دانش

ارتباطات تلفني از كجا آغاز شد ؟

” آقاي واتسون …. شما آنجا هستيد ؟ ” اين اولين جمله‌اي بود كه گراهام‌بل در صبح روز يكشنبه در تاريخ ۲۵  ژانويه ۱۹۱۵ در پشت تلفن بيان كرد . همانطور كه همه‌ي ما مي‌دانيم اين روز ، به عنوان نقطه شروع تماس با راه درو ثبت شده است .

امروزه تلفن يكي از مهم‌ترين سيستم‌هايي است كه به صورت روزمره از آن استفاده مي‌كنيم . با وجود پيشرفت‌هاي چشمگيري كه سيستم‌هاي تلفن‌همراه و فضاي مجازي نيز داشته‌اند هنوز هم تلفن يكي از راه‌هاي اصلي ارتباطي بين انسان‌هاست . البته لازم به ذكر است كه سيستم‌هاي تلفني نيز نسبت به آن روز‌هاي اوليه خود تغييرات و پيشرفت‌هاي بسيار زيادي داشته است طوري كه امروزه به يك اصل جدايي ناپذير از تمامي منازل مسكوني گرفته تا شركت‌هاي بسيار بزرگ تبديل شده و اين امر دقيقا همان چيزي است كه مي‌خواهيم به تفصيل درباره‌ي آن در اين مقاله صحبت كنيم .

اگر كمي فراتر از كاربرد عادي تلفن در مغازه‌ها ، خانه‌ها و …. به كاربرد‌ها و قابليت‌هاي پيشرفته‌تر اين سيستم نگاهي بيندازيم با امكانات بسيار زيادي در زمينه ارتباطات آشنا مي‌شويم . براي آشنايي با مراكز تلفني و قابليت‌هاي بي‌نظير آن در ادامه مقاله با ما همراه باشيد .

مركز تلفن يا PBX چيست ؟ (Private Branch Exchange)
براي درك بهتر كاربرد و قابليت‌هاي مراكز تلفني بهتر است با يك مثال شروع كنيم . يك شركت را تصور كنيد كه حدود ۲۰ كارمند دارد . اگر قرار باشد در اين سازمان از يك مركز تلفن براي برقراري ارتباط تلفني استفاده نشود بايد به هر كارمند يك خط تلفن اختصاص دهيم يعني ۲۰ خط تلفن خريداري كنيم !!! كه به اين ترتيب هر كارمند بايد ۱۹ شماره تلفن براي تماس با همكاران خود در خاطر مبارك جاي دهد و براي تماس با همكاران خود نيز از خطوط تلفن مخابرات استفاده كند !!! علاوه بر اين مشتريان شركت نيز براي تماس با بخش‌هاي مختلف شركت با ۲۰ خط تلفن رو به رو هستند !! بديهي مي‌باشد كه چنين سناريويي غير قالب اجراست و به دليل وجود تعداد زياد خطوط و همچنين استفاده از خطوط مخابرات براي تماس با همكاري كه در اتاق كناري شماست بايد هزينه‌ي قابل توجهي پرداخت نماييد .

براي جلوگيري از مشكلات اين چنيني مراكز تلفن (PBX) روي كار آمدند . روش كار مركز تلفن به اين صورت مي‌باشد كه تمامي تلفن‌هاي موجود در شركت به يك مركز اصلي متصل مي‌شوند و از اين پس براي تماس با افراد داخل شركت از بستر داخلي كه توسط خود مركز تلفن فراهم مي‌شود استفاده مي‌شود ، بنابراين براي تماس با همكاران خود در شركت هزينه‌اي پرداخت نخواهيد كرد . همچنين براي ايجاد تماس با محيط خارج از شركت نيز بسته به نياز شركت تعدادي خط تلفن ( مثلا ۵ خط مخابرات براي ۲۰ نفر ) به مركز تلفن متصل مي‌كنيم تا كاربران بتوانند با شماره گيري يك عدد مشخص از طريق مركز تلفن به خطوط مخابرات وصل شوند و تماس خود را با خارج از شركت برقرار كنند .
انواع مركز تلفن يا PBX
حال كه با كاربرد استفاده از يك مركز تلفن در شركت‌ها ، ادارات ، موسسات و …. آشنا شديد بهتر است به صورت خلاصه با انواع آن آشنا شويم . به طور كلي مراكز تلفن به دو دسته آنالوگ و ويپ (IP) تقسيم مي‌شوند . دسته‌ي اول يا همان مراكز تلفني آنالوگ نسل قديمي مراكز تلفني مي‌باشند كه ‌بسته به نوع و مدلي كه دارند يك سري قابليت‌هاي نسبتا ساده را براي كاربران فراهم مي‌كنند . اما آن چيزي كه در اين مقاله قصد معرفي و بررسي آن را داريم مركز تلفني VOIP مي‌باشد بنابراين پس از بررسي پاسخ سوال ” ويپ چيست ؟ “ به بررسي مزاياي ويپ مي‌پردازيم و برتري‌هاي آن را نسبت به سيستم‌هاي آنالوگ قديمي مطرح مي‌كنيم .
و اما VOIP چيست ؟
براي پاسخ سوال ” ويپ چيست ؟ ” بهتر است ابتدا معني لغوي آن را بررسي نماييم . كلمه‌ي VOIP مخفف عبارت Voice Over Internet Protocol مي‌باشد . همانطور كه از اسم آن پيداست اين مراكز تلفني روي بستر IP يا به عبارت ساده‌تر شبكه‌هاي كامپيوتري راه اندازي مي‌شوند . پس اولين مزيت VOIP نسبت به سيستم‌هاي آنالوگ اين است كه در صورتي كه در يك سازمان ، شبكه بين كامپيوتر‌ها راه اندازي شده باشد ، براي راه اندازي VOIP نياز به هيچگونه كابل‌كشي مجدد نمي‌باشد چرا كه مركز تلفن ويپ روي همان ساختار شبكه قابل پياده‌سازي است و همين امر باعث كاهش هزينه راه اندازي ويپ مي‌شود . علاوه بر اين اگر كمي با سيستم‌هاي كامپيوتري آشنا باشيد ، مي‌دانيد كه هر وسيله‌اي كه وارد دنياي ديجيتالي و شبكه (IP) بشود يعني قابليت گسترش و توسعه بينهايتي دارد . در ادامه به بررسي برخي پارامتر‌هاي مراكز تلفني و پشتيباني VOIP مي‌پردازيم .

