ارزیابی استفاده از این دو سیستم بسیار مهم است. به عنوان یک مثال دیگر، فرض کنید یک سیپ ترانک که نوعی خط تلفن است از شرکت شاتل تهیه کرده‌اید. با توجه به اینکه مرکزتلفن VOIP ماهیت شبکه‌ای دارد و از پروتکل هماهنگ با سیپ ترانک استفاده می‌کند، نیازمند خرید ماژول یا سخت‌افزار خاصی برای اتصال خط تلفن به سیستم تلفنی نیست. اما سانترال پاناسونیک به دلیل اینکه ماهیت آنالوگ دارد و از پروتکل هماهنگ با خط سیپ به صورت پیش فرض پشتیبانی نمی‎‌کند گاها نیازمند خرید کارت‌های خاص و لایسنس‌هایی است که این لایسنس‌ها و کارت‌ها هزینه‌ای سربار برای مدیر یک کسب‌و‌کار است.

نحوه دسترسی به پنل مدیریت، داخلی و خطوط شهری
تفاوت VOIP و سانترال در نحوه دسترسی به پنل مدیریت، داخلی و خطوط شهری از جمله تفاوت‌هایی است که بسیار مشهود و حائز اهمیت است. اگر شما یک مدیر یا سرپرست در یک شرکت باشید و به دلیل فعالیت‌های سازمانی خود یا سفرهای کاری دائما در محل شرکت نباشید این تفاوت برایتان بسیار محسوس خواهد بود. فرض کنید در یک سفر خارجی هستید و می‌خواهید عملکرد پرسنل خود را مورد ارزیابی قرار دهید، مکالمات ضبط شده را گوش کنید و با استفاده از شماره تلفن شرکت با یکی از مشتریان تماس بگیرید. این قابلیت‌ها به دلیل بستر ارتباطی مرکزتلفن VOIP همیشه و همه‌جا در دسترس است.

اما سانترال آنالوگ پاناسونیک به دلیل بستر ارتباطی کابلی خود امکان دسترسی از خارج از شبکه را به شما نخواهد داد و در زمان استفاده از این سیستم تلفنی امکان استفاده از داخلی، خطوط شهری و ارتباط با پنل مدیریت سانترال در سفر‌ها و به طور کلی خارج از محیط کاری را نخواهید داشت.

امکان شخصی سازی و ایجاد ماژول‌های اختصاصی
با توجه به پیشرفت سیستم‌های ارتباطی به خصوص سیستم‌های تلفنی، یک ارتباط ساده در مرکزتلفن به عنوان تماس ورودی و خروجی دیگر مزیت محسوب نمی‌شود و توقعی بیش از این از یک سیستم تلفن خواهد بود. یکی دیگر از مهم‌ترین تفاوت ویپ و  سانترال امکان شخصی‌سازی و اضافه کردن ماژول‌های اختصاصی است. سانترال پاناسونیک به دلیل بستر ارتباطی آنالوگی که دارد امکان شخصی‌سازی را ندارد. اما در مقابل مرکزتلفن ویپ این امکان را به کسب‌و‌کارها می‌دهد تا هر نیازی که در ذهن خود دارند را با استفاده از برنامه‌نویسی در شرکت خود پیاده‌سازی کنند.

از جمله نرم‌افزارهایی که به عنوان یک ماژول اختصاصی در شرکت‌ها بر روی سیستم تلفن تحت شبکه برنامه نویسی می‌شوند می‌توان به نظرسنجی تلفنی، سیستم رزرواسیون هتل‌ها، نوبت‌دهی بیمارستان و مراکزدرمانی، دفترچه تلفن هوشمند و … اشاره کرد.

مقایسه‌ای از زیرزمین سانترال تا آسمان خراش‌های ویپ !
فاصله تفاوت‌های ویپ و سانترال پاناسونیک مثل فاصله یک زیرزمین تا آسمان خراش‌های پایتخت است! همین‌قدر دور و عجیب. مقایسه این دو مرکزتلفن بعد از یک دهه حضور سیستم تلفن ویپ در بازار ایران و استفاده بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط تا سازمان‌های چند هزار نفره دولتی ممکن است کمی عجیب برسد. این بررسی‌ تفاوت‌های ویپ با سانترال پاناسونیک را می‌گذاریم بر دوش عدم اطلاع‌رسانی و ناآگاهی مدیران کسب‌و‌کارها و همچنین شرکت‌های ارائه دهنده خدمات سانترال پاناسونیک که طبیعتا نمی‌خواهند بازارشان با همه‌گیری استفاده از مرکزتلفن VOIP کساد شود. اما همانطور که در ابتدای این مقاله اشاره شد، در این عصر ارتباطات، زندگی شخصی و شغلی ما با تکنولوژی‌های نوین گره خورده است و اگر بخواهیم به هر دلیلی برای استفاده از سیستم‌های هوشمند مقاومت نشان دهیم بی‌شک از غافله عقب خواهیم ماند. امیدواریم توانسته باشیم با این مقایسه و بررسی تفاوت ویپ با سانترال پاناسونیک شما را در انتخاب صحیح یک سیستم تلفن یاری کرده باشیم.

ارتباطات بی‌مرز با سیستم تلفن هوشمند ویپ
سیستم تلفن ویپ به نوعی طراحی شده است که توانایی همسو شدن با هر نوع کسب‌و‌کاری را داشته باشد. فرق نمی‌کند که شما یک فروشگاه اینترنتی کوچک دارید یا یک شرکت فروش تجهیزات با صدها پرسنل، مرکزتلفن ویپ با توجه به انعطاف پذیری بالا امکان استفاده با توجه به نیاز دقیق هر کسب‌و‌کار را دارد. نکته قابل توجه در زمان استفاده از یک مرکزتلفن ویپ، نیازسنجی دقیق بر اساس نوع فعالیت شرکت و همچنین ارائه پیشنهادات بر اساس تجربیات مشابه جهت ارتقای کیفیت خدمات است. در ادامه این مقاله قصد داریم به صورت اختصاصی به مزیت‌های پشتیبانی VOIP برای کلینیک و مراکز زیبایی بپردازیم.

مرکزتلفن ویپ چیست و چه مزایایی دارد؟
مرکزتلفن ویپ یک سیستم تلفن هوشمند و توسعه پذیر است که در سال‌های اخیر جایگزین سانترال آنالوگ پاناسونیک شده است. اصطلاح VOIP مخفف کلمه Voice over IP و به معنای انتقال صدا بر روی بستر شبکه داخلی یا اینترنت است. این سیستم تلفنی امکاناتی از جمله تلفن گویا یا منشی دیجیتال، صف تماس، گزارش ریز مکالمات، ارتباط با CRM، ضبط مکالمات تماس، صندوق صوتی و … را در اختیار شما قرار می‌دهد.

با توجه به اینکه ارتباطات مرکزتلفن ویپ بر روی بستر شبکه است، این امکان را به کسب‌و‌کارها می‌دهد که از هر نقطه جغرافیایی به این سیستم تلفن دسترسی داشته باشند و بر حسب نیاز آن را در هر کجا و روی هر نوع سروری به صورت محلی یا بر روی سرورهای مجازی نصب کنند. ارتباط با این سیستم تلفن از طریق آدرس IP صورت می‌گیرد و همانطور که گفته شد امکان دسترسی از هر نقطه جغرافیایی وجود دارد. بنابراین شما به عنوان مدیر یک مرکز زیبایی می‌توانید به گونه‌ای از خدمات ویپ برای کلینیک ها و مراکز زیبایی استفاده کنید که مشاوران شما بتوانند حتی از شهر یا کشورهای دیگر امکان ارائه مشاوره به مشتریان شما را داشته باشند.

مزیت‌های خدمات ویپ برای کلینیک ها و مراکز زیبایی
از قابلیت‌های معمول یک سیستم تلفنی ویپ مثل مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی، منشی دیجیتال، صف تماس و … که بگذریم، پیاده‌سازی اختصاصی بر اساس نیاز کلینیک‌ها و مراکز زیبایی می‌تواند قابلیت‌های منحصر به فردی را برای ارتقای سطح کیفیت خدمات آن‌ها داشته باشد. خدمات ویپ برای کلینیک ها و مراکز زیبایی معمولا به نوعی است که بتواند نیازهای بازاریابی، ارتباط با نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، نوبت دهی تلفنی و سیستم هدایت تماس به مشاوران را داشته باشد. مزیت‌های خدمات VOIP برای مراکز زیبایی این امکان را به مدیران این کسب‌و‌کار می‌دهد تا بتوانند ارتباطاتی یکپارچه میان مشاوران و سیستم‌های نرم‌افزاری درون سازمانی داشته باشند. مثلا اگر مشاوران شما در محل شرکت حضور ندارند و به دلایل مختلف در شهر‌ها یا کشوری دیگر ساکن هستند، با استفاده از خدمات ویپ می‌توانید بدون اینکه افراد تماس‌گیرنده متوجه شوند، تماس‌های خود را به سمت این مشاوران هدایت کنید. در ادامه به تفصیل، مزایای خدمات ویپ برای کلینیک ها‌ و مراکز زیبایی را خواهیم گفت.

بازاریابی از طریق تماسگیر خودکار
سیستم تماسگیر خودکار یک ماژول نرم‌افزاری است که در کنار سیستم تلفن ویپ امکان برقراری تماس‌های برنامه‌ریزی شده در ساعت، تاریخ خاص با انبوهی از شماره‌های تلفن دارد. از طریق این ماژول نرم‌افزاری امکان برنامه‌ریزی بازاریابی از طریق تماس صوتی را خواهید داشت. هم چنین با استفاده از این ماژول به عنوان خدمات ویپ برای کلینیک‌ ها و مراکز زیبایی امکان اعلام تخفیف‌های مدت‌دار به مشتریان قدیمی را نیز خواهید داشت.

ارتباط مشتری با کارشناسان قبلی
یکی از مهم‌ترین مزایای خدمات ویپ برای کلینیک ها‌ و مراکز زیبایی با توجه به نوع ارائه خدمت که به صورت مشاوره‌های تخصصی است، ارتباط هوشمند فرد تماس‌گیرنده با همان مشاور قبلی است. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که با شرکتی تماس بگیرید و با یکی از اپراتورها مکالمه داشته باشید و پس از اتمام مکالمه مجدد تصمیم به تماس بگیرید. اگر نام او را ندانید ارتباط با همان اپراتور دشوار خواهد بود. در مرکزتلفن ویپ این امکان وجود دارد که در مراکز زیبایی این سیستم به گونه‌ای شخصی‌سازی شود که فرد‌ تماس‌گیرنده در تماس بعدی نیز به همان مشاور اول وصل و مکالمه داشته باشد.

پاپ‌آپ تلفنی، یکی از امکانات کاربردی VOIP برای مراکز زیبایی
سیستم پاپ‌آپ تلفنی یکی از ماژول‌های پرکاربرد در همه کسب‌و‌کارها است که از این ماژول نیز می‌توان به عنوان خدمات VOIP برای مراکز زیبایی نام برد. نحوه عملکرد این ماژول به اینصورت است که در لحظه تماس ورودی روی مانیتور مشاور، صفحه‌ای به صورت اتوماتیک باز می‌شود و اطلاعات و سابقه مشتری را نشان می‌دهد. در واقع اگر از پیش اطلاعات مشتری وارد سیستم شده باشد پیش از پاسخگویی، مشاور می‌داند که چه کسی با چه سابقه‌ای پشت خط است. همچنین در صورتی که اولین تماس باشد همان صفحه باز می‌شود تا مشاور بتواند در همان لحظه اطلاعات فرد را وارد سیستم کند.

ارتباط یکپارچه مرکزتلفن ویپ با CRM
نرم‌افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری یکی از کلیدی‌ترین نرم‌افزارهایی است که هر کسب‌و‌کار در هر مقیاسی به آن نیاز دارد. زمانی که از خدمات ویپ برای کلینیک ها و مراکز زیبایی در مجموعه خود استفاده می‌کنید، این امکان برای شما وجود دارد تا بتوانید بهترین CRM خود را با مرکزتلفن ویپ یکپارچه کنید. یکپارچگی این دو نرم‌افزار در نهایت باعث افزایش کیفیت خدمات در یک مرکز زیبایی خواهد شد.

سیستم نظرسنجی مکالمات
اولین و مهم‌ترین نقطه ارتباط در کلینیک‌ها و مراکز زیبایی، ارتباط با اپراتور یا مشاورین مجموعه است. در این بخش کیفیت پاسخگویی اهمیت بسیار زیادی دارد زیرا این مکالمه قرار است به یک جلسه و ویزیت حضوری منجر شود بنابراین مکالمه بسیار مهمی برای این مجموعه‌ها خواهد بود. اطلاع از کیفیت پاسخگویی مشاورین به شما این امکان را می‌دهد تا ارزیابی مناسبی از تک تک مشاوران داشته باشید و طبق نظر افراد تماس‌گیرنده نواقص را رفع و کیفیت خدمات را افزایش دهید.

سیستم نوبت دهی هوشمند
سیستم نوبت‌دهی تلفنی این امکان را در اختیار کلینیک‌ها و مراکز زیبایی قرار می‌دهد تا بتوانند به صورت تلفنی به مشتریان بر اساس نیاز و مشکل خود در تاریخ و ساعت مورد نظر نوبت ویزیت بدهند. سیستم نوبت‌دهی تلفنی باعث می‌شود که اپراتور شما بتواند به وظایف دیگر خود با انرژی و وقت بیشتری رسیدگی کند و تمام نوبت‌ها به صورت هوشمند در یک سیستم ثبت شوند.

دسترسی مدیران به گزارشات تماس، داخلی و شماره تلفن ‌ها در خارج از شرکت
از دیگر مزایای خدمات ویپ برای کلینیک ها‌ و مراکز زیبایی دسترسی آسان به تمام سرویس‌ها و پنل مدیریتی سیستم تلفن ویپ است. فرض کنید مدیر یک مرکز زیبایی به دلیل سفرهای زیاد اغلب اوقات در محل شرکت حضور ندارد و نیاز به دسترسی به پنل مدیریت مرکزتلفن ویپ برای اطلاع از نحوه پاسخگویی و مشاوره و همچنین استفاده از شماره‌ تلفن شرکت دارد. با توجه به اینکه ارتباطات مرکزتلفن VOIP بر روی بستر شبکه منتقل می‌شود، بنابراین این امکان وجود دارد که از طریق آدرس IP از هر نقطه جغرافیایی با این سیستم ارتباط برقرار شود.

همین حالا با ما تماس بگیرید

با توجه به مطالب ذکر شده، چنانچه نیاز به مشاوره دارید ، همکاران ما با اشتیاق فراوان منتظر پاسخ گویی به شما عزیزان هستند.

کافیست فقط با ما تماس بگیرید : ۷۴۳۲۷-۰۲۱

امروزه با گسترش فضای رقابتی کسب و کارها و توسعه راهکارهای جذب مشتری و یا جلب رضایت آنان و همچنین افزایش فروش در سازمان، داشتن یا خرید نرم افزار CRM جامع جهت مدیریت ارتباط با مشتریان و سامان‌دهی خدمات، یکی از اصلی‌ترین اقداماتی است که مدیران مشاغل و کسب و کارهای مختلف باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند. تا جایی که شاید بتوان گفت عدم استفاده از نرم‌افزار‌های مدیریت مشتریان، ممکن است در طی مدتی نه چندان طولانی فاصله‌ی زیادی بین شما و رقبای کاریتان ایجاد کند. البته این فاصله یک جاماندن از بازار خواهد بود و نتیجه آن حذف شما از بازار رقابتی خواهد بود.

در ادامه قصد داریم به معرفی یکی از پرکاربرد‌ترین و به‌روز‌ترین راهکار‌هایی که می‌توانید از آن برای توسعه‌ی سیستم مدیریت مشتریان، و در نتیجه افزایش راندمان کار و فروش استفاده کنید بپردازیم. با ما همراه باشید تا نگاهی دقیق به راهکار هوشمند ” نرم افزار CRM ویپینگ ” بیاندازیم.

نرم افزار CRM چیست و چگونه باعث افزایش فروش سازمان می‌شود؟
پیش از هر توضیحی بهتر است پاسخ سوال ” CRM چیست ؟ ” را بدهیم.  واژه‌ی CRM مخفف عبارت Customer Relationship Management است و به معنای ” مدیریت ارتباط با مشتریان ” می‌باشد. این سرویس در حقیقت یک ابزار بسیار کاربردیست که با مجموعه‌ای از قابلیت‌ها و امکاناتی که دارد، به شما کمک می‌کند تا کلیه ارتباطات خود با مشتریانتان را در مرحله‌ی اول ثبت، و سپس مدیریت و در آخر تحلیل نمایید.

به عبارت دیگر نرم افزار CRM یک دستیار تمام عیار برای تیم فروش، پشتیبانی و … می‌باشد که به آن‌ها کمک می‌کند تا تعاملی بسیار باکیفیت و بی‌نقص با مشتریان شرکت داشته باشند. طبیعتا این تعامل باکیفیت در مدت زمان کوتاهی مشتریان وفادار و ثابتی برای شما به ارمغان خواهد می‌آورد و راندمان کار و میزان فروش سازمان شما را متحول می‌کند.
نتایج آماری به دست آمده از خرید CRM برای کسب و کارها
پس از پاسخ به سوال CRM چیست و اشاره به کاربرد این نرم افزار، وقت آن رسیده که به بررسی نتایج آماری خرید بهترین CRM برای کسب و کار‌ها که توسط سایت‌ها و موسسات معتبری همچون GetBase، Forrester Research، CSO Insights، Nucleus Research و … ارائه شده‎‌اند، بپردازیم.

افزایش ۳۰۰ درصدی نرخ تبدیل سرنخ‌های فروش
نرم افزار CRM می‌تواند با کمک امکانات و ابزارهایی که در اختیار کارشناسان فروش سازمان شما قرار می‌دهد، نرخ تبدیل مشتریان سازمان را تا ۳۰۰% افزایش دهد.

۴۱ درصد افزایش درآمد کارشناسان
با خرید نرم افزار CRM برای سازمان، میزان درآمد کارشناسان فروش سازمانتان تا ۴۱% افزایش خواهد یافت.

۴۰ درصد افزایش دقت و پیشبینی
استفاده از نرم افزار CRM می‌تواند تا ۴۰% دقت پیشبینی کارشناسان سازمان شما را افزایش دهد.

۷۷ درصد افزایش رضایت مشتریان
با استفاده از نرم افزار CRM، رضایت مشتریان که یکی از مهم‌ترین اهداف هر سازمان می‌باشد تا ۷۷% افزایش خواهد یافت.

۳۴ درصد افزایش بهره‌وری
با به کارگیری نرم افزای CRM در سازمان، میزان بهره‌وری واحد فروش مجموعه‌ی خود را تا ۳۴% افزایش دهید.

۵۶ درصد افزایش سرنخ‌های جدید فروش
به کمک نرم افزار CRM، حفظ مشتریان وفادار سازمان و به دست آوردن سرنخ‌های جدید تا ۵۶% بیشتر خواهد شد.

۶۹ درصد افزایش سرعت فرایند‌های سازمانی
خرید نرم افزار CRM می‌تواند تا ۶۹% سرعت فرایند‌های سازمانی شما را بالا ببرد.
300%

افزایش نرخ تبدیل
77%

افزایش رضایت مشتریان
40%

افزایش دقت
34%

افزایش بهره‌وری
چهار ویژگی کلیدی CRM هوشمند ویپینگ

نرم‌افزار CRM هوشمند ویپینگ، دستیار شما در واحد فروش
شاید بتوان گفت بی‌نظیرترین قابلیتی که قطعا می‌تواند مورد توجه بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کارها قرار گیرد، قابلیت دستیار هوشمند این نرم افزار CRM می‌باشد. در CRM هوشمند ویپینگ شما یک دستیار خبره و تمام عیار خواهید داشت که به کمک هوش مصنوعی که برای آن در نظر گرفته‌ایم، به صورت خودکار رفتار مشتریان و کارشناسان سازمان شما را مورد ارزیابی قرار داده و با بررسی این داده‌ها پیشنهاداتی برای افزایش فروش و بهبود عملکرد سازمانتان خواهد داد.

سامانه CRM هوشمند ویپینگ، طراحی شده بر اساس سیستم قیف فروش در مدل بازاریابی AIDA
به طور کلی ساختار عملکرد این CRM جهت مدیریت مشتریان و سیستم فروش شرکت بر اساس ساختار قیف فروش مدل آیدا طراحی شده است. همانطور که در تصویر زیر نیز مشاهده می‌کنید، شما می‌توانید وضعیت سرنخ‌های خود در تمامی مراحل تبدیل یک فرد به یک مشتری واقعی توسط قیف فروش آیدا را در این سیستم ثبت کرده و به کمک امکانات و ابزارهایی که در این نرم افزار تعبیه شده است، تمامی سرنخ‌های مذکور را مدیریت کنید.

در صورتی که در مورد ساختار و عملکرد قیف فروش آیدا اطلاعاتی ندارید، پیشنهاد می‌کنیم که حتما مقاله‌ی ” قیف فروش آیدا ” را مطالعه نمایید.

ارتباطات برخط در CRM ویپینگ
از جمله کلیدی‌ترین ویژگی‌های CRM ویپینگ می‌توان به قابلیت همگام‌سازی حرفه‌ای این نرم‌افزار با سیستم‌های تلفنی ویپ اشاره نمود. با انجام این همگام‌سازی شما علاوه‌بر تمامی امکانات یک سیستم مدیریت مشتریان حرفه‌ای و هوشمند، به امکانات دیگری مانند سامانه‌ی ارتباطات برخط ویپینگ دسترسی خواهید داشت.

سامانه ارتباطات برخط در حقیقت یک ویژگی کاملا منحصر به فرد و حرفه‌ای است که می‌تواند جایگزین مناسبی برای Skype For Business باشد. سیستم ارتباطات برخط به شما این امکان را می‌دهد که از طریق صفحه وبی که در اختیار دارید به امکاناتی مانند تماس صوتی و تصویری، چت درون سازمانی، اشتراک فایل، اشتراک صفحه دسکتاپ، اشتراک وایت‌برد و … دسترسی داشته باشید. به عبارت دیگر، به کمک این ویژگی تمام کاربران سازمانتان علاوه‌بر نرم‌افزار CRM، به یک پنل جامع ارتباطی برای برقراری تماس‌ از طریق سیستم تلفنی ویپ مجموعه نیز دسترسی خواهند داشت که این امر باعث افزایش سرعت گردش کار و پویایی در سازمان شما خواهد شد.

افزایش فروش با پیگیری‌ها و سیستم یادآوری هوشمند در CRM ویپینگ
از جمله دلایلی که باعث افزایش فروش یک سازمان می‌شود پیگیری منظم و دقیق سرنخ‌های به دست آمده می‌باشد. سیستم یاد‌آوری و پیگیری فروش VoiPing به صورت کاملا دقیق و منظم تمامی اقداماتی که باید برای پیگیری سرنخ‌های فروش انجام دهید را یاد‌آوری کرده و شما را برای افزایش میزان فروش سازمانتان یاری می‌نماید. برخی از امکانات این قابلیت عبارت است از:

تعیین وضعیت‌های مختلف برای سرنخ‌ها
امکان یاد‌آوری زمان پیگیری از طریق ایمیل, SMS و تلفن گویا
امکان تعیین کارشناس فروش برای هر سرنخ
امکان مدیریت و تغییر روند پیگیری و یاد‌آوری توسط مدیران فروش
امکان ایجاد اطلاع‌رسانی و یاد‌آوری‌ها به صورت دستی
….

آشنایی با دیگر امکانات نرم افزار CRM ویپینگ
نرم افزار CRM ویپینگ یک نرم افزار کاملا خودکار و هوشمند می‌باشد که شما را برای افزایش میزان فروشتان یاری می‌کند. این نرم افزار می‌تواند از طریق پنل تحت وب، امکانات و گزارشات بسیار کاربردی در اختیار شما قرار دهد. در ادامه قصد داریم برخی دیگر از ویژگی‌های مهم این CRM حرفه‌ای را مورد بررسی قرار دهیم.

گزارش‌گیری دقیق از سیستم فروش در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان
به کمک بخش گزارشات این CRM می‌توانید انواع گزارشات را از سیستم دریافت کرده و راهکار‌های فروش خود را متناسب با این گزارشات توسعه دهید. برخی از امکانات جذاب این بخش عبارت است از:

ارائه گزارشات از تمامی پیش‌فاکتور‌های صادر شده و وضعیت آن‌ها
امکان تهیه گزارش از نحوه عملکرد کارشناسان بر اساس میزان نقد شوندگی پیش‌فاکتور‌ها
امکان تهیه گزارش از میزان فروش محصولات مختلف برای طراحی راهکار‌های فروش سازمان

صدور فاکتور و پیش فاکتور به کمک نرم افزار CRM ویپینگ
از جمله ویژگی‌های این سامانه می‌توان به قابلیت ثبت فاکتور و پیش‌فاکتور برای مشتریان سازمان اشاره نمود. CRM ارائه شده توسط ویپینگ علاوه‌بر قابلیت ثبت و دسته‌بندی اطلاعات مشتریان به شما این امکان را می‌دهد تا از طریق پنل تحت وب این محصول، فاکتور و پیش‌فاکتورهایی را برای مشتریان خود صادر کرده و به کمک ابزارهای مربوطه کلیه پیشنهادات مالی، بدهی و پرداخت‌ها را به صورت کاملا حرفه‌ای مدیریت کنید. برخی از قابلیت‌های کلیدی این سیستم عبارت است از:

تعیین لیست مشتریان و اطلاعات آن‌ها برای صدور سریع فاکتور و پیش‌فاکتور
تعیین لیست محصولات سازمان شما همراه با جزئیات دقیق برای ثبت سریع فاکتور و پیش فاکتور
امکان ثبت وضعیت پیگیری و نظر مشتری برای هر پیشنهاد
امکان ثبت امضا، مهر و …. روی اسناد صادر شده
امکان خروجی فاکتور و پیش فاکتور به صورت فایل PDF
امکان دسترسی به تاریخچه اطلاعات مشتری
امکان محاسبه مالیات به صورت خودکار
سیستم پیگیری هوشمند پیشنهاد‌های مالی
سیستم امتیاز دهی به کارشناسان فروش بر اساس میزان پیگیری و فروش
امکان تعیین اطلاعات سازمان شما به صورت الگوی پیش‌فرض برای صدور فاکتور و پیش فاکتور مانند: نام، آدرس، شماره تماس، اطلاعات مالیاتی و ….
امکان تهیه گزارش بر اساس مشتریان سازمان و میزان خرید آن‌ها از شرکت شما
…..

پشتیبانی نرم افزار CRM ویپینگ از API برای ارتباط با دیگر نرم‌افزار‌ها
ما در CRM ویپینگ این امکان را برای شما فراهم می‌آوریم تا برای توسعه راهکار‌های فروش خود، این CRM را به انواع سیستم‌های مالی و حسابداری متصل کرده و این فرایند را به صورت یکپارچه مدیریت کنید.