مزيت‌ها و كاربرد‌هاي VOIP چيست ؟
ما قبلا در مقاله‌اي به تفصيل به بررسي مزايا و كاربرد‌هاي VOIP پرداخته ايم ، ولي خالي از لطف نيست كه اينجا هم كمي در مورد مزاياي VOIP چند نمونه ذكرنماييم :

امكان دسترسي از راه دور
قابليت گسترش و مقياس پذيري
پشتيباني از فكس سرور نرم افزاري
اتصال شعبات مختلف شركت به يكديگر
استفاده از زيرساخت شبكه براي راه اندازي ويپ
تنظيم قابليت ضبط تماس به صورت كاملا انعطاف‌پذير
مديريت متمركز و آسان همراه با گزارش‌گيري پيشرفته
ارتباط با انواع نرم افزار CRM جهت ساماندهي سيستم تلفني و افزايش بهره‌وري شركت
تعريف داخلي‌ها به صورت سخت‌افزاري و نرم‌افزاري ( روي موبايل و كامپيوتر‌ها )
كاهش هزينه‌هاي شركت به دليل استفاده از بستر شبكه و عدم نياز به كابل‌كشي مجدد
….
پياده‌سازي سيستم تلفني VOIP
همانطور كه همه‌ي ما مي‌دانيم در دنياي پيشرفته‌ي امروزي داشتن مشتريان وفادار كه از خدمات كسب و كار شما راضي باشند يكي از مهم‌ترين اهداف هر سازمان است و آن چيزي كه باعث جذب مشتري و ماندگاري آن در ليست خريداران محصول يا خدمات شما مي‌شود كيفيت سرويس دهي شما به مشتريانتان مي‌باشد . پس از بررسي پاسخ سوال ويپ چيست ؟ مي‌توانيم به اين نتيجه برسيم كه يك سيستم تلفن گويا مي‌تواند به افزايش بهره‌وري سازمان و بالا بردن كيفيت سرويس دهي به مشتريان كمك بزرگي كند . اگر شما هم در بازار رقابتي امروز به فكر ايجاد يك تحول در كسب و كارتان به كمك نصب و راه اندازي VOIP هستيد ، مي‌توانيد با متخصصين شركت VoiPing تماس گرفته و از مشاوره تخصصي و خدمات ما بهره‌مند شويد .
شروع به يادگيري VOIP
با توجه به مطالبي كه در اين مقاله ذكر شد مي‌توان به اين نتيجه رسيد كه در آينده‌اي نه چندان دور سيستم‌هاي تلفني VOIP جاي مراكز تلفني آنالوگ قديمي را خواهند گرفت و اين تحول باعث مي‌شود تا يادگيري و آموزش VOIP جايگاه ويژه‌اي در جوامع داشته باشد ، چرا كه با گسترش اين تكنولوژي قدرتمند همواره حضور متخصصين خبره براي توسعه و نگهداري از آن ضروري خواهد بود . اگر شما هم از علاقه‌مندان به يادگيري و توسعه مراكز تلفني ويپ هستيد ، مي‌توانيد با مراجعه به بخش آموزش ويپينگ از دوره‌هاي حضوري و ويديو‌هاي آموزشي اين شركت بهره‌مند شويد .

مي‌خواهيم به بررسي نحوه برآورد هزينه راه اندازي ويپ در يك سازمان به عنوان يكي از مهم‌ترين دغدغه‌هاي يك كسب و كار‌ و نحوه كاهش هزينه‌هاي تلفني سازمان به كمك سيستم‌هاي تلفني VOIP بپردازيم .

مراكز تلفني VOIP به دليل قابليت‌هاي بي‌نظيري كه در اختيار كاربران قرار مي‌دهند ، امروزه به عنوان يكي از نياز‌هاي اصلي يك كسب و كار موفق شناخته مي‌شوند و همانطور كه مي‌دانيم برآورد دقيق از هزينه‌‌هاي پياده‌سازي آن ، اولين قدمي است كه بايد براي راه اندازي سيستم تلفني ويپ در يك سازمان برداشته شود . پس براي آشنايي با نحوه برآورد و نقش VOIP در كاهش هزينه‌هاي تلفني يك شركت با ما همراه باشيد .
تاثير زيرساخت در كاهش هزينه راه اندازي ويپ
يكي از مهم‌ترين نكاتي كه بايد براي برآورد هزينه راه اندازي VOIP در نظر بگيريم زيرساخت لازمه براي پياده‌سازي انواع مراكز تلفني مي‌باشد . در راهكار‌هاي آنالوگ براي پياده‌سازي يك مركز تلفن بايد بستر تلفن آنالوگ به صورت كاملا مجزا راه اندازي شود . اين در حالي است كه مراكز تلفني ويپ مي‌توانند روي بستر شبكه‌ كامپيوتري كه در اغلب سازمان‌ها وجود دارد راه اندازي شود . كه همين امر يكي از دلايلي است كه موجب مي‌شود هزينه راه اندازي ويپ نسبت به مراكز تلفني آنالوگ كاهش يابد .‌ ما قبلا در مقالات مربوط به آموزش و پشتيباني VOIP به تفصيل به اين ويژگي پرداخته ايم .

مديريت بر هزينه هاي راه اندازي VOIP
هنگامي كه اقدام به راه اندازي يك مركز تلفني در سازمان خود مي‌كنيد بايد بدانيد كه از ميان تمامي تجهيزات يك مركز تلفني به چه قطعاتي براي راه اندازي اوليه نيازمند هستيد . و اين كه آيا اين قطعات مي‌توانند در آينده پاسخگوي تغييرات و توسعه مركز تلفني شما باشند ؟

براي درك بهتر اين موضوع به اين مثال توجه كنيد . فرض كنيد در يك سازمان ۲۰ كاربر به تلفن داخلي نياز دارند و ۳ خط شهري نيز براي مركز تلفن در نظر گرفته شده است . اين سازمان علاوه‌بر سيستم تلفن گويا به CID و ضبط مكالمه نيز براي بهبود كيفيت سيستم احتياج دارد . اين سازمان براي پياده سازي اين سناريو به صورت آنالوگ به يك سانترال TES824 ، كارت تلفن گويا ، سه كارت CID ، دستگاه ضبط مكالمه ، دو كارت اضافي براي سانترال و ۲۰ عدد تلفن احتياج دارد . اين در حالي است كه اگر قرار باشد در آينده اين تعداد داخلي به ۳۰ كاربر افزايش يابد ، اين شركت مجبور به تعويض سيستم تلفني خود خواهد بود .