انعطاف‌پذیری و قابلیت توسعه در CRM ویپینگ
با توجه به توسعه‌ی این نرم‌افزار توسط تیم ویپینگ چنانچه سازمان شما نیاز به ثبت برخی پارامتر‌های خاص در سیستم فروش را داشته باشد، کارشناسان ما می‌توانند CRM را متناسب با نیاز‌های شرکت شما تغییر داده و آن را به صورت سفارشی برای سازمان شما توسعه دهند.
گالری تصاویر CRM ویپینگ

لیست امکانات و ویژگی‌های نرم افزار CRM ویپینگ
دستیار هوشمند به همراه هوش مصنوعی
سیستم یاد‌آوری و پیگیری خودکار
امکان تعریف لیست مشتریان سازمان همراه با جزئیات دقیق
امکان تعریف لیست کارشناسان فروش سازمان
امکان تعریف اطلاعات دقیق محصولات شرکت
سیستم بازی سازی برای کارشناسان فروش
سیستم پیش بینی فروش
وجود فرایند فروش بر اساس قیف فروش در مدل بازاریابی AIDA
سازگاری با انواع مراکز تلفن مبتنی بر پشتیبانی VOIP
امکان صدور فاکتور و پیش فاکتور
امکان گزارش‌گیری دقیق از فرایند فروش
پشتیبانی از API برای توسعه فرایند فروش
امکان شخصی سازی فرایند‌های سازمان شما
…

همین حالا با ما تماس بگیرید

با توجه به معرفی نرم افزار CRM ویپینگ ، چنانچه نیاز به مشاوره دارید، همکاران ما با اشتیاق فراوان منتظر پاسخ گویی به شما عزیزان هستند.

کافیست فقط با ما تماس بگیرید : ۹۱۰۰۷۴۴۷-۰۲۱

خیلی وقت ها با خودمون فکر می کنیم که اگر VOIP نبود چقدر کارها سخت تر انجام می شد . از طرفی دیگر دوست داریم بدانیم VOIP تا چه نقطه ای ما رو همراهی خواهد کرد و آیا می توانیم به این سیستم تکیه کنیم یا خیر! پس از شما دعوت می کنیم که تا انتهای این مقاله همراه ما باشید .

VOIP در ابتدا در نظر مردمان و حتی برخی متخصصان یک تکنولوژی مبهم به شمار می آمد و به همین دلیل شروع ضعیفی داشت و مسیر زیادی طی کرده تا توانست مورد پسند علاقمندان عرصه تکنولوژی و متخصصین مرکز تلفن و مخابرات قرار گیرد . تکنولوژی ای که در حال حاضر عملاً به عنوان سیستم تماس صوتی استاندارد در برخی صنایع و حتی کشورها تبدیل شده است . همینطور با توجه به هزینه های تلفن های PSTN (خطوط تلفن عمومی که توسط مخابرات کشورها ارائه می شود) ، مصرف کنندگان و سرمایگذاران VOIP پیوسته در حال افزایش هستند . درواقع بیشتر خطوط تلفن در ایالات متحده بر بستر سوییچ VOIP آماده سازی شده و هنوز هم این موضوع برای بسیاری از مردم شناخته شده نیست و حتی تبلیغاتی در این حوزه توسط اپراتورها صورت نگرفته است .

در ابتدا VOIP فاقد استاندارد ها و پروتکل مشترک با دیگر شبکه های مخابراتی بود و بیشتر مردم فقط می توانستند با دوستانشان در شبکه مخابراتی مشابه تماس صوتی برقرار کنند و به همین دلیل رقابت میان سرویس های مختلف نیز معنادار نبود تا زمان پیدایش SIP . حالا برای بیشتر مصرف کنندگان زمانی که تماس بر بستر VOIP برقرار شود تفاوتی ندارد  که از کدام پلت فرم استفاده کنند . SIP با سخت افزار هایی که در بخش های مختلف پروژه ها که به خوبی عمل می کردند سازگار است .

طی پنج سال گذشته رشد در صنعت VOIP فوق العاده بوده و عملا” در صنعتی شدن ملل و صنایع مختلف نیز تاثیرگذار بوده . با وجود اینکه تقاضا برای استفاده از این سیستم روز به روز در حال افزایش است ، بسیاری از فروشندگان فعال سعی در ثابت نگه داشتن قیمت پایه دارند . حتی برخی کشورها از بحث های خطوط مخابراتی PSTN فراتر می روند و تمرکزشان روی استفاده از VOIP است .

حالا VOIP ما را با این سوال مواجه می کند که صنعت VOIP تا کجا قرار است رشد و پیشرفت داشته باشد؟ طبق معمول پیش بینی  تکنولوژی آینده تفکرسختی است چرا که در آینده متغیرهای زیادی برای بررسی وجود خواهند داشت . به هر حال ما می توانیم با بررسی روند پیشرفت VOIP در گذشته و تحقیقات بازار بهترین نرم افزار CRM ایران، ایده هایی درباره ی سناریوهای آینده داشته باشیم .

VOIP عملاً جایگزین PSTN خواهد شد
VOIP یقیناً جایگزین مطمئنی برای PTSN (خطوط تلفن شهری) که به عنوان تنها خط ارتباطی جهت مکالمات تلفنی بیشتر نقاط دنیا طی چند دهه آینده خواهد بود و این بحث توسط کارشناسان و متخصصان و آنالیزرهای صنعت پذیرفته شده است . ممکن است در مقایسه با آمریکای شمالی و اروپا ، برای آسیا و آفریقا زمان بیشتر نیاز باشد تا VOIP جای مناسب خود را پیدا کند اما واضح است که این صنعت در همه جای دنیا فراگیر خواهد شد . همینطور برای اپراتورها هزینه ی تعمیر و نگهداری ادامه دادن دو شبکه ی متمایز با اهداف مشترک بسیار زیاد است ، پس باید شبکه ای را انتخاب کنند که علاوه بر صرفه ی اقتصادی ، با تکنولوژی روز دنیا نیز قابل پیشروی باشد .

قبل از اینکه این اتفاقات رخ دهد بستر لازم جهت گسترش ، پشتیبانی و پیشرفت VOIP باید کاملا” آماده شده باشد . حتی امروزه مناطقی در آمریکا وجود دارند که مردم دسترسی به اینترنت پر سرعت ندارند یا هنوز برخی از ساختارها مثل تماس های اضطراری که از شبکه VOIP خارج می شوند و با مشکل مواجه می شوند . این بدان معنی است که هنوز VOIP نمی تواند به عنوان شبکه بدون نقص به جای PSTN در شرایط خاص مثل مدیریت بحران و شرایط اورژانسی قرار بگیرد .

آیا VOIP مثل بسیاری از تکنولوژی های دیگر، در صنعت موبایل تاثیرگذار است ؟
با توجه به اینکه امروزه تلفن های هوشمند (Smart Phones) تاثیرات غیر قابل انکاری در زندگی افراد گذاشتند و امکانات بسیار زیادی را به مصرف کنندگان می دهند ، VOIP نیز جایگاهی در صنعت تلفن های هوشمند برای خود باز کرده تا با نصب نرم افزار مربوطه در تلفن همراه قادر به ارائه امکانات ،خدمات و پشتیبانی  VOIP باشد و مصرف کننده بتواند مثل یک تلفن تحت شبکه ، از آن استفاده کند و تماس های صوتی و تصویری رایگان و با کیفیت (فقط با استفاده از اینترنت و بدون نیاز به پرداخت هزینه ی اضافه به اپراتور یا مخابرات مربوطه) برقرار کند .

با این امکان ، سازمان ها با استفاده از VOIP و نصب نرم افزار مربوطه برای کارمندان سازمان می توانند ارتباطی با کیفیت بهتر ، سرعت بیشتر و بدون هیچ هزینه ای با کارمندان خود برقرار کنند و این موضوع برای ارتباط مدیران سازمان با کارمندان و به ویژه کارمندانی که دائماً در ماموریت هستند و یا به شکل دورکاری با سازمان همکاری می کنند بسیار حائز اهمیت می باشد .

مقررات و امنیت
بسیاری از کشورها هنوز نمی دانند که تنظیمات VOIP بیشتر شبیه به تنظیمات PSTN است یا شبیه به تنظیمات اینترنت و به همین دلیل هنوز مشخص نیست که قوانین و مقررات وضع شده در مورد این سیستم باید بیشتر در حوزه ی اینترنت باشد یا مخابرات ! سازمان های بین المللی باید تصمیم گیرند که چگونه باید با آینده ی صنعت VOIP دست و پنجه نرم کنند و علاوه بر این نگرانی هایی در مورد حریم شخصی و امنیتی برای سازمان ها و مصرف کنندگان نیز وجود دارد و سوالات پیاپی در مورد VOIP و بحث قوانین و امنیت وجود دارد و باید به دنبال پاسخ باشند . آنچه مشخص است ، سرعت بالای رشد این تکنولوژی می باشد و سوالات و مسائلی که این پیشرفت در آینده بوجود خواهد آورد .

پیاده سازی تلفن ویپ در ظاهر ممکن است کار نسبتا آسانی باشد و هر شرکتی مدعی استقرار و پیاده سازی VOIP با بهترین کیفیت و پایداری بالا باشد. اما آیا واقعا این ادعا پایه اساس دارد؟ آیا می‌توان به هر شرکتی برای راه اندازی ویپ اعتماد کرد؟ چگونه یک شرکت خدمات و پشتیبانی VOIPرا انتخاب کنیم؟ مراحل پیاده‌سازی و استقرار چیست و از کجا باید شروع کرد؟ این‌ها سوالاتی هستند که حتما برای هر مدیر یا مسئول یک کسب ‌و ‌کار پیش از اجرایی کردن ایده‌هایی که برای بهینه‌سازی ارتباطات تلفنی خود دارند پیش می‌آید. ما در این مطلب قصد داریم به شما بگوییم که مراحل پیاده‌سازی و استقرار مرکز تلفن ویپ چیست و چگونه می‌توانید بهترین شرکت خدمات ویپ را انتخاب کرده و پروژه خود را به آن‌ها بسپارید.

ویپ چیست و چرا باید از پیاده سازی تلفن VOIP اسفاده کنیم ؟
بهتر است پیش از اینکه بخواهیم وارد مبحث اصلی موضوع مقاله شویم کمی در مورد تکنولوژی ویپ بگوییم. به صورت کلی ویپ به معنای انتقال صدا بر روی بستر شبکه است. تلفن ویپ هیچگونه وابستگی به جغرافیا و منطقه خاصی ندارد. به طور مثال اگر یک شرکت دارای چندین شعبه فعال در کشور یا خارج از کشور باشد، ارتباطات تلفنی به راحتی بر روی بستر اینترنت و تنها با گرفتن یک داخلی صورت می‌گیرد.

یک مرکز تلفن ویپ می‌تواند فروش شما را افزایش دهد، کیفیت پاسخگویی مرکز تماس ویپ را بهبود بخشد، ارائه خدمات را با نیاز و سلیقه مشتریان همسو سازد، گزارشات عملکرد از افراد پاسخگوی شرکت بدهد، مشتریان را در صف تماس با یک موسیقی در انتظار نگه دارد، افراد تماس‌گیرنده را از طریق تلفن‌گویا به بخش‌های مختلف وصل کند و قابلیت‌های بسیار فراوان دیگری که تنها در سیستم‌های تلفنی ویپ در دسترس است را در اختیار شما قرار دهد.

مراحل راه اندازی تلفن ویپ برای مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها
پیاده سازی تلفن VOIP اکثر اوقات به صورت برون‌سپاری یا توسط کارشناس فناوری اطلاعات یک شرکت یا سازمان انجام می‌شود و شاید این سوال برایتان پیش بیاید که چرا مدیران باید در این مورد اطلاعات کسب کنند؟ مدیران مجموعه‌ها معمولا از استقرار و پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی اطلاعاتی ندارند و نمی‌توانند به صورت کامل در جریان مراحل فعالیت کارشناسان شرکت قرار بگیرند. بنابراین این عدم آگاهی باعث می‌شود که نتوانند تحلیل مناسبی از روند پروژه داشته باشند. در ادامه به مهم‌ترین نکات پیاده سازی ویپ اشاره خواهیم کرد.

مذاکره اولیه بر اساس شرح نیاز و دریافت پیشنهادات برای پیاده سازی ویپ
مذاکره، اولین و مهم‌ترین بخش از مراحل پیاده سازی ویپ محسوب می‌شود. در این مرحله است که تصمیم نهایی برای چگونگی اجرای پروژه، انتخاب شرکت خدمات ویپ و ایده‌پردازی‌های اولیه برای افزایش بهره‌وری سیستم تلفن تحت‌شبکه صورت می‌گیرد. پیش از اینکه با شرکت خدمات ویپ قرار مذاکره بگذارید باید برای ثبت شرح نیاز خود اتاق فکری از اعضای شرکت تشکیل دهید تا بتوانید با همفکری سایر همکاران، نیازها و توقعات خود را از مرکزتلفن ویپ بر روی کاغذ بیاورید و در زمان جلسه و مذاکره با شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ به عنوان نیازهای اولیه با آن‌ها در میان بگذارید.

شرکت سرویس‌دهنده برای پیاده سازی ویپ در روز مذاکره برای تکمیل شرح نیاز می‌تواند پیشنهاداتی در راستای پیشرفت و ارتقای سیستم تلفن ویپ به شما داده که در صورت تایید شما عموما در مراحل بعد آن را در قالب پروپوزال نیز ارائه می‌دهد.

بررسی میدانی و فنی کارشناسان برای پیاده سازی تلفن VOIP
پس از آنکه نیازهای اولیه مشخص شد و شرکت خدمات ویپ انتخابی مورد تایید بود، در صورت نیاز کارشناسان فنی شرکت برای بررسی محل پروژه اقدام می‌کنند. در این مرحله بستر شبکه داخلی، اینترنت، محل قرارگیری سرور و تجهیزات و به صورت کلی تمام موارد سخت‌افزاری مورد بررسی قرار گرفته می‌شود تا در روز اجرای پروژه بستر مناسب برای استقرار و پیاده سازی ویپ مهیا باشد.

دریافت طرح پیشنهاد (پروپوزال) از طرف شرکت خدمات ویپ
شرکت خدمات ویپ و پشتیبانی پس از مذاکره و بررسی محل پروژه در صورت لزوم می‌تواند یک طرح پیشنهادی که مجموعه‌ای از ایده‌های مشاور ویپ، مذاکرات و نیازهای اولیه و نتیجه بررسی عملیاتی محل پروژه است را ارائه دهد. این پروپوزال می‌تواند در قالب یک فایل به همراه دیاگرام اجرایی یا به صورت کاغذی جهت اطلاع از روند دقیق پیاده سازی VOIP به شما ارائه شود.

عقد توافقنامه یا قرارداد بر اساس مذاکرات انجام شده جهت شروع مراحل پیاده سازی تلفن VOIP
پس از دریافت طرح پیشنهادی شرکت خدمات و پشتیبانی VOIP، در صورت تایید پروپوزال برای شروع پروژه و ثبت دقیق روند شروع تا پایان پروژه و وظایف شما به عنوان کارفرما و شرکت خدمات ویپ می‌توانید یک قرارداد – توافقنامه مابین خود تنظیم کنید تا تمام مذاکرات و وظایف به صورت مکتوب ثبت گردد. تفاوت قرارداد با طرح پیشنهادی این است که در پروپوزال فقط ایده‌ها و پیشنهادات شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ درج شده است اما در قرارداد اطلاعات فنی وجود ندارد و تمام موارد به صورت کلی و برای هر دو طرح تنظیم می‌شود.

اجرای پروژه و راه اندازی تلفن VOIP در زمان مقرر
یکی از مهم‌ترین مواردی که در پیاده سازی ویپ حائز اهمیت است و در یکی از بندهای قرارداد نیز آورده می‌شود، زمان آغاز و پایان پروژه است. این موضوع باعث می‌شود برنامه‌ریزی دقیق و منظمی برای پیاده‌سازی و بهره‌برداری از سیستم تلفن خود داشته باشد و بتوانید به یک برنامه دقیق پروژه خود را پیش ببرید.

آموزش‌های کاربردی در زمان تحویل سیستم تلفنی VOIP
مرکزتلفن ویپ یک سیستم تلفن تخصصی و کارآمد است که از ماژول و بخش‌های مختلفی ساخته شده است. بدیهی است استفاده از آن نیازمند آموزش است. در زمان تحویل پروژه کارشناس استقرار سیستم تلفن تحت‌شبکه موظف است تا آموزش‌های کاربردی را به مسوول مربوطه بدهد. آموزش کاربردی ویپ جهت راهبرد سیستم تلفن شامل مواردی مثل ساخت داخلی، تهیه گزارش تماس، دسترسی به فایل مکالمات ضبط شده، صندوق صوتی، تغییرات ساده در تلفن‌گویا و … است.

عقد قرارداد پشتیبانی پس از پایان مراحل پیاده سازی تلفن VOIP
روند استفاده از این سیستم تلفن هوشمند صرفا به پیاده سازی ویپ منهی نمی‌شود. این سیستم تلفن یک تکنولوژی ارتباطی نوین است که مزایای زیادی را برای یک کسب‌و‌کار می‌تواند داشته باشد و در مقابل نیازمند مراقبت نیز خواهد بود. پس از آنکه سیستم تلفن شما نصب و راه‌اندازی شد برای پشتیبانی و مراقبت از سیستم می‌توانید با همان شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ قرارداد پشتیبانی ماهانه، فصلی یا سالیانه تنظیم کنید. حضور یک شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ برای مراقبت از سیستم تلفن باعث می‌شود کمترین خطا را در ارتباطات تلفنی خود داشته باشید. پشتیبانی ویپ می‌تواند به صورت کارشناس مستقر در محل، حضوری – مقطعی و از راه دور به وسیله تلفن و نرم‌افزارهای ریموت باشد. بنابرین پشتیبانی ویپ یکی از مهم‌ترین موارد در پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ خواهد بود.

امیدواریم از غافله ارتباطات نوین سیستم‌های تلفنی VOIP عقب نمانید!

تکنولوژی‌های ارتباطی مثل یک غافله در حال گذر هستند و اگر به موقع سوار آن نشوید بدون شک عقب می‌مانید و اگر دیر اقدام کنید ممکن است زمانی که باید برای پیشرفت کسب‌و‌کارتان صرف کنید، برای رسید به غافله بگذارید! حضور ارتباطات تلفنی در دنیای امروز بسیار ملموس است به طوری که برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ سیستم تلفن قلب تپنده آن‌ها محسوب می‌شود و اگر این قلب دچار اختلال باشد ممکن است خسارات جبران ناپذیری را به سازمان یا کسب‌و‎‌کار وارد کند.

در این مقاله آموزشی تلاش کردیم با توجه به تجربیات و سابقه‌ای که در پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ داشته‌ایم مراحل پیاده سازی VOIP را برای آگاهی مدیران شرکت و سازمان‌ها با زبانی ساده شرح دهیم تا بتوانید به بهترین شکل پروژه خود را مدیریت کرده و از روند اجرا اطلاعات کافی داشته باشید.

مرکز تماس ویپ یا به طور کلی کال‌سنتر به محل یا سیستمی گفته می‌شود که تعدادی اپراتور به صورت دائمی با مدیریت حجم زیادی از تماس‌های ورودی یا خروجی در حال پاسخگویی به مشتریان هستند. مرکز تماس ویپ از یک سیستم تلفن تحت‌شبکه هوشمند برای مدیریت تماس‌ها استفاده می‌کند. معمولا شرکت‌هایی که در حوزه فروش تجهیزات و محصولات، شرکت‌های ارائه دهنده خدمات یا شرکت‌های بازاریابی تلفنی که دارای حجم تماس‌ زیادی هستند از خدمات مرکز تماس VOIP استفاده می‌کنند.

نکته مهمی که در این مورد باید به آن توجه داشته باشید این است که یک کال‌سنتر می‌تواند بخشی از شرکت شما باشد که اپراتور‌ها در آن‌ها مشغول پاسخگویی هستند و یا در صورتی که تصمیم به استفاده موقت از این خدمات را داشته و یا مکان مناسبی برای کالسنتر درون سازمانی ندارید، امکان استفاده از خدمات برون‌ سپاری مرکز تماس ویپ نیز به واسطه برخی از شرکت‌ها امکانپذیر است. در سال‌های اخیر علاوه بر اینکه شرکت‌های فروش محصولات و خدمات به سمت استفاده از مزایای مرکز تماس ویپ روی آورده‌اند، شرکت‌هایی نیز با وجود تقاضای زیاد، شروع به فعالیت به عنوان مرکز ارائه دهنده خدمات مرکز تماس روی آوردند. در واقع کسب‌و‌کارهایی که امکان داشتن مرکز تماس را در محل شرکت خود ندارند یا تصمیم به استفاده از این خدمات در یک زمان موقت دارند خدمات خود را برون‌سپاری کرده و با شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ویپ همکاری می‌کنند.

اهمیت استفاده از مرکز تماس VOIP در کسب‌و‌کارهای کوچک و بزرگ
سال‌ها پیش که تکنولوژی‌های ارتباطی مثل امروز پیشرفت و توسعه نداشتند، ارتباطات تلفنی بر روی بستر آنالوگ بود و کمتر نام مرکز‌ تماس پشتیبانی VOIP یا کال سنتر را می‌شنیدیم. همانطور که امروز سیستم‌های IPTV بسیار مورد استقبال عموم قرار گرفته‌اند، سیستم‌های ارتباطی نوین نیز که بر پایه IP هستند نیز مورد توجه کسب‌و‌کارها قرار گرفته‌اند. اگر بخواهیم مرکز تماس ویپ را خیلی کوتاه توصیف کنیم، در واقع به بخشی از شرکت که دارای تعدادی اپراتور جهت پاسخگویی به حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی به کمک سیستم تلفنی VOIP می‌باشد، گفته می‌شود.
ارتباطات تلفنی در کسب‌و‎‌کارهای امروزی یک روش ارتباطی بسیار موثر و ساده جهت برقراری ارتباط و تعامل با مشتریان جهت فروش خدمات و محصولات شرکت‌ها محسوب می‌شود. مثلا اگر شرکتی در حوزه ارائه محصولات نرم‌افزاری فعالیت دارد، بدیهی است که در پی فروش خدمات، پشتیبانی محصول وجود دارد و به مرور زمان، افزایش پشتیبانی محصول نیز بیشتر خواهد شد. در این شرایط با وجود حجم تماس زیاد نیاز به استفاده از مرکز تماس ویپ احساس می‌شود که بر اساس تصمیمات مدیران شرکت امکان استقرار کال سنتر در محل شرکت با به صورت برون‌سپاری وجود خواهد داشت.

مزایای استفاده از مرکز تماس ویپ برای کسب‌و‌کارهای کوچک تا بزرگ
افزایش سرعت پاسخگویی
همانطور که پیشتر گفته شد مرکز تماس وظیفه ارائه پاسخگویی به حجم زیادی از تماس ورودی یا برقراری تماس خروجی را به عهده دارد. بنابراین با وجود این امکان میزان سرعت در پاسخگویی به مشتریان در این سیستم ارتباطی بالا است و افراد تماس گیرنده زمان کمتری را در صف تماس در انتظار مکالمه با اپراتور می‌مانند. هر چقدر زمان انتظار برای فرد افراد کمتر شود، رضایتمندی آن‌ها نسب به نحوه ارائه خدمات نیز افزایش پیدا می‌کند. مرکز تماس ویپ به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید زمان انتظار را برای مشتریان خود کاهش و کیفیت و سرعت پاسخگویی را افزایش دهید.

امکان شیفت‌بندی اپراتورهای مرکز تماس
بسیاری از کال سنترها به صورت ۲۴ ساعته در حال پاسخگویی به مشتریان خود هستند. به عنوان مثال مرکز تماس همراه اول، مرکز تماس ایرانسل و به صورت کلی شرکت‌های اینچنینی که خدمات ارائه می‌دهند. این مراکز تماس هر ۸ ساعت شیفت را تغییر می‌دهند تا نیروی تازه نفس جایگزین نیروهای شیفت قبلی شود. اپراتورهای هر شیفت از یک کامپیوتر و تلفن گویا مشارکتی استفاده می‌کنند. با این تفاوت که کاربران برای ورود به پنل کاربری خود از نام کاربری شخصی خود استفاده می‌کنند که در نهایت اطلاعات عملکرد، حضور، غیاب و زمان استراحت آن‌ها به صورت تفکیک شده ثبت خواهد شد.

افزایش بهره‌وری در فروش و خدمات
مرکز تماس ویپ به دلیل اینکه توانایی پشتیبانی از حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی را دارد، باعث افزایش فروش و افزایش کیفیت ارائه خدمات و پشتیبانی در شرکت یا سازمان شما می‌شود. زمانی که بتوانید به حجم زیادی از تماس‌های ورودی برای فروش محصولات خود پاسخ دهید، سرنخ‌های بیشتری برای کسب‌و‌کار شما ایجاد شده و فروش شما افزایش میابد. همچنین زمانی که بتوانید در کمترین زمان ممکن پشتیبان مشتریان خود باشید، باعث افزایش سطح کیفیت پاسخگویی و در نهایت افزایش رضایتمند مشتریانتان می‌شود.

نظارت بر عملکرد اپراتورها به کمک مرکز تماس
یکی از مهم‌ترین مواردی که در راه اندازی مرکز تماس ویپ به آن توجه می‌شود، امکان نظارت و تهیه گزارش بر اساس عملکرد اپراتورهای مرکز تماس VOIP است. به طور مثال کال سنترهایی که به صورت شیفتی فعالیت دارند، برای ثبت اطلاعات حضور غیاب، استراحت، میزان مکالمه و … نیاز اساسی به سیستمی جهت بررسی و نظارت بر عملکرد اپراتورها دارند. برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها نیز حقوق اپراتورها را بر اساس عملکرد یا بر اساس دقیقه پرداخت می‌کنند که مرکز تماس ویپ می‌تواند مزیتی برای اینگونه کسب‌و‌کارها باشد.

بازاریابی تلفنی با استفاده از مرکز تماس VOIP
در سال‌های اخیر بازاریابی تلفنی بسیار مورد استقبال قرار گرفته است. به نوعی که شرکت‌هایی به وجود آمدند تا بتوانند این نیاز را برای شرکت‌های دیگر به صورت پروژه‌ای پشتیبانی کنند. برخی از کسب‌و‌کارها در برهه‌ای از زمان تصمیم می‌گیرند برای محصولی خاص بازاریابی تلفنی کنند و محصولات خود را از طریق تماس با یک دسته شماره تلفن معرفی کنند. مرکز تماس VOIP می‌تواند به صورت درون سازمانی یا به صورت برون‌سپاری به اینگونه کسب‌و‎‌کارها کمک کند تا فروش خود را افزایش دهند.

انواع مرکز تماس ویپ
مرکز تماس تحت شبکه یا ویپ درون سازمانی
همانطور که از نام این مرکز تماس مشخص است این سیستم درون شرکت مستقر می‌‌شود و تمام مدیریت از طریق سرورهای درون سازمانی صورت می‌گیرد. مرکز تماس ویپ درون سازمانی طوری طراحی می‌شود که سرورها و تمام تجهیزات درون شرکت هستند. همچنین اپراتورها نیز در محل شرکت برای پاسخگویی حضور خواهند داشت. امنیت بالا و دسترسی آسان از مزایا و هزینه استقرار و نگهداری از معایب این روش استفاده از کال سنتر است.

مرکز تماس برون سازمانی (برون‌سپاری مرکز تماس)
ممکن است شرکتی در یک برهه از زمان فعالیت خود یا به صورت منظم تصمیم به استفاده موقت از خدمات مرکز تماس بگیرد. در این شرایط داشتن یک مرکز تماس درون‌سازمانی ممکن است برای این کسب‌و‌کار توجیه مالی نداشته باشد یا فضای مناسبی برای استقرار وجود نداشته باشد. در شرایطی دیگر ممکن است شرکتی به دلیل کاهش هزینه‌های داخلی ارائه پشتیبانی، پاسخگویی یا بازاریابی تلفنی را به شرکتی دیگر واگذار کند. در این شرایط یک شرکتی که تخصص در مرکز تماس دارد امکان ارائه خدمات به اینگونه کسب‌و‌کارها را خواهد داشت. در واقع این کسب‌و‌کار ارتباطات تلفنی خود را برون‌سپاری کرده است.