حال اگر قرار باشد از راهكار‌هاي VOIP (ويپ) براي اين سازمان استفاده نماييم مي‌توانيم با يك دستگاه Gateway و يك PC متوسط مركز تلفني مورد نظر را پياده‌سازي نماييم و تلفن‌هاي كاربران را در مرحله‌ي اول به صورت نرم‌افزاري روي كامپيوتر آن‌ها نصب كنيم و تنها در مواردي كه احتياج داريم از تلفن‌هاي سخت‌افزاري مخصوص VOIP استفاده كنيم .

در اين حالت با افزايش تعداد كاربران مشكلي ايجاد نخواهد شد و علاوه بر بهره‌مندي از امكانات بسيار جذاب مراكز تلفني VOIP (ويپ) مي‌توانيم مركز تلفني خود را در آينده متناسب با تغييرات و نياز‌هاي سازمان خود گسترش دهيم .

همانطور كه از مطالب فوق متوجه شديد ، تهيه و پياده‌سازي يك مركز تلفن VOIP به ما اين امكان را مي‌دهد تا هزينه‌هاي راه‌اندازي مركز تلفن خود را به صورت كاملا انعطاف‌پذير مديريت كنيم و در آينده براي توسعه مركز تلفن خود مشكلي نداشته باشيم .

برآورد هزينه هاي نصب و راه اندازي VOIP
حال مي‌خواهيم هزينه راه اندازي VOIP (ويپ) را براي يك سازمان متوسط برآورد نماييم ،

راه اندازي VOIP و هزينه تهيه گيتوي يا كارت براي خطوط شهري
براي اتصال خطوط تلفن شهري به مركز تلفن خود بايد از گيتوي‌ها و يا كارت‌هاي تلفني استفاده نماييد . در صورتي كه ۴ خط شهري داشته‌ باشيد ، هزينه خريد گيتوي يا كارت از حداقل قيمت ۱٫۵ ميليون تومان شروع مي‌شود (البته در زماني كه من در حال نوشتن اين مقاله هستم) . اين مبلغ با داشتن ۸ خط شهري تا حدود ۳ ميليون تومان نيز افزايش مي‌يابد . بديهي است كه تغيير برند و در نتيجه تغيير كيفيت ساخت گيتوي قيمت آن را تغيير خواهد داد . براي اطلاع از انواع كارت ها و گيتوي هاي VOIP و كاركرد آن‌ها مي‌توانيد به مقالات آموزش ويپ و نرم افزار CRM در سايت ما رجوع نماييد .
هزينه تهيه سرور براي راه اندازي مركز تلفني VOIP
تهيه يك سرور براي راه‌ اندازي مركز تلفن ويپ ضروري مي‌باشد . البته بايد در نظر داشته باشيد كه معمولا در سازمان‌ها و ادارات سرور‌هايي براي اجراي سرويس‌هاي لازم درون شبكه به صورت مجازي‌سازي وجود دارند كه مي‌توان از آن‌ها براي ايجاد يك ماشين مجازي و نصب مركز تلفن ويپ استفاده نمود . پس عملا تهيه سرور VOIP براي شما هيچ هزينه اي در بر نخواهد داشت .
هزينه خريد تلفن‌هاي كاربران در فرآيند نصب و راه اندازي ويپ
براي كاهش هزينه‌هاي راه اندازي VOIP مي‌توانيد در فاز اوليه راه اندازي از سافت‌فون‌ها يا تلفن‌هاي نرم‌افزاري استفاده نماييد كه به صورت رايگان در دسترس مي‌باشند . ولي در صورتي كه قصد خريد تلفن‌هاي سخت افزاري يا IP PHONE را داشته باشيد قيمت حدودي آن‌ها از مبلغ ۳۰۰ هزار تومان شروع مي‌شود و با افزايش كيفيت برند و كارايي افزايش مي‌يابد .
هزينه راه اندازي ويپ در زير ساخت تلفني
همانطور كه ذكر شد مركز تلفن ويپ از زيرساخت شبكه‌هاي كامپيوتري براي ارائه سرويس استفاده مي‌نمايد . بر خلاف مراكز تلفني آنالوگ ، براي راه اندازي مركز تلفن ويپ نيازي به راه اندازي زيرساخت مجزا نخواهيد داشت ، كه همين امر ميزان هزينه راه اندازي ويپ را به ميزان چشم‌گيري كاهش مي‌دهد .
هزينه نصب و راه اندازي VOIP
هزينه راه اندازي مراكز تلفني ويپ ، توسط سازمان‌ها و متخصصين بسيار متفاوت تعيين مي‌شود ، تا جايي كه براي تعيين قيمت مي‌توان بازه‌ي ۱ تا ۱۰ ميليون تومان را در نظر گرفت . در ادامه به برخي از اين پارامترها اشاره مي‌كنيم :
سرويس‌ها و تنظيماتي كه روي مراكز تلفني راه اندازي مي‌شود ( شامل ماژول‌ها و نرم‌افزار‌ها )
كيفيت راه اندازي مركز تلفني ( تامين امنيت مركز تلفن ، راه اندازي اصولي مركز تلفن و …. )
پشتيباني ارائه شده توسط شركت
تجربه و رزومه كاري سازمان
انصاف و اصول اخلاقي
بهترين CRM
همانطور كه در ليست برآورد فوق مشاهده مي‌نماييد ، با وجود امكانات فراواني كه مراكز تلفني ويپ در اختيار شما قرار مي‌دهند ، براي راه اندازي يك مركز تلفني VOIP پارامتر‌هاي گوناگوني را براي مديريت و كاهش هزينه‌ها در اختيار داريد . اين در حالي است كه تهيه يك مركز تلفن كاملا ابتدايي آنالوگ كه تنها پاسخگوي نياز‌هاي اوليه يك سازمان باشد ، بدون در نظر گرفتن گوشي‌هاي تلفن‌ ، زيرساخت تلفني و هزينه نصب ، براي ۸ خط شهري و ۲۴ تلفن داخلي در اين تاريخ حدود ۴ تا ۶ ميليون تومان خواهد بود !!
سازماندهي سيستم تلفني و افزايش بهره‌وري سازمان به كمك VOIP
موضوع هزينه‌ها فقط به هزينه راه اندازي مركز تلفن خلاصه نمي‌شود . يكي از نكاتي كه يك شركت بايد در انتخاب مركز تلفني در نظر بگيرد اين است كه با توجه به هزينه‌اي كه براي راه اندازي يك مركز تلفن پرداخت مي‌كند چه تغييراتي در هزينه‌هاي جاري شركت ايجاد مي‌شود ؟ و يا اين كه كدام راهكار مي‌تواند علاوه بر رفع نياز‌هاي تلفني موجود ، كيفيت سرويس‌دهي و در نتيجه بهره‌وري سازمان را افزايش دهد ؟

در پاسخ به اين سوال‌ها مي‌توان سريعا سيستم تلفني VOIP را معرفي نمود . همانطور كه در مقاله ” ويپ چيست ؟ ” گفته شد به طور كلي مراكز تلفني تحت شبكه به دليل استفاده از تكنولوژي ديجيتال قابليت‌هاي بي‌نظيري مانند ارسال پيام خوش‌آمد گويي ، ايجاد سيستم نظر‌سنجي از مشتري و …. را در اختيار كاربران قرار مي‌دهد كه مجموع همه‌ي اين قابليت‌ها باعث افزايش كيفيت سرويس‌‎دهي و در نتيجه افزايش رضايت مشتري و درآمد خواهد شد . اين در حالي است كه مراكز تلفني آنالوگ در بسياري از موارد فقط مي‌توانند نياز‌هاي اوليه تلفني يك سازمان را برطرف كنند .
كاهش هزينه‌هاي مخابراتي با راه اندازي VOIP
همانطور كه در مقاله بررسي مزايا و امكانات ويپ مطرح شد ، هنگامي كه در يك سازمان و يا بين شعبات از تجهيزات و ادوات داخلي شركت براي تماس‌هاي داخلي بين همكاران استفاده مي‌شود ، هزينه‌هاي تلفني به صورت چشمگيري كاهش پيدا مي‌كند . اين روند در مركز تلفن VOIP مي‌تواند تاثير قابل توجهي در كاهش هزينه‌هاي سازمان داشته باشد .

با توجه به نكاتي كه در مورد هزينه راه اندازي VOIP (ويپ) در مقايسه با سيستم تلفني آنالوگ مطرح شد و قابليت‌هايي كه در ازاي پرداخت هزينه براي يك سيستم تلفني VOIP به دست مي‌آوريم مي‌توان گفت در بسياري از موارد راه اندازي يك مركز تلفن VOIP مي‌تواند انتخاب بسيار مناسبي براي پياده‌سازي يك سيستم تلفني باشد . اين سيستم با توجه به قابليت‌هاي بي‌نظيري كه براي داخل و خارج از سازمان فراهم مي‌كند و قابليت مديريت هزينه‌اي كه در اختيار ما قرار مي‌دهد بدون شك انتخاب اول و آخر خواهد بود .

شما عزيزان مي‌توانيد در صورت وجود هرگونه سوال و يا ابهام در مورد سيستم‌هاي تلفني ويپ و هزينه‌هاي راه اندازي آن با ويپينگ تماس گرفته و سوالات خود را با متخصصين ما در ميان بگذاريد .

براستي سيستم‌هاي PBX چيست و امروزه چه نقشي در توسعه كسب‌و‌كارها دارند ؟ امروز مي‌خواهيم درباره‌ي سيستم‌هاي تلفني PBX صحبت كنيم . حتما” اين اسم را قبل تر از اينها شنيده‌ايد اما شايد آشنايي دقيقي با آن نداشته باشيد . از شما دعوت مي‌كنم تا انتهاي اين مقاله همراه ما باشيد تا با معاني و كارايي PBX ها بيشتر آشنا شويد .

PBX  مخفف سه واژه‌ي Private Branch Exchange است . ( لطفا سعي بر ترجمه نكنيد كه هيچ معني نمي‌دهد !!! ) PBX ها طي چند سال اخير نقش بسزايي در ارتباطات سازمان‌هاي كوچك و بزرگ داشته است . مي‌توان گفت مهمترين وظيفه يك سيستم PBX اين است كه كليه‌ي منابع تلفن گويا سازمان‌ها ، مثل خطوط تلفن شهري را براي تعداد زيادي مصرف كننده به اشتراك مي‌گذارند لذا سازمان نيازي ندارد كه از تعداد زيادي خط تلفن شهري استفاده كند . در واقع با تعداد اندكي خط تلفن شهري مي‌توان تمامي اتاق‌ها و ميز‌هاي كارمندان را پوشش تلفني داد . براي مثال فرض كنيد سازماني كه ۲۰ خط تلفن شهري دارد ، PBX  مي‌تواند اين خطوط را براي ۲۰۰ پرسنل به راحتي به اشتراك گذاشته تا تمامي آن‌ها به تمامي خطوط شهري دسترسي داشته باشند .
ساختار PBX چيست ؟
PBX  از نرم افزار يا سخت افزار‌هايي تشكيل شده كه به PSTN  (خطوط تلفن شهري كه از طرف مخابرات ارائه مي شود) متصل است . در ارتباطات سازمان‌ها ايستگاه‌ها يا نقاطي وجود دارند كه به آنها  end point  مي‌گويند . به عنوان مثال تلفن روي ميز ، دستگاه فكس يا دستگاه كارت خوان نمونه‌هايي از end point هستند . هدف كار PBX ها پوشش تلفني همين end point ها مي‌باشد .

با راه‌انداري PBX ، ارتباطات سازمان‌ها بهبود يافته و در هزينه‌ها نيز صرفه جويي مي‌شود . PBX كارمندان را قادر مي‌سازد تا با شماره‌گيري حداكثر ۲ يا ۳ يا ۴ عدد ، با ديگر همكارانشان در درون سازمان تماس گيرند . نكته‌ي حائز اهميت آن است كه كليه‌ي تماس‌هاي داخل سازماني كاملاً رايگان مي‌باشد . همانطور كه در بالا گفتيم PBX امكان تقسيم خطوط شهري را دارد .