مرکز تماس ویپ ابری
سومین روش استفاده از مرکز تماس ویپ به صورت مجازی یا ابری است. مرکز تماس ابری در واقع مشابه مرکز تماس محلی یا درون سازمانی است با این تفاوت که تمام تجهیزات و سرورها در یک شرکت دیگر مستقر است و شما صرفا از خدمات آن به صورت اشتراکی استفاده می‌کنید.

مرکز تماس VOIP راهکاری برای ارتباطات تلفنی حساس کسب‌و‌کار شما
احتمالا شما کسب‌و‌کاری با میزان حجم تماس‌های ورودی  و خروجی زیادی دارید که به دنبال اطلاعاتی در مورد مرکز تماس تحت شبکه یا ویپ می‌گردید. بدون شک داشتن یک مرکز تماس حرفه‌ای می‌تواند کمک بزرگی به افزایش فروش و پیشرفت سازمانی شما کند. افزایش رضایتمندی مشتریان، بررسی دقیق عملکرد اپراتورها و افزایش سرعت پاسخگویی عواملی هستند که شما را در مسیر پیشرفت و افزایش درآمد سازمان قرار می‌دهند.

انتخاب نوع مرکز تماس ویپ، بر اساس نیازمندی و بودجه سازمان شما صورت می‌گیرد. ممکن است شما بودجه کافی برای پیاده‌سازی مرکز تماس داشته باشید اما نیاز شما به این خدمات موقت باشد، بنابراین می‌توانید از روش برون‌سپاری مرکز تماس یا مرکز تماس ابری استفاده کنید. اگر تصمیم به استفاده از هر کدام از روش‌های این سیستم ارتباطی دارید اما هنوز نتوانسته‌اید تصمیم درستی بگیرید می‌توانید با هر یک از شماره‌های درج شده در وبسایت تماس گرفته و از مشاوره رایگان و تخصصی کارشناسان ویپینگ بهره‌مند شوید.

منظور از پشتیبانی سیستم ویپ چیست؟
خدمات و پشتیبانی ویپ در واقع وظایفی‌ است که پس از پیاده سازی و استقرار مرکز تلفن VOIP از سوی شرکت مجری اجرا می‌شود. معمولا در زمان تنظیم قرارداد اجرای پروژه، شرکت‌های این حوزه زمانی را به عنوان پشتیبانی رایگان سیستم تلفن تحت شبکه جهت رسیدن به پایداری ارائه می‌دهند و در صورت نیاز و تایید کارفرما قراردادی مبنی بر ارائه خدمات و پشتیبانی VoIP به صورت فصلی، شش ماهه یا سالیانه تنظیم می‌شود. در مدت قرارداد پشتیبانی، شرکت مجری موظف است طبق مفاد قرارداد، مرکز تلفن ویپ مستقر را از لحاظ نرم‌افزاری، سخت‌افزاری، تهیه نسخه پشتیبانی و … بررسی نماید و مشکلات احتمالی را به حداقل برساند یا در زمان بروز خطا در سیستم در اسرع وقت مشکل را برطرف نماید.

چرا باید از مرکز تلفن ویپ پشتیبانی شود؟
سیستم تلفن VOIP مانند سایر سرویس‌های تحت شبکه علاوه بر اینکه برای پیاده‌سازی و استقرار نیازمند یک متخصص باتجربه است، برای راهبرد و پشتیبانی نیز به یک متخصص نیاز دارد. سرویس و تجهیزات زیادی در شبکه داخلی شرکت دست در دست هم می‌دهند تا شما بتوانید از خدمات مرکزتلفن ویپ استفاده کنید. سرور، سوییچ‌ها، کامپیوترها، زیرساخت شبکه، اینترنت و به صورت کلی تمامی زیرساخت نرم‌افزاری و سخت‌افزاری شرکت در ارتباط با هم یک سرویس را به کاربران ارائه می‌دهند. بنابراین در وهله اول صحت عملکرد هرکدام از این اجزا بسیار حائز اهمیت است و هر کدام از این بخش‌ها به نسبت مقیاس شرکت ممکن است نیازمند کارشناس پشتیبانی باشد.

سیستم تلفن VOIP یک سیستم پیشرفته تلفنی است که از پایداری خوبی نیز برخوردار است. اما از این موضوع نمی‌توان گذشت که چنین سرویس هوشمندی هیچگاه به مشکل نخورد یا نیازمند هیچگونه تغییر یا بررسی منظم نباشد. فرض کنید پس از مدتی تصمیم می‌گیرید تغییراتی در سرور خود ایجاد کنید. مثلا منوی تلفن‌گویا را تغییر دهید، داخلی اضافه کنید، از سیستم خود نسخه پشتیبان تهیه کنید یا صف انتظار جدیدی بسازید. همچنین ممکن است به هر دلیلی سرور مرکز تلفن ویپ شما دچار اختلال شود، بنابراین در این شرایط شما نیاز به یک کارشناس پشتیبان مستقر در شرکت خود یا به صورت On Call در همان شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ خواهید داشت.

پنج مورد از مهمترین شرایط و ضوابط خدمات پشتیبانی VOIP
مدت زمان قرارداد پشتیبانی سیستم ویپ
مدت قرارداد پشتیبانی ویپ معمولا به صورت سه ماهه، شش ماهه و سالیانه تعیین می‌شود. در این مدت شرکت خدمات ویپ که وظیفه پشتیبانی VOIP را برعهده دارد، طبق مفاد قرارداد موظف است تمامی موارد را تا پایان تاریخ قرارداد اجرا و خدمت‌رسانی کند.

نحوه پشتیبانی سیستم VOIP
چگونگی ارائه پشتیبانی VOIP، طبق مفاد قرارداد خواهد بود. به طور مثال اگر تعداد داخلی زیاد و سیستم تلفن حساسی دارید، می‌توانید کارشناس پشتیبان را به صورت مستقر در محل شرکت خود داشته باشید. اگر نیازی به یک کارشناس مستقر ندارید، می‌توانید قرارداد را طوری تنظیم کنید که کارشناس و شرکت پشتیبانی ویپ به صورت دوره‌ای و حضوری سیستم را بررسی و در طول همین دوره به صورت آنلاین و On Call سرویس دهی کنند. به صورت کلی نحوه ارائه خدمات پشتیبانی ویپ بر اساس توافق، نوع و مقیاس پروژه شما تعیین می‌شود.

نحوه تسویه حساب و پرداخت مبلغ قرارداد ویپ
از دیگر مواردی که در قرارداد پشتیبانی ویپ ذکر می‌شود، نحوه تسویه حساب کارفرما است. این مورد نیز حالات متغیر مختلفی دارد که یا به صورت توافقی بین شرکت پشتیبانی VOIP با کارفرما یا طبق قوانین و سیاست‌های شرکت پشتیبان ویپ تعیین می‌شود. نحوه پرداخت می‌تواند ابتدای یا انتهای هر دوره پرداخت گردد.

تعهدات کارفرما و شرکت خدمات ویپ
یکی دیگر از موارد مهمی که باید در قرارداد پشتیبانی ذکر شود، تعهداتی است که باید کارفرما و شرکت پشتیبان در طول مدت قرارداد به آن‌ها متعهد باشند. به طور مثال می‌توانید در قرارداد اینطور ذکر کنید که کارفرما نباید اطلاعات دسترسی به سرور را به شخصی غیر از کارشناس مورد تایید شرکت خدمات ویپ بدهد. شرکت پشتیبان نیز به طور مثال موظف است در تمام ساعات اداری در لحظه پاسخگوی مشکلات کارفرما باشد.

شرح دقیق از موارد قابل پشتیبانی پروژه
بهتر است در قرارداد به صورت دقیق و صریح تمام مواردی که شامل خدمات پشتیبانی می‌شوند را ذکر کنید. به طور مثال ممکن است تجهیزات VOIP شما، مثل تلفن تحت ‌شبکه، گیت‌وی، هدست و هر سخت افزار دیگری که در شرکت خود دارید شامل قرارداد پشتیبانی شما نباشد و شرکت ارائه‎‌کننده خدمات ویپ فقط مرکز تلفن ویپ را پشتیبانی کند. بنابراین بهتر است قرارداد خود را دقیق مورد بررسی و ارزیابی قرار دهید.

در قرارداد پشتیبانی سیستم تلفنی ویپ معمولا چه خدماتی ارائه می‌شود؟
بازدید دوره‌ای حضوری
به طور مثال اگر شما یک قرارداد پشتیبانی ۶ ماهه غیرحضوری با یک شرکت تنظیم کرده باشید، بازدید و بررسی حضوری ماهانه کارشناس شرکت سرویس ‌دهنده می‌تواند بسیار مفید باشد. بررسی فیزیکی سرور مرکز تلفن ، تلفن‌های تحت شبکه رومیزی یا بیسیم، گیت‌وی‌های خط شهری، هدست‌ها و به صورت کلی تمامی تجهیزات مرتبط با مرکز تلفن VOIP از جمله تجهیزاتی هستند که در بازدید دوره‌ای حضوری مورد بررسی قرار می‌گیرند.

تهیه نسخه پشتیبان
سرورهای مرکز تلفن معمولا ظرفیت محدودی دارند و نمی‌توانند تمامی اطلاعات از جمله گزارشات مکالمات، صندوق صوتی و گزارشات عملکرد افراد پاسخگو را مدت زیادی ذخیره کنند. البته میزان دخیره اطلاعات وابسته به میزان هارد سرور است. به هر حال این ظرفیت هارد هر چه قدر هم بالا باشد در نهایت پر خواهد شد و نیازمند تخلیه بخشی از ظرفیت هارد خواهد بود. علاوه بر این موضوع ممکن است به هر دلیل بر اثر یک اتفاق تمام اطلاعات شما از روی سرور از بین برود. در این شرایط تهیه نسخه پشتیبان هم می‌تواند در شرایط بحرانی از دست دادن اطلاعات به شما کمک کند و همچنین از پر شدن فضای هارد جلوگیری خواهد کرد.

عیب‌یابی مرکز تلفن ویپ
زمانی که مرکز تلفن شما دارای خدمات پشتیبانی باشد، دیگر نگرانی و دغدغه‌ای بابت رفع عیب مشکلات مبدل خط تلفن شهری، خط E1، سیپ ترانک یا مشکلات تلفن ‌رومیزی تحت شبکه، تلفن‌های بیسیم یا همچنین مشکلات سرور خود را نخواهید داشت. در واقع همیشه خیالتان راحت است که در صورت بروز هرگونه اختلال در بخش‌های سیستم تلفن ویپ، شرکت خدمات ویپ آماده رفع عیب و پاسخگویی به شما خواهد بود.

افزودن امکانات و قابلیت‌های جدید
فرض کنید در شرکت خود یک نیروی جدید استخدام کرده‌اید. برای این شخص نیازمند ساخت یک داخلی، صندوق صوتی و هدایت تماس ورودی از طریق صف‌تماس و تلفن‌گویا هستید. بنابراین شرکت خدمات ویپ می‌تواند در هر زمان که نیازمند افزودن امکانات یا تغییرات در مرکز تلفن ویپ بودید، در کنارتان باشد.

ارائه مشاوره در توسعه سیستم تلفن ویپ
بسیاری از خدمات بی‌شمار ویپ ممکن است از دید و نظر شما پنهان باشد و تنها از قابلیت‌های معمول یک سیستم تلفن هوشمند باخبر باشید. یکی از وظایف مهم شرکت پشتیبانی ارائه مشاوره و پیشنهاد با توجه به نوع کسب‌و‌کار و نیاز شما خواهد بود. مثلا اگر شما یک بخش به عنوان مرکز تماس دارید، سیستم نظرسنجی تلفنی می‌تواند برای شما مفید باشد. یا اگر از یک نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (بهترین نرم افزار CRM ایران) استفاده می‌کنید، ارتباط مرکز تلفن ویپ با CRM می‌تواند مزیت‌ زیادی را برای کسب‌و‌کارتان داشته باشد.
هوای کسب‌و‌کارتان را داشته باشید
هر کسب‌و‌کاری برای رشد و پیشرفت نیازمند عوامل انسانی و عوامل سیستماتیک درون سازمانی خواهد بود. مثلا تا به حال شنیده‌اید که یک نفر بدون استفاده از ایده و تجربه عوامل انسانی دیگر بتواند یک کسب‌و‌کار موفق داشته باشد؟ یا تا به حال دیده‌اید یک شرکت ۲۰ نفره از هیچ سیستم نرم‌افزاری مثل حسابداری ،اتوماسیون اداری، انبارداری و … استفاده نکند و به عنوان یک شرکت موفق نام برده شود؟ مطمئنا جواب این سوال هم “خیر” خواهد بود.

کسب‌و‌کارهای امروزی دیگر امکان رشد بدون سیستم‌سازی فرآیندهای درون سازمانی با استفاده از تکنولوژی‌های نوین و سیستم‌های ارتباطی را ندارند. بنابراین شرکتی که استفاده از تکنولوژی را هزینه می‌داند و خود را از سیستم‌های ارتباطی نوین دور می‌کند، به همان اندازه از رقابت نیز دور خواهد شد. مرکز تلفن VOIP یک سیستم ارتباطی هوشمند برای کسب‌و‌کارهایی است به دنبال ارتقای سطح کیفی خدمات خود و ارتباط بهتر با مشتریان‌شان هستند. خدمات پشتیبانی VOIP نیز به شما کمک می‌کند تا در تمام طول مدت استفاده از این سیستم تلفن هوشمند خیالتان آسوده باشد و تمرکزتان بر روی ارائه خدمت بهتر به مشتریان و در نهایت افزایش فروش خود باشد.
همین حالا با ما تماس بگیرید

با توجه به مطالب ذکر شده، چنانچه نیاز به مشاوره دارید ، همکاران ما با اشتیاق فراوان منتظر پاسخ گویی به شما عزیزان هستند.