اينكه هر سازمان به چند خط تلفن شهري نياز دارد به عواملي مثل طول زمان مكالمات ، تجربه‌ي قبلي از ميزان تعداد مكالمات ، بيشترين تعداد تماس‌هاي همزمان و اينكه خطوط شهري به چند خط درون سازماني بايد تقسيم شوند بستگي دارد . براي مثال يك سازمان بزرگ كه تعداد زيادي مشتري و تماس گيرنده دارد بيش از يك سازمان كوچك نياز به خط تلفن شهري دارد .

اجزاء تشكيل دهنده ي PBX
باكس يا كابينت براي اجزا تشكيل دهنده و متعلقات داخلي
برد مركزي براي برقراري ارتباط تماس هاي ورودي و خروجي
سخت افزار مورد نياز جهت اتصال با PSTN
end point مثل تلفن روي ميز، دستگاه فكس، دستگاه كارت خوان
تامين كننده برق (Power)
تاريخچه PBX  از گذشته تاكنون
به قديمي‌ترين سيستم PBX ، سوييچ برد نيز مي‌گويند . اين سيستم قديمي نياز به فردي به عنوان اپراتور داشت . در اين سيستم قديمي هر تماس از بيرون به سازمان ابتدا به اپراتور وصل مي‌شد و او تماس را به شخص يا واحد مورد نظر تماس گيرنده ، ارتباط مي‌داد . درواقع اين كار توسط اپراتور انساني انجام مي‌شد و او بود كه تماس ورودي را به بخش مربوطه ارتباط مي‌داد . همينطور اگر كارمندي مي‌خواست تماسي به بيرون از سازمان داشته باشد ، ابتدا بايد به اپراتور وصل مي‌شد ، سپس اپراتور او را به يك خط شهري آزاد (خطي كه در حال مكالمه نبود) ارتباط مي‌داد .  حال فرض كنيد سازماني كه تعداد تماس‌هاي بسيار زيادي داشته است ، نياز داشت تا ده ها اپراتور جهت ايجاد هماهنگي تلفن‌هاي سازمان استخدام كند . با گذشت زمان سوييچ‌هاي دستي جاي خود را به سوييچ‌هاي الكترومغناطيسي و سپس الكترونيكي دادند .

معرفي  IP PBX
جديدترين سيستم PBX همخواني با تلفن‌هاي تحت شبكه دارند (به  IP phoneروي ميز نيز وصل مي شوند) . در اين سيستم end point ديگر آن به جاي خطوط PSTN سنتي ، SIP Trunks مي‌باشد . به مجموعه تشكيل شده از PBX و تلفن تحت شبكه ، IP PBX  مي‌گويند .

تفاوت‌هاي ON-PREMISE PBX و HOSTED PBX
سيستم PBX مي‌تواند درون سازمان قرار گيرد كه به آن on-premise PBX مي‌گويند ، يا در اختيار سرويس‌دهنده (اپراتور) باشد كه به آن hosted PBX مي‌گويند . در سيستم hosted PBX ، سرويس‌دهنده خدمات را بر بستر Cloud ارائه مي‌دهد و سرويس‌گيرنده با اتصال به آن مي‌تواند از امكانات ارائه شده توسط اپراتور استفاده كند .

سازمان‌هاي بزرگ معمولاً PBX و ماژول‌هاي مورد نيازشان را خريداري مي‌كنند درحالي كه اين كار براي سازمان‌هاي كوچك توجيه اقتصادي ندارد و آنان امكانات مورد نيازشان را از طريق سيستم Cloud دريافت كرده و تمامي مسائل مربوط به پشتيباني نيز توسط اپراتور انجام مي‌شود .

نكته : PBX hosted  و PBX on-premise در كليه‌ي قابليت‌ها و امكانات با يكديگر مشابه هستند .

تعريف ANALOG PBX ومقايسه ي آن با IP PBX
سيستم آنالوگ پشتيبان كننده‌ي تلفن‌هاي معمولي (تلفن هاي قديمي و موجود در بازار) مي‌باشد . ارتباطي كه از طريق كابل‌هاي مسي بين PBX و شبكه‌ي مخابرات برقرار مي‌شود و انجام هر عمليات جديد يا تغييرات مستلزم صرف نمودن زمان بيشتري نسبت به IP PBX مي‌باشد . راه‌اندازي سيستم آنالوگ ساده است اما انعطاف‌پذيري و توسعه‌پذيري آن خير . همينطور ماژول‌ها و امكانات را مي‌توان به سيستم آنالوگ اضافه كرد اما نمي‌توان بين آنها و ارتباطات ديجيتالي مانند پيام فوري و اشتراك گذاري صفحات ، ارتباط مناسبي ايجاد نمود . ايجاد هرگونه تغيير در سيستم آنالوگ براي تنظيمات و سازماندهي سيستم و ايجاد امكانات جديد به زمان زيادي نياز دارد .

IP PBX نسبت به نمونه‌هاي آنالوگ بسيار انعطاف پذيرتر است و در اين سيستم ارتباط IP PBX با تلفن‌هاي تحت شبكه است و به جاي  استفاده از سيم‌هاي مسي از فيبر نوري استفاده مي‌شود .

براي ايجاد ارتباط بين PSTN با PBX و برقراري تماس هاي IP ، سيستم‌هاي SIP trunk طراحي شدند كه وظيفه‌ي آن برقراري مكالمات بر بستر شبكه مي‌باشد و تماس‌هاي صوتي مستقيماً بر پايه‌ي شبكه برقرار مي‌شوند .