کافیست فقط با ما تماس بگیرید : ۷۴۳۲۷-۰۲۱

فرض کنید برای خرید لباس به یک پاساژی که ده‌ها فروشگاه مشابه دارد رفته‌اید. فروشگاه الف و ب در یک شرایط یکسان هر دو لباس مردانه می‌فروشند با این تفاوت که ویترین فروشگاه ب و نحوه برخورد فروشنده بسیار جذاب‌تر از فروشگاه الف است. مسلما حس خوبی که در اولین ارتباط داشته‌اید موجب ماندن و خرید شما از همان فروشگاه خواهد شد.

افرادی که به عنوان مشتری به سمت شما می‌آیند را نباید صرفا به دید یک مشتری نگاه کنید و باید از طریق روش‌های گوناگون سعی کنید احساسات آن‌ها را نیز درگیر کنید. به طور مثال در یک مرکز تماس با القای حس اعتماد و صمیمیت از طریق صدای گوینده تلفن گویا، القای حس ارزش به وقت فردی که در صف انتظار منتظر پاسخگو است ، ویترین ارتباطی زیبایی به مشتری نشان خواهید داد. در برون سپاری مرکز تماس به دلیل سرویس‌دهی تخصصی و آموزش‌هایی که اپراتورهای مرکز تماس داده شده است، مشتریان بیشتر به جذب شما می‌افتند.

به صورت کلی برون سپاری به معنای واگذاری دائمی یا موقت برخی از فعالیت‌های اساسی شرکت به یک شرکت دیگر است که در برون سپاری مرکز تماس ، به معنای واگذاری ارتباطات تلفنی به شرکت ارائه کننده این خدمات است.

نگاهی گذرا به مرکز تماس مشتری یا کال سنتر
به زبانی ساده، مرکز تماس (Call Center) محلی است که تعداد زیادی نیروی انسانی جهت برقراری یا پاسخگویی به حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی حضور دارند. کالسنتر می‌‌تواند در بخشی از دفتر کار یک کسب‌و‌کار باشد یا به صورت برون سپاری مرکز تماس مورد استفاده قرار گیرد. شرکت‌هایی که در یک مقطع زمانی نیاز به برقراری یا پاسخگویی حجم زیادی از تماس را دارند (مثل بازاریابی تلفن)، یا در حوزه پشتیبانی خدمات، فروش سخت‌افزار یا نرم‌افزار فعالیت دارند و نیازمند برقراری تماس‌های زیاد هستند، معمولا برای افزایش رضایتمندی مشتری به سمت استفاده از خدمات مرکز تماس می‌روند. از جمله مزایای استفاده از خدمات مرکز تماس می‌توان به افزایش سرعت پاسخگویی، ارائه خدمات به صورت شبانه روزی، کاهش زمان انتظار مشتریان در صف و نظارت دقیق بر عملکرد اپراتورهای مرکز تماس مشتری اشاره نمود. قبلا مقاله‌ای با عنوان آشنایی با مرکز تماس ویپ VOIP منتشر کرده‌ایم که در صورت تمایل ‌می‌توانید این مقاله کاربردی را در بخش بلاگ کاربردی وبسایت مطالعه کنید.

۸ مزیت مهم برون سپاری مرکز تماس که باید بدانید
در ادامه این مقاله کاربردی قصد داری به معرفی و بررسی ۸ مزیت مهم برون سپاری مرک تماس ویپ که به عنوان مدیر یا صاخب کسب و کار باید با آن‌ها آشنایی داشته باشید را مورد بررسی قرار دهیم. پس با ما همراه باشید.

۱) صرفه‌جویی در هزینه‌های جاری با برون سپاری مرکز تماس
اولین و مهمترین مزیت برون سپاری مرکز تماس صرفه‌جویی در بودجه شرکت است. فرض کنید هیچ شرکتی خدماتی به عنوان برون سپاری مرکز تماس ارائه نمی‌داد و شما مجبور به داشتن کال سنتر در محل کار خود بودید. در زمان راه‌اندازی مرکز تماس علاوه بر چالش‌های تخصصی، هزینه زیادی برای خدمات استقرار و تجهیزات سخت‌افزاری متحمل کسب‌‌و‌کار شما می‌شد، زیرا برای داشتن یک مرکز تماس محلی، نیازمند فضای کافی برای حضور اپراتور‌ها، سرور و تجهیزات شبکه برای استقرار مرکز تماس ویپ سامانه تلفن گویا، تجهیزات ارتباطی مثل تلفن رومیزی، تلفن بیسیم برای سرپرست کالسنتر و هدست برای اپراتورها خواهید بود. با این حال امروز خدمات برون سپاری کال سنتر یکی از خدماتی است که کمک شایانی به کسب‌و‌کارهای کوچک تا بزرگ کرده است.

۲) استفاده مقطعی از خدمات مرکز تماس در برون سپاری
شرکت‌هایی هستند که در یک مقطع خاص نیازمند پاسخگویی یا برقراری تماس خروجی به صورت گروهی می‌شوند. به طور مثال اگر شرکتی شروع به تبلیغات گستره محصول خود در تمام رسانه کرده باشد، در یک بازه زمانی تماس‌های ورودی همزمان زیادی خواهد داشت که مسلما شرکتی که واحد مرکز تماس ندارد، نمی‌تواند بدون از دست دادن مشتریان به آن،ها پاسخ دهد. یا فرض کنید شرکتی تصمیم می‌گیرد به مدت ۳۰ روز محصول خود را از طریق بازاریابی تلفنی به افراد مختلف بفروشد. در این مواقع خدمات برون سپاری مرکز تماس بهترین راهکار برای این کسب‌وکارها محسوب می‌شود.

۳) افزایش سرعت پاسخگویی با برون سپاری مرکز تماس
یک مرکز تماس حرفه‌ای دارای تعداد زیادی نیروی انسانی به عنوان اپراتور پاسخگو است. بنابراین طبیعی است که در زمان برون سپاری ارتباطات تلفنی خود، سرعت پاسخگویی به دلیل افزایش تعداد افراد پاسخگو افزایش یابد. افزایش سرعت پاسخگویی به مشتریانتان رابطه مستقیم با افزایش رضایتمندی آن‌ها دارد. هیچ کس دوست ندارد مدت زیادی را در یک صف منتظر بماند. صف انتظار تماس نیز از این قاعده مستثنی نیست.

۴) نظارت تخصصی بر فعالیت اپراتورها در برون سپاری مرکز تماس
یکی از ویژگی‌های سیستم‌های مرکز تماس، گزارش تحلیلی و دقیق از فعالیت اپراتورهای پاسخگو است. تحلیل و بررسی وضعیت تماس‌های ورودی و خروجی و همچنین نحوه مکالمه اپراتورها این امکان را به مدیران کال سنتر می‌دهد تا بتوانند مشکلاتی که در پاسخگویی وجود دارد شناسایی و در راستای آن موارد را از طریق تذکر یا آموزش رفع نمایند. نظارت تخصصی بر فعالیت اپراتورها وظیفه مدیر یا سرپرست یک کال سنتر است که در واقع یکی از نکات بسیار ارزشمند از مزیت‌های برون سپاری مرکز تماس به حساب می‌آید.

۵) افزایش ساعات پاسخگویی با برون سپاری کال سنتر
اکثر شرکت‌ها به استثنای شرکت‌های خدماتی مثل اپراتورها یا سرویس دهنده‌های سرور مجازی، ساعت کاری شیفت بندی شده و شبانه‌روزی ندارند. اگر یکی از همین کسب‌و‌کارها یک محصول نرم‌افزاری مثل مرکزتلفن ابری طراحی کند و به مرور زمان مشترکین این شرکت زیاد شود، دیگر نمی‌تواند پشتیبانی خود را به ۸ ساعت کار در روز محدود کند. در این شرایط برون سپاری مرکز تماس مشتری می‌تواند بهترین راهکار برای ارائه خدمات و پشتیبانی ۲۴ ساعته اینگونه شرکت‌ها باشد.

۶) استفاده از اپراتورهای آموزش دیده با برون سپاری کال سنتر
مرکز تماس یک دنیای متفاوت از پاسخگویی‌‌‌های ساده روزانه است. یک اپراتور مرکز تماس باید به صورت مداوم آموزش‌هایی برای ارتباط بهتر تلفنی، شناخت شخصیت از روی لحن و صدای مشتریان و تخصص در موضوع فعالیت داشته باشد تا بتواند افراد بیشتری را در قلاب خود نگه دارد. شرکت‌هایی که تخصصی در امور خدمات و اداره کال سنتر ندارند، معمولا نمی‌‌توانند بهترین خروجی را از مرکز تماس بگیرند.

۷) تمرکز بر روی فعالیت اصلی شرکت در برون سپاری Call Center
زمانی که بخشی از فعالیت‌های روزانه یک شرکت برون سپاری می‌شود، بدیهی است که باری از دوش کارکنان و مدیران شرکت کاسته می‌شود که این موضوع منجر به ایجاد تمرکز بیشتر بر روی سایر فعالیت‌‌های شرکت خواهد شد. در زمان برون سپاری مرکز تماس نیز اعضای شرکت به جای سعی و خطا در ارائه خدمات با کیفیت مطلوب، می‌توانند ارتباطات تلفنی خود را به یک شرکت ارائه دهنده خدمات مرکز تماس واگذار کنند.

۸) عدم اشغال فضای داخلی شرکت با برون سپاری Call Center
یکی از ملزومات داشتن مرکز تماس مشتری، فضای کافی برای استقرار اپراتورها است. به طور مثال فضایی را با ۱۰۰ میزکار که پشت هر کدام یک صندلی و بر روی هر کدام یک کامپیوتر است تجسم کنید. فضای بزرگی به ذهنتان آمد؟ یا مثلا چند واحد از یک ساختمان اداری… به همین دلیل می‌گوییم که با برون سپاری مرکز تماس، فضای شرکت شما اشغال نمی‌شود.  لازم به ذکر است که یک شرکت ارائه کننده خدمات کال سنتر ممکن است بسیار بیشتر از ۱۰۰ اپراتور پاسخگو داشته باشد.

دیگر وقت آن رسیده است که به فکر برون سپاری مرکز تماس باشید
روش‌های ارتباطی در کسب‌و‌کارهای امروزی آنقدر متنوع و زیاد شده‌اند که دیگر جایی برای سیستم‌های ارتباطی منسوخ وجود ندارد. شاید پیش خودتان بگویید بهترین نرم افزار CRM ایران هزینه داشتن یک تکنولوژی ارتباطی نوین در این شرایط اقتصادی، حداقل برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط کم نیست. بله! درست می‌گویید! اما به این نکته توجه کنید که کسب‌و‌کارهایی با موضوع فعالیت شغلی شما در این بازار هستند که تمام تلاش خود را می‌کنند تا در دنیای رقابت عقب نمانند، حتی اگر هزینه داشتن یک سرویس ارتباطی بیشتر از بودجه‌شان باشد. استفاده از یک مرکز تماس ویپ برای برقراری ارتباط بهینه با مشتریان یک هزینه نیست، در واقع سرمایه گذاری برای افزایش فروش کسب‌و‌کار شماست. مسلما هر چقدر کیفیت ارائه خدمات شما بیشتر شود، فروش شما نیز افزایش پیدا می‌کند و هزینه‌هایی که صرف برون سپاری مرکز تماس کرده‌اید به زودی باز خواهد گشت.

شاید بهتر باشد با وجود این حجم از سیستم‌های ارتباطی برای تعامل بهتر با مشتریان و رقابت با سایر شرکت‌های هم حوزه خود، با توجه به نیاز درون سازمانی که دارید برای یک بار هم که شده از خدمات برون سپاری کال سنتر استفاده کنید.

در این مطلب ۸ نکته از مزیت‌های برون سپاری مرکز تماس اشاره شد که به نظر می‌آید برای تصمیم و اقدام به استفاده از خدمات یک مرکز تماس مشتری کافی باشد. اگر همچنان ابهامی برای استفاده از خدمات برون سپاری کال سنتر دارید، می‌توانید از مشاوره رایگان ویپینگ استفاده کنید

احتمالا شما مدیر یک کسب‌و‌کار هستید یا شاید هم شما را مامور کرده‌اند تا در مورد خدمات ویپ و بهترین شرکت ارائه‌دهند خدمات VoIP تحقیق کنید و اطلاعات کسب کنید. اگر همینطور هست راه را درست آمده‌اید، من هم قصد دارم در مورد همین موضوع برایتان بنویسیم. پیش از هر چیز باید بگویم که من هم یک زمان برای پیدا کردن یک شرکت خدمات VoIP زیاد از این در به آن در زدم و زیاد تحقیق کردم اما مشکل اینجا بود که نمی‌دانستم چطور و بر اساس چه فاکتورهایی باید یک شرکت را مورد بررسی قرار دهم. آخرش هم به نتیجه خوبی نرسیدم!

اما حالا که چند سال از آن موضوع می‌گذرد چیزهایی یاد گرفتم که می‌تواند به شما برای دانستن اینکه خدمات ویپ چیست و چطور یک شرکت متخصص را انتخاب کنید کمک ‌کند. مسلما همین الان که در حال خواندن این مطلب هستید کلمه خدمات یا پیاده سازی ویپ را در گوگل سرچ کرده‌اید و به اینجا رسیدید، بنابراین از نحوه پیدا کردن یک شرکت می‌گذرم و به اصل مطلب می‌پردازم.

همین حالا بروید یک قهوه (یا چای) برای خودتان بریزید، ذهنتان را آماده خواندن کنید و برگردید و فنجان به دست این مقاله را بخوانید. می‌خواهم تجربه‌های خوبی را در اختیارتان قرار دهم.