همچنين در IP PBX صفحه‌اي براي تنظيمات پيكربندي سيستم طراحي شده كه از طريق آن مي‌توان تمامي تنظيمات و تغييرات را به راحتي و به شكل آنلاين انجام داد . اضافه نمودن امكانات و تغييرات جديد بدون نياز به اينكه متخصصي از سمت اپراتور به محل اعزام شود به شكل آنلاين امكانپذير مي‌باشد . اگر PBX روي فضاي ابري يا نزد سرويس‌گيرنده باشد نيز ، درخواست خطوط جديد از مركز مخابرات عمومي حداكثر طي چند ساعت امكانپذير خواهد بود و اين درخواست سخت و پيچيده‌اي نخواهد بود (كه البته باز هم به دليل امكانات بالاي مخابرات ايران اين امر در زماني بيش از چند ساعت به طول مي‌انجامد) . با گسترش تماس‌ها از طريق VOIP ، PBX امكانات زيادي به خود گرفته است . اين امكانات عبارتند از امكانات ديداري مثل تماس تصويري ، فكس از طريق IP ، پيام فوري و … كه باعث ايجاد ساختاري بهتر در ارتباطات سازمان‌ها هستند .

ممنون كه تا انتهاي اين مقاله با ما همراه بوديد . منتظر مقالات بعدي ما در حوزه‌ي VOIP و مركز تلفن باشيد .

مقايسه امنيت HOSTED IP PBX و ON-PREMISE IP PBX
هدف از ارايه اين مقاله مقايسه امنيت Hosted IP PBX و on-premise IP PBX مي‌باشد چرا كه اين روزها بحث و جدال ميان طرفداران hosted IP PBX و  on-permise IP PBX همچنان ادامه دارد . با توجه به اينكه هر يك از اين دو سيستم مزايا و معايب خود را دارند ، با‌هم به بررسي هر يك مي‌پردازيم .

آنچه مشخص است ، تعمير و نگهداري سرويس hosted (سيستمي كه اپراتور خدمات را بر بستر  cloud ارائه مي‌دهد‌) بسيار راحت‌تر و از لحاظ هزينه براي مصرف كننده مقرون به صرفه‌تر مي‌باشد .  چرا كه نياز به تهيه سخت افزارهاي گران قيمت نيست . همينطور اگر اپراتوري نتوانست خواسته‌ي شما را برآورده سازد ، با تغيير اپراتور و استفاده از اپراتور ديگري بر بستر cloud ، مي توانيد سرويس مورد نيازتان را از پشتيباني VOIP دريافت نماييد .

درمقابل ، راه‌اندازي سيستم  on-permise نياز به سرمايه‌گذاري بيشتري دارد . در حال حاضر براي سازمان‌هاي كوچك ، استفاده از اين سيستم توجيه اقتصادي ندارد . اما به دليل مسائل امنيتي ، بسياري از سازمان هاي بزرگ تمايل دارند تا كليه‌ ي سخت افزار‌ها نيز درون سازمانشان قرار گيرد . همينطور علاوه بر هزينه ، معيارهايي مانند تعميرات و پشتيباني نسبت به امنيت ، براي اكثر سازمان‌ها در اولويت قرار دارد.
بررسي امنيت در سيستم  ON-PERMISE IP PBX
همانطور كه از نامش مشخص است ، سخت افزارهاي اين سيستم داخل سازمان قرار مي‌گيرد . كليه‌ي مسائل مربوط به راه اندازي ، تعميرات و تنظيمات بدون نگراني از نظر امنيت امكانپذير است . اين سيستم بيشتر براي سازمان‌هايي مناسب است كه مقررات خاصي دارند و نمي‌توانند بحث امنيت اطلاعات سازمان و مشتريان را ناديده گيرند . ارجحيت سازمان‌هايي مانند بانك‌ها ، بيمه‌ها و … اين است كه كليه‌ي سخت افزار‌ها و سرورها را در سازمان خود نگهداري نمايند .

بررسي امنيت در سيستم HOSTED IP PBX
با نگاهي متفاوت مي‌توان گفت سيستم‌هاي hosted از لحاظ مسائل امنيتي گزينه‌ي مناسب‌تري براي سازمان هاي كوچكي كه سيستم امنيتي ندارند و توانايي مراقبت از تجهيزات تحت شبكه سازمان خود را ندارند ،‌ مي‌باشد . چرا كه اپراتورها ، خود تمامي مراقبت‌هاي امنيتي از سيستم‌ها و اطلاعات مجموعه‌ را انجام مي‌دهند و ديگر نگراني از اين بابت وجود نخواهد داشت .

تهديد امنيتي غير قابل انكار براي هر دو سيستم
با توجه به نكاتي كه ذكر شد ، در هر دو اين سيستم‌ها ، امنيت سيستم شما به طور كامل تامين نمي‌شود . چرا كه در صورت اتصال هر يك از كاربران سازمان به اينترنت ، ارتباطي بين شبكه تلفني داخلي با دنياي بيرون برقرار خواهد شد و همين اتصال باعث به خطر افتادن امنيت سيستم تلفني خواهد شد . مشكل اينگونه تهديدات نسبت به سيستم‌هاي سنتي آن است كه اينگونه تهديد‌ها از طريق اينترنت انجام مي‌شود و هر هكري در هر جايي از دنيا مي‌تواند تهديدي براي مجموعه‌ي شما به حساب آيد . اين نوع حملات معمولا SIP trunk هاي سازمان شما را مورد هدف قرار داده و چنانچه دستيابي هكرها با موفقيت به منابع سيستم تلفني شما برقرار شود ، بدون شك آن ماه جز بدترين ماه‌هاي زندگي شما خواهد بود چرا كه هزينه سرسام‌آور قبض تلفن كمرتان را خم خواهد كرد . و اين براي هردو سيستم مشترك است‌.
چگونه از اطلاعات سازمان خود محافظت كنيد؟
صرف‌نظر از اينكه از چه سيستمي استفاده مي‌كنيد ، برخي راهكارها مي‌توانند امنيت سيستم شما را تا حد زيادي تامين كنند . به عنوان مثال ، بسياري از سازمان‌ها عمليات رمز‌گذاري برنامه‌ها و فايل‌ها را كار بيهوده‌اي مي‌دانند . اما با همين رمز‌گذاري حتي اگر اطلاعات شما سرقت شود ، بسياري از اطلاعات مفيد از سيستم سازمان خارج نخواهد شد . البته اين نكته را بايد در نظر داشت كه  عمليات رمز‌گذاري ، صرفا مانع  عبور اوليه  به سيستم مي‌شود و اگر هكر رمز اوليه را يافت ، ديگر به كليه‌ي اطلاعات دسترسي خواهد داشت .