برویم سرِ اصل مطلب، منظور از خدمات ویپ چیست؟
یحتمل در مورد تکنولوژی VoIP می‌دانید، اگر نمی‌دانید یا اطلاعات کمی دارید حتما مقاله ویپ چیست را در بخش مقالات کاربردی سایت مطالعه کنید. برای آنکه ذهنمان همسو شود لطفا یکبار هم توضیح کوتاهِ من را بخوانید. به صورت کلی و ساده، ویپ یک تکنولوژی ارتباطی است که وظیفه انتقال صدا روی بستر شبکه را دارد. از این تکنولوژی برای ارائه خط تلفن اینترنتی در مرکز تلفن ویپ استفاده می‌کنند. همین!

حالا اگر می‌خواهید بیشتر بدانید همان مقاله ویپ چیست را بخوانید چون اگر بخواهم این موضوع را اینجا باز کنم و در مورد مفهوم ویپ، مزایا و معایب آن بگویم باید از خیر خدمات ویپ بگذرید و چندین هزار کلمه در مورد تعریف و مفهوم ویپ بخوانید.

خدمات VOIP
شاید بهتر باشد این سوال را اینطور بپرسیم، منظور از خدمات تکنولوژی ویپ در ارتباطات تلفنی چیست؟ تکنولوژی ویپ در مراکز تلفن نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و خطوط تلفن ثابت (خط تلفن اینترنتی) مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع سیستم‌های تلفنی مبتنی بر این تکنولوژی مزایا و ویژگی‌های خاصی دارند که نمونه‌های قدیمی آن مثل سانترال‌های پاناسونیک از آن‌ها بی‌بهره هستند. از جمله خدمات ویپ برای کسب‌و‌کارها می‌توانم به مدیریت هوشمند تماس‌های ورودی و خروجی، تلفن گویا، صف تماس، گزارش از تماس، صندوق صوتی، ضبط مکالمه و … اشاره کنم.

از این خدمات پایه‌ای که بگذریم، تکنولوژی ویپ در سیستم‌های مدیریت تماس (مرکز تلفن) این امکان را به شما می‌دهد تا نرم‌افزارهای درون‌سازمانی مثل نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (بهترین نرم افزار CRM ایران) را با مرکز تلفن VoIP متصل کنید و کیفیت ارتباطات خود را با مشتریان افرایش دهید.

یک سوال مهم: چرا یک کسب‌و‌کار به خدمات ویپ نیاز دارد؟
احتمالا این سوال را در ذهن دارید که چرا باید از خدمات ویپ در کسب و کار خودم استفاده کنم؟ شاید در حال استفاده از یک سیستم تلفن آنالوگ هستید و به این فکر می‌کنید چر باید هزینه کنم و تکنولوژی ویپ چه مزایایی برای کسب و کار من دارد؟ خب باید بگویم که اگر چنین سوالاتی در ذهن دارید بیراهه نرفته‌اید! این حق شماست که بدانید پولتان قرار است کجا و چرا خرج شود.

کسب‌و‌کارهای امروزی دیگر از آن شکل و شمایل سنتی و آن منطقه آسایش خود باید خارج شوند. بدون شک همکاران شما در حوزه کاری که هستید تمام تلاش خود را می‌کنند تا بهترین خدمات را به مشتریان خود بدهند و این کار را با هر روشی که بتوانند انجام می‌دهند. طبیعی است که اگر دست روی دست بگذارند رقیبشان که شاید شما باشید از آنها جلو می‌زنید. اما چطور؟

من نمی‌خواهم اینجا خارج از تخصص خودم صحبت کنم و یک نسخه یکسان برای همه بپیچم و شما هم توقع معجزه نداشته باشید زیرا می‌خوام یکی از راهکارهای ایجاد مزیت رقابتی و ارتباط بهتر با مشتریان را بگویم. بر می‌گردم به این سوال: چرا کسب و کارها به خدمات VoIP نیاز دارند؟

در یک کلام: بهینه‌سازی ارتباطات تلفنی، می‌پرسید چطور؟

با استفاده از خدمات تکنولوژی VoIP همیشه در دسترس هستید.
مرکز تلفن ویپ به شما کمک می‌کند در هر کجا و در هر زمان همیشه در ارتباط و پاسخگویی مشتریان و همکاران خود باشید. فرقی نمی‌کند در محل کار، در خانه، در سفر یا در حال قدم زدن باشید، در هر صورت همیشه در دسترس هستید. همین موضوع باعث می‌شود مشتریان شما احساس آرامش داشته باشند و هیچ تماس از دست رفته‌ای نداشته باشید.

خدمات ویپ به شما کمک می‌کند در زمان نقل مکان به محل کار جدید، خطوط تلفنی که مدتی با آن کار کردید و بر روی آن تبلیغات داشته‌اید از دست ندهید و بدون آنکه مشتریان شما متوجه نقل مکان شما شوند خطوط خود را داشته باشید. همچنین ویژگی “مرا دنبال کن” که اصطلاحا به آن Follow Me گفته می‌شود به گونه‌ای برنامه‌ریزی می‌شود که در زمان تماس ورودی طبق یک الگو شما را در هر کجایی که هستید پیدا کند و نگذارد تماسی از دست رود.

“به مثال زیر توجه کنید:

اینطور فرض می‌کنیم که شما به عنوان فردی مسئول در یک شرکت همیشه پشت میزتان نیستید و مجبور هستید که در طول روز علاوه بر سَر زدن به دپارتمان‌های مختلف به جلسات کاری خارج از شرکت هم برسید، حالا من اگر مشتری شما باشم و بخواهم با شخص شما صحبت کنم چطور باید ارتباط برقرار کنم؟ اگر از یک مرکز تلفن منسوخ استفاده کنید حتما منِ مشتری را از دست می‎‌دهید. اما…

اما با داشتن خدمات پشتیبانی VOIP می‌توانید سرویس تلفن را طوری برنامه‌ریز کنید که ابتدا تلفن رومیزی، بعد از ۱۰ ثانیه تلفن بی‌سیم شما و اگر پاسخگو نبودید تلفن همراه شما زنگ بخورد. به همین سادگی هومن حیدری که یکی از بهترین مشتریان شما هست را از دست نمی‌دهید!“

با استفاده از خدمات ویپ دیگر مرکز تلفن شما یک جزیره تک و تنها نیست!
هیچ سرویس ارتباطی در یک مجموعه نباید مثل یک جزیره تنها کار کند. اگر از سانترال پاناسونیک عهد دقیانوس یا سانترال کارِن عهد پارینه‌سنگی استفاده کرده باشید خوب می‌دانید که چطور ارتباطات شما را محدود می‌کردند و تکو تنها، گوشه‌ای عُزلت گزیده بودند! البته که در زمان خودشان خوب خدمت کردند، دستشان درد نکند، اما حالا دیگر وقت بازنشستگی‌شان است. خدمات ویپ به دلیل راهکارهای نوین و مبتنی بر شبکه امکان ارتباط با تمام نرم‌افزارهای درون‌سازمانی مثل مدیریت ارتباط با مشتری، انبارداری، حضور و غیاب و … را دارد. ارتباط تمام سرویس‌ها با یکدیگر می‌تواند مزایای زیادی برای شما داشته باشد و ارتباطات شما را بهبود بخشد.

سرویس و خدمات VoIP به شما کمک می‌کند تا بهترین خروجی را از نرم‌افزارهای ارتباطی خود داشته باشید. فرض کنید در شرکت از نرم‌افزار مدیریت ارتباط مشتری استفاده می‌کنید، با ارتباط با سیستم تلفن ویپ می‌توانید خدماتی مثل پاپ‌آپ تلفنی و دفترچه تلفن داشته باشید. پاپ آپ تلفنی به شما کمک می‌کند در زمان تماس ورودی پیش از برداشتن گوشی تلفن بدانید چه کسی، با چه سابقه و پرسونایی پشت خط هست. در واقع به محض دریافت تماس یک صفحه به صورت اتوماتیک بر روی کامپیوتر شما باز می‌شود و تمام اطلاعات مشتری را از روی CRM می‌خواند و به شما نشان می‌دهد. جالب است نه؟

تهیه گزارش دقیق و تلاش برای افزایش رضایت‌مندی مشتریان در سیستم VOIP
سوال اصلی که یادتان نرفته است؟ ” چرا کسب و کارها به خدمات ویپ نیاز دارند؟”

در ادامه پاسخ به این سوال، به دریافت گزارش از عملکرد اپراتورها می‌رسم. این ویژگی یکی از مهمترین خدمات VoIP است که فقط مناسب افرادی است که به رضایتمندی مشتریان‌شان اهمیت می‌دهند و می‌دانند که افزایش رضایت مشتریان رابطه مستقیم با افزایش فروش دارد. با تهیه گزارش از تماس‌ کارشناسان فروش، فنی و پشتیبانی، صندوق صوتی انتقادات، و پیشنهادات و همچنین بررسی نظرسنجی تلفنی که پس از اتمام مکالمه از مشتریان پرسیده می‌شود می‌توانید از نظر مشتریانتان نسبت به عملکرد افراد پاسخگو و خدمات شرکت آگاه شوید و برای بهبود مشکلات برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید.

چطور یک شرکت خدمات VOIP را انتخاب کنیم؟
همه اینها را گفتم که بدانید که خدمات VoIP چه تاثیری در کسب‌و‌کار شما می‌تواند داشته باشد تا بتوانید تصمیم بهتر و آگاهانه‌ای بگیرید. اگر تا اینجا به این نتیجه رسیدید که خدمات تکنولوژی ویپ می‌تواند به کسب کسب و کارتان کمک کند، از اینجا به بعد مقاله را نیز بخوانید. برای انتخاب یک شرکت خدمات ویپ به چند فاکتور اصلی نیاز خواهید داشت که مهم‌ترین آن‌ها را به شما می‌گویم. با اطلاع از این موارد می‌توانید بهترین شرکت خدمات ویپ را انتخاب و از خدمات بی‌نظیر مرکز تلفن VoIP در کسب‌و‌کارتان استفاده کنید.

دریافت لیست مشتریان شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ
تامین تجهیزات سخت‌افزاری VoIP
پیاده‌سازی و استقرار پایدار خدمات و سرویس‌های ویپ
توانایی شخصی‌سازی مرکز تلفن ویپ بر اساس نیاز شما
امکان ارائه خدمات مرکز تماس ویپ برای بخش فروش، پشتیبانی و امروز مشتریان
شرایط تسویه حساب منعطف با شرکت خدمات ویپ
نحوه پشتیبانی و خدمات پس از فروش
توانایی برقراری نسبی امنیت مرکز تلفن ویپ
جمع بندی: ماجرای آشنایی مهندس شهرزاد با آقای ویپینگ!

مهندس شهرزاد مدیر یک شرکتِ نرم‌افزاری است که از سال ۱۳۹۵ سیستم تلفن آنالوگِ شرکتش را به سیستم تلفن ویپ ارتقا داده است. به گفته خودش از آن زمان هیچ تماسی را از دست نداده و فروشش نیز افزایش پیدا کرده است. داستان از آنجا شروع شد که مهندس شهرزاد جسته‌ و‌ گریخته از دوست‌ و‌ آشنا در مورد ویپ شنیده بود. در پاییز سال ۹۵ همینطور که پشت میز مدیریتش نشسته بود تصمیم می‌گیرد در مورد خدمات VoIP  و اینکه ویپ چیست سرچ کند. چند شرکت را پیدا می‌کند و در آخر تصمیم می‌گیرد با شماره ۰۲۱۷۴۳۲۷ تماس بگیرد و با آن‌ها جلسه حضوری داشته باشد و اینطور می‌شود که مهندس شهرزاد عزیز با آقای ویپینگِ ما آشنا می‌شود.

مهندس شهرزاد سیستم تلفن مد روزش را طوری برنامه‌ریزی کرده است که افراد پاسخگو در ساعات اداری در هر موقعیت مکانی که بودند در کوتاه‌ترین زمان پاسخگوی مشتریان باشند. مثلا برای سرپرست فروش که دائم در حال رفت‌‌و‌آمد در واحدهای مختلف و همچنین برگزاری جلسات کاری خارج از شرکت هست اینطور برنامه‌ریزی کرده است که در صورتی که پشت میزش نبود تماس به تلفن بی‌سیم و اگر خارج از شرکت بود به تلفن همراه او وصل شود. حتی در زمان دورکاری، کارمندانش می‌توانند از طریق تلفن همراه خود با مشتریان تماس بگیرند و همچنین پاسخگوی آن‌ها باشند. نکته قابل توجه اینجاست که وقتی کارمندان مهندس شهرزاد با کسی تماس می‌گیرند شماره تلفن شرکت به عنوان کالرآیدی برای مشتری می‌افتد و باعث می‌شود مشتریان متوجه نبودن آن‌ها در شرکت نشوند! جل الخالق!

آقای ویپینگ همچنان علاقه‌مند به پیاده‌سازی و ارائه مشاوره در مورد خدمات VoIP هست و اگر شما هم می‌خواهید از ایشان راهنمایی بگیرید با این شماره ۰۲۱۷۴۳۲۷ و یا ۰۲۱۹۱۰۰۷۴۴۷ تماس بگیرید.

ارتقای کیفیت خدمات در مرکز تماس ویپ وابسته به جزئیات و مسائل بسیار زیادی است که در کنار هم یک مرکز تماس حرفه‌ای با بازدهی بالا را می‌سازند. پیروی از استاندارهای پیاده‌سازی و استقرار، طراحی، بررسی و تحلیل شاخص‌های عملکرد، مدیریت روحیه و انگیزش کارکنان، تجهیزات کاربردی مورد استفاده اپراتورها مثل صندلی، کامپیوتر و هدست از جمله مواردی هستند که در افزایش کیفیت خدمات کال‌سنتر نقش مهمی ایفا می‌کنند. مطالب مرتبط با راهکارهای توسعه مرکز تماس برای ارائه هرچه بهتر خدمات تلفنی یک موضوع بسیار گسترده است که بررسی آن نیازمند نوشتن ده‌ها مقاله اینچنینی است. در این مقاله سعی داریم به صورت متمرکز بروی تاثیر هدست مرکز تماس در افزایش کیفیت پاسخگویی اپراتورهای Call Center بپردازیم.

از میان ابزارهایی که اپراتورهای کال سنتر با آن‌ها سروکار دارند، هدست مرکز تماس نقش عمده‌ای را در بهبود عملکرد آن‌ها ایفا می‌‌کند. هدست مهم‌ترین ابزار ارتباطی میان اپراتور با مشتری است، هر چقدر از یک هدست با کیفیت صدای بهتر، حالت ارگونومیک بهتر و سبک‌تر استفاده کنید، علاوه بر احساس رضایت اپراتور، فرد پشت خط نیز حس رضایت بهتری از کیفیت صدا و نحوه پاسخگویی اپراتور خواهد داشت.

گذری بر ماهیت مرکز تماس و کاربرد آن در کسب‌و‌کارها
ارتباطات غیر حضوری و تلفنی در دنیای امروز بخشی جداناپذیر از ارتباطات شخصی و شغلیمان محسوب می‌شود. دیگر برای خرید یک محصول وقتمان را صرف خرید حضوری نمی‌کنیم یا به عنوان مثال برای دریافت مشاوره مهاجرت به صورت حضوری به یک مرکز مشاوره خدمات مهاجرت نمی‌رویم و این خدمات را از محل خود به صورت غیرحضوری از شرکت‌های منتخب دریافت می‌کنیم. زمانی که تقاضا زیاد باشد عرضه نیز به دنبال آن می‌آید. در چند سال اخیر خدمات غیرحضوری و ارتباطات تلفنی روز به روز در حال افزایش است و در این میان شرکت‌هایی برای عرضه این خدمات و پر کردن خلا نیاز افراد، اقدام به ارائه خدمات خود به شکل غیرحضوری نیز کرده‌اند.

مرکز تماس (Call Center) یک سیستم پاسخگویی از طریق نیروی انسانی به حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی است که یا در بخشی از یک شرکت پیاده‌سازی می‌شود یا در صورت نیاز به شرکتی دیگر برون سپاری می‌شود. منظور از برون سپاری مرکز تماس، واگذاری ارتباطات تلفنی مثل پاسخگویی به خدمات و پشتیبانی، فروش تجهیزات یا بازاریابی تلفنی است. معمولا کسب‌و‌کارهایی که ارتباطات تلفنی زیادی دارند، مثل شرکت‌های فروش تجهیزات، محصولات نرم‌افزاری، ارائه خدماتی مثل سرویس اینترنت، مشاوره، بازاریابی تلفنی و … ، می‌توانند از خدمات برون سپاری مرکز تماس استفاده کنند.

ابزارهای کوچک، نتایج بزرگ، بررسی اهمیت هدست مرکز تماس
به این دلیل این عنوان را برای این محتوا انتخاب کردم تا خیلی ساده بگویم که از جزئیات فعالیت شغلیتان غافل نشوید. گاهی کوچک‌ترین جزئیات در یک کسب‌و‌کار باعث ایجاد نتایج بزرگ و محسوسی می‌شود که شاید پیش از این به دلیل دغدغه‌های بزرگ، چشمتان این سنگ ریزه‌های کسب‌و‌کارتان را نمی‌دید. در مرکز تماس آنقدر جزئیات کوچک برای بهبود عملکرد و خروجی بهتر وجود دارد که غافل شدن از هر کدام مساوی است با افت کیفیت خدمات شما.

یکی از این ابزارهای کوچک که کمک به حذف سنگریزه‌های کوچک کال سنتر می‌کند، هدست مرکز تماس است. انتخاب صحیح این ابزار کوچک بر اساس نیازمندی ‌و شرایط حاضر می‌تواند نتایج موفقیت آمیز و بزرگی برای کسب‌و‌کارتان داشته باشد. شرکت‌های زیادی اقدام به تولید هدست مرکز تماس در انواع تک گوش، دو گوش، میکروفن‌های Omni یا Cardioid با قابلیت حذف نویز و کیفیت صدای HD تولید کرده‌اند که بر مبنای تحلیل و نیازسنجی در نهایت این هدست انتخاب خواهد شد.

چرا باید از هدست در مرکز تماس استفاده کرد؟
مکالمات تلفنی در مرکز تماس و یا نرم افزار CRM به گونه‌ای است که اپراتور وقت بسیار کمی حتی میان دو مکالمه دارد. در واقع تماس‌ها یکی پس از دیگری به اپراتور متصل می‌شوند. فرض کنید که با وجود حجم زیادی تماس، اپراتور از تلفن رومیزی استفاده کند. چه اتفاقی می‌افتد؟ اپراتور مجبور است دائما گوشی تلفن را در دست یا با گردن بگیرد. این موضوع باعث خستگی زودهنگام اپراتور و بیماری‌هایی گردن و دست می‌شود. زمانی که دست اپراتور به واسطه استفاده از هدست مرکز تماس آزاد باشد علاوه براینکه دچار خستگی زودهنگام و بیماری‌های مفصلی نمی‌شود، این امکان را دارد تا با آسودگی بیشتر در زمان مکالمه چیزی بنویسد یا تایپ کند.

هدست مرکز تماس یکی از مواردی است که در راستای بهبود کیفیت کال سنتر و همچنین افزایش انگیزه کارکنان مرکز تماس می‌توان از آن استفاده کرد. موارد دیگری مثل صندلی، زاویه مانیتور، موس، کیبورد و میز اپراتور هستند که می‌تواند انرژی بیشتری را برای اپراتورها ذخیره و در نهایت خروجی با کیفیت بهتری در مرکز تماس مشتری به وجود بیاید.

معیارهای انتخاب یک هدست مرکز تماس چیست؟
هدست‌ها انواع مختلفی در بازار دارند. برخی برای گوش دادن به موسیقی، استفاده در استودیو‌های حرفه‌ای، پاسخ به تماس موبایل و … استفاده می‌شوند. در این میان یک دسته بندی دیگر با عنوان هدست مرکز تماس وجود دارد که همانطور که از نامش پیداست این هدست در  مرکز ارتباط با مشتری مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما هدست مرکز تماس با هدست‌های دیگر چه تفاوتی دارد؟

نوع چینش و استقرار کارکنان مرکز تماس ممکن است در هر Call Center متفاوت باشد که این موضوع در میزان صدای همهمه و شلوغی مرکز تماس که همه در حال مکالمه همزمان هستند موثر است. هدست‌هایی هستند که میکروفونشان فقط صدا را از یک جهت دریافت می‌کند. یا هدست‌هایی که صدای همهمه اطراف را با تکنولوژی حذف نویز (Noice Cancellation) از بین می‌برند. همچنین در در انواع هدست مرکز تماس دو نوع تک گوش ودو گوش است که در ادامه به صورت دقیق‌تر به تاثیر هدست مرکز تماس در بهبود و افزایش کیفیت خدمات کالسنتر می‌پردازیم.

حذف صدای همهمه (Noice Cancellation)
بدیهی است که در مرکز تماس به دلیل مکالمات همزمان، همهمه زیادی وجود داشته باشد. مخصوصا اگر نحوه چیدمان میز اپراتورها به گونه‌ای باشد که افراد به نسبت بیشتری به یکدیگر نزدیک باشند. در این شرایط همهمه تاثیر مستقیمی بر روی کیفیت مکالمه و آزار مشتری خواهد داشت. در بین انواع هدست مرکز تماس مدل‌هایی وجود دارد که با استفاده ازز تکنولوژی حذف نویز که به صورت نرم‌افزاری و سخت‌افزاری در هدست تعبیه شده است، توانایی کاهش بسیار زیاد صدای همهمه را خواهد داشت.

کیفیت صدای HD
به صورت کلی دو نوع کیفیت خروجی صدا به نام SD و HD داریم. هدست‌های با کیفیت معمولا از وضوح صدای HD برخوردار هستند. طبیعی است هر چقدر کیفیت صدا در مکالمات تلفنی مخصوصا در مرکز تماس بیشتر باشد، رضایتمندی مشتریان از مکالمه نیز افزایش پیدا می‌کند.

حذف صدای فوت – Air Shock Mic
حتما برای شما هم پیش آمد است که زمان صحبت با تلفن حرف‌ “پ” موجب پرتاب هوا به سمت دهنی گوشی و صدایی غیر منتظره شده باشد. برخی از انواع هدست مرکز تماس برای افزایش کیفیت پاسخگویی و خدمات به نوعی طراحی شده‌اند که این صدای غیر منتظره را در لحظه حذف کنند تا به گوش شنونده نرسد. علاوه بر لحن، صداقت و آگاهی، هر چقدر کیفیت صدا در مکالمات اپراتورهای مرکز تماس بالاتر باشد، میزان رضایتمندی مشتریان از تماس بیشتر خواهد شد.

میکروفون منعطف و متحرک
میکروفن هدست مرکز تماس به نوعی طراحی شده است که از کنار گوش تا جلوی دهان کشیده شده است. این بخش می‌تواند به صورت منعطف یا متحرک برای تنظیم شدن بهتر جلوی دهان ارائه شود.

ویژگی میکروفون Cardioid و Omni
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک هدست مناسب برای مرکز تماس مشتری، نوع میکروفون آن است. میکروفن‌ها در دو نوع محیطی (Omni) و نقطه‌ای (Cardioid) طراحی می‌شوند. بدیهی است که در مراکز تماس شلوغ یا زمانی که اپراتورها به هم نزدیک هستند و از طریق جداکننده از هم فاصله‌ای ندارند، میکروفون نقطه‌ای که تمرکز بیشتری بر روی منبع صدا دارد مناسب‌تر است.

حالت ارگونومیک هدست مرکز تماس
ارگونومیک بودن یک هدست مرکز تماس رابطه مستقیم با افزایش بهره‎‌وری اپراتورهای شما دارد. خستگی زودهنگام و درد مفاصل از جمله عوارض ارگونومیک نبودن یک هدست است که منجر به افت کیفیت خدمات مرکز تماس و اپراتور شما می‌شود. یک هدست خوب باید تمام اصول اروگونومیک را برای راحتی بیشتر اپراتور در نظر گرفته باشد. طراحی گوشی‌ها، میکروفون، نگهدارنده هدست که رو سر قرار می‌گیرد از جمله مواردی است که در ارگونومیک بودن هدست مرکز تماس تاثیر دارد.

حذف برگشت صدا – Echo
یکی از اتفاقات مرسوم در مکالمات تلفنی برگشت تماس است، حتما برای شما هم این اتفاق پیش آمده است و می‌دانید که چقدر آزاردهنده می‌تواند باشد. برگشت صدا دلایل مختلفی مثل مشکلات خطوط مخابراتی، سیستم مدیریت تماس، مبدل‌های ارتباطی خطوط تلفن با سیستم مرکز تماس و همچنین هدست دارد. هدست می‌تواند نقش مهمی در حذف برگشت صدا داشته باشد. بنابراین یکی دیگر از معیارهای انتخاب هدست مرکز تماس، داشتن ویژگی حذف اکو است.

هدست باسیم و بیسیم
هدست‌های تخصصی مرکز تماس در انواع با سیم و بی سیم مبتنی بر تکنولوژی های دکت، وای فای و بلوتوث هستند. اما چه زمانی می‌توانید از کدام هدست استفاده کنید؟ هدست‌های باسیم مناسب افرادی است که دائم پشت میز خود حضور دارند و نیازی که حرکت در حین مکالمه ندارند. اما اگر شما سرپرست یک مرکز تماس هستید یا هر سمتی دیگری که نیازمند مکالمه در حین راه رفتن دارید، هدست بی‌سم گزینه مناسبی برای شما خواهد بود.

نوع پد روی گوشی هدست مرکز تماس
جنس پدهایی که بر روی هدست مرکز تماس از سمت کمپانی سازنده نصب می‌شوند متفاوت است. برخی از چرم و برخی از فوم استفاده می‌کنند. در وهله اول باید پدی استفاده شود که گوش اپراتور مرکز تماس را دچار حساسیت نکند. همچنین لازم است بدانید معمولا هدست‌هایی که دارای پد چرمی هستند موجب تعرق بیشتر گوش نسبت به پد از جنس فوم می‌شوند. در نهایت نتیجه‎‌گیری برای انتخاب بر عهده خودتان است.

یک یا دو گوش بودن هدست
یکی دیگر از مهمترین معیارهای یک هدست با کیفیت مرکز تماس که نقش موثری در بهبود عملکرد کال سنتر دارد، یک یا دو گوش بودن هدست است. اگر از هدست‌های دو گوش استفاده کنید، تمرکز بیشتری در زمان مکالمه با مشتریان خواهید داشت. در مقابل هدست‌هایی که دارای یک گوشی هستند، باعث می‌شوند که شما صدای اطراف خود را نیز بشنوید. این دو مورد مزیت یا عیب نیستند، در واقع دو ویژگی متفاوت هستند که باید در زمان و مکان مناسب خود انتخاب شوند.

هدست مرکز تماس و دیگر نسخه‌هایی که حال کسب‌و‌کارتان را خوب می‌کند
سراسر وب را که زیر و رو کنید امکان ندارد یک نسخه عمومی موفقیت برای کسب‌و‌کارتان پیدا کنید. این شما هستید که در قدم اول باید بیماری کسب‌و‌کارتان را تشخیص دهید و با نسخه مناسب آن را مداوا کنید. اگر این محتوا را تا اینجا مطالعه کردید احتمالا یا به دنبال خرید هدست سامانه تلفن گویا و یا به دنبال افزایش کیفیت پاسخگویی اپراتورها هستید. در این محتوا هم به صورت اختصاصی نسخه‌ای را با استفاده از هدست مرکز تماس برای بهبود حال کسب‌و‌کارتان پیچیدیم که امیدواریم برایتان مفید باشد. شما چه نسخه‌ای را برای بهتر شدن حال کسب‌و‌کارتان پیچیده‌اید؟