براي حل اين مشكل ، استفاده از ابزارهاي حفاظتي به صورت لايه‌اي توصيه مي‌شود . اين بدان معناست كه اگر از چند سيستم حفاظتي در لايه‌هاي مختلف استفاده كنيم ، در صورت عبور هكرها از يك لايه ، لايه‌هاي امنيتي ديگر ، مانع دسترسي به اطلاعات سازمان مي‌شود . در هر صورت ، چنانچه شما از هر‌يك  از اين دو سيستم استفاده كنيد ،  با اندكي برنامه‌ريزي مي‌توانيد از كليه‌ي مشكلات قابل پيش‌بيني در ‌امان باشيد و بسياري از مسايل امنيتي را برقرار نماييد تا سيستم‌ها و سرورهاي شما در امنيت بيشتر و با مشكلات كمتري كار خود را ادامه دهند .

در اين مقاله مي‌خواهيم راه اندازي مركز تماس و يا Call Center را به عنوان يك ابزار مهم و مديريتي در سازمان‌ها و شركت‌هايي كه واحد پاسخ گويي حرفه‌اي به مشتريان دارند مورد بررسي قرار دهيم و ببينيم به راستي چه چيز باعث مي‌شود از راه اندازي كال سنتر جامع و با كيفيت به عنوان يكي از مهم‌ترين قدم‌هاي افزايش بهره‌وري و بالا بردن راندمان يك سازمان در واحد پاسخ گويي به مشتريانش ياد شود . همچنين مي‌خواهيم دلايل وجود قيمت‌ها و هزينه‌هاي گوناگون براي راه اندازي مركز تماس را در يك سازمان بررسي نماييم تا تمامي ابهامات شما عزيزان در مورد هزينه راه اندازي مركز تماس  را برطرف نماييم . پس با ما همراه باشيد .
منظور از راه اندازي مركز تماس يا CALL CENTER چيست ؟
شايد بهتر باشد قبل از بررسي مزايا و هزينه ها ابتدا منظورمان از راه اندازي مركز تماس را بررسي كنيم ! به طور خلاصه مي‌توان گفت منظور از راه اندازي كال سنتر يعني راه اندازي يك سرويسي كه بتوانيم به كمك آن تمامي تماس‌هاي ورودي سازمان را از يك نقطه به صورت متمركز مديريت كنيم ، طوري كه تمامي تماس‌هاي دريافتي با سرعت بالا و كيفيت مناسب توسط كارشناسان پاسخ داده شود . به عنوان مثال فرض كنيد در يك شركت مي‌خواهيم سناريويي را راه اندازي كنيم تا بتوانيم به كمك آن تمامي تماس‌هايي كه با كارشناسان فني شركت گرفته مي‌شود در يك صف انتظار قرار گرفته و به نوبت به اپراتور‌هاي فني متصل شوند . براي اجراي اين سناريو بايد با توجه به نياز‌ها و توقع‌هايي كه داريم يك Call Center با ويژگي‌هاي لازم را انتخاب كرده و پس از برآورد و بررسي هزينه هاي آن ، اقدام به راه اندازي آن نماييم .

مزايا و كاربرد‌هاي راه اندازي CALL CENTER
پس از اين كه مفهوم كلي راه اندازي Call Center در يك سازمان را متوجه شديم مي‌خواهيم ويژگي‌ها و مزايايي كه يك مركز تماس با كيفيت و استاندارد به سازمان يا كسب و كار ما اضافه مي‌نمايد را بررسي نماييم .

زماني كه شما به عنوان يك مشتري با يك سازمان تماس مي‌گيريد اولين ديدي كه شما نسبت به كيفيت سرويس‌دهي و خدمات آن سازمان پيدا مي‌كنيد نشات گرفته از كيفيت پاسخ‌گويي تلفني اپراتور‌ها و كارشناسان آن سازمان خواهد بود . بنابراين براي آن شركت بهتر است در زمان تماس ، مشتريان به جاي روبه‌رويي با خطوط اشغال و سيستم تلفني بي كيفيت ، با يك تلفن گوياي دقيق رو به رو شده و سپس در يك صف انتظار هوشمند قرار گرفته تا به اولين اپراتور سازمان براي راهنمايي متصل شوند . پس با يك حساب و كتاب حدودي مي‌توان گفت راه اندازي مركز تماس با كيفيت ، باعث افزايش رضايت مشتري و افزايش رضايت مشتري ، باعث افزايش بهره‌وري شركت خواهد شد .

مثالي كه در بالا به آن اشاره كرديم تنها يكي از قابليت‌هاي بي‌نظير راه اندازي Call Center مي‌باشد . در ادامه به برخي از مزيت‌ها و ويژگي‌هايي كه با پياده سازي آن در سازمان ايجا مي‌شود اشاره مي‌كنيم .

عدم وجود خطوط اشغال در زمان تماس مشتريان
افزايش سرعت پاسخ‌گويي به تماس‌هاي ورودي
تقسيم تماس‌هاي ورودي به صورت خودكار بين كارشناسان سازمان
قرارگيري مشتريان در صف انتظار موزيكال و اطلاع از مدت زمان حدودي انتظار
تهيه گزارش از وضعيت پاسخ‌گويي كارشناسان سازمان به تماس‌هاي ورودي شركت
….
خدمات ويپينگ براي راه اندازي مركز تماس
و اما VoiPing چه خدماتي براي راه اندازي Call Center ارائه مي‌دهد و مركز تماس ارائه شده چه ويژگي‌هايي دارد ؟

همانطور كه در ابتداي مقاله ذكر شد در ابتداي كار شما بايد متناسب با نياز‌هاي كسب و كارتان يك مركز تماس مناسب براي پياده سازي در سازمان خود انتخاب نماييد . اما ويژگي‌هاي يك مركز تماس بي‌نظير چيست ؟ و كال سنتر راه اندازي شده توسط ويپينگ كدام يك از اين ويژگي‌ها را در اختيار شما قرار مي‌دهد ؟

همانطور كه ذكر شد يكي از اولين و مهم‌ترين دلايلي كه باعث مي‌شود يك شركت اقدام به راه اندازي مركز تماس كند ، جلب رضايت مشتري و ساماندهي تماس‌هاي دريافتي شركت مي‌باشد . از اين رو شايد بتوان گفت يكي از مهم‌ترين ويژگي‌هاي يك Call Center حرفه‌اي ، ارائه گزارشات دقيق و جامع از وضعيت فعلي سيستم پاسخ‌گويي شركت مي‌باشد .

شركت ويپينگ يكي از برترين تامين كننده تجهيزات و ارائه كننده سرويس مركز تماس مي‌باشد ، مركز تماس ارائه شده توسط گروه VoiPing داراي يك پنل تحت وب براي دسترسي راحت كاربران مي‌باشد . شما توسط اين پنل مي‌توانيد به تمامي گزارشات و تنظيماتي كه مي‌خواهيد روي Call Center خود پياده‌سازي نماييد دسترسي داشته باشيد . برخي از ويژگي‌هاي موجود در مركز تماس گروه ويپينگ كه باعث توسعه سيستم تلفني سازمان شما و در نتيجه بهبود كيفيت پاسخگويي شركت مي‌شود به شرح ذيل است :

اتصال راحت به نرم افزار CRM موجود در شركت
معرفي كارشناس پاسخگو يا اعلام كد اپراتوري
سيستم تماس گير خودكار و ارسال پيامك صوتي
ارائه انواع داشبورد‌هاي مديريتي از تماس‌‎هاي ورودي
ارائه انواع Wallboard‌ها براي وضعيت فعلي مركز تماس
راه اندازي مركز تماس به صورت Pilot و رايگان براي تست امكانات موجود
مديريت تماس‌هاي بهمني و شرايط بحران به صورت هوشمند و يا دستي
ارائه انواع گزارشات لازم براي بررسي پارامتر‌ها و فاكتور‌هاي استاندارد مركز تماس
راه اندازي سيستم نظرسنجي مشتريان براي بررسي نحوه پاسخ‌گويي كارشناسان
ارائه انواع گزارشات پرسنلي به جهت مميزي عملكرد كارشناسان و اپراتور‌هاي مركز تماس
…
در زير به بررسي برخي از فاكتور‌هاي استاندارد در مركز تلفني پويا ميپردازيم .

ميانگين مدت زمان انتظار تماس گيرندگان در صف انتظار
با اين پارامتر مي‌توانيد متوجه شويد كه مشتريان چه مدت زماني را بايد در صف انتظار سپري كنند تا كارشناسان شما پاسخ‌گوي آن‌ها باشند . اين پارامتر به شما كمك مي‌كند تا راندمان پاسخگويي مركر تماس شركت را اندازه‌گيري نماييد .

ميانگين دفعات حل مشكل مشتري در اولين تماس
بهتر است مشتريان بتوانند با يكبار تماس يا سازمان شما پاسخ سوالات خود را گرفته و مشكل خود را حل كنند . اين كار باعث مي‌شود تا رضايت مشتريان از سازمان بالا برود .

ميزان رضايت مشتريان از نحوه پاسخ‌گويي كارشناسان
به كمك نتيجه‌ي به دست آمده از ماژول نظرسنجي مركز تماس شركت ، شما مي‌توانيد ميزان رضايت مشتريان خود را از نحوه پاسخ‌گويي هر كارشناس به دست آوريد . اين آمار به شما كمك مي‌كند تا علاوه بر مديريت نحوه پاسخ‌گويي كارشناسان ، مشكلات و نقاط ضعف كال سنتر شركت خود را متوجه شويد .

آمار دقيق ترافيك تماس‌هاي ورودي
شما به كمك اين پارامتر مي‌توانيد از نحوه توزيع ترافيك بين كارشناسان خود مطلع شويد و علاوه بر اين برنامه ريزي دقيقي براي ساعات كاري با ترافيك تماس بالا داشته باشيد .

مديريت تماس‌هاي بهمني
زمان وقوع تماس‌هاي بهمني بهتر است از همه لحاظ آماده باشيد . تعداد بسيار زياد تماس‌هاي تلفني در يك شركت علاوه بر خستگي و فشار كاري روي كارشناسان ، نارضايتي مشتريان را نيز در پي دارد . بنابراين بهتر است قابليت‌هايي را براي مديريت چنين وضعيتي در نظر گرفته باشيد .

وجود ربات تماس گير خودكار در مركز تماس ويپينگ
بله درست است ! شما بايد علاوه بر تماس‌هاي ورودي سازمان خود ، از تماس‌هاي خروجي شركت نيز براي به دست آوردن يك آمار دقيق از نحوه عملكرد ، ميزان رضايت مشتري و …. استفاده نماييد . ربات‌هاي تماس گير خودكار به شما كمك مي‌كند تا با تماس با كاربران مورد نظر شما و اتصال آن‌ها به بخش‌هاي مختلفي مانند نظرسنجي‌ها ، تبليغات و اطلاع رساني‌ها و …. علاوه بر به دست آوردن يك آمار دقيق از عملكرد شركت ، بهره‌وري سازمان خود را نيز افزايش دهيد .
هزينه راه اندازي مركز تماس
پس از اين كه با مفهوم و مزاياي راه اندازي كال سنتر آشنا شديد ممكن است به فكر پياده‌سازي اين سرويس بي‌نظير در سازمان خود افتاده باشد ، اما بديهي است كه قبل از هر اقدامي بايد يك برآورد دقيق و كامل از هزينه راه اندازي مركز تماس به دست آوريد . بنابراين در اولين قدم بايد ببينيم كه دلايل وجود اختلاف قيمت در راه اندازي يك كال سنتر جامع و با كيفيت چيست ؟ و چگونه مي‌توان به قيمت حقيقي و درست پياده‌سازي اين سرويس پي برد ؟

ويژگي‌هاي مركز تماس
همانند بسياري از محصولات مجازي و فيزيكي ديگر ، اولين پارامتري كه باعث وجود اختلاف هزينه راه اندازي Call center مي‌شود ، ويژگي‌هاي سيستم راه‌ اندازي شده مي‌باشد . به عنوان مثال هنگامي كه مي‌خواهيد اقدام به راه اندازي مركز تماس كنيد اگر به سرويس‌هاي ويژه‌اي مانند پياده‌سازي نظرسنجي مشتريان ، معرفي يا اعلام كد اپراتور و …. احتياج داريد قطعا بايد براي پياده‌سازي سناريوي مورد نظر خود هزينه بيشتري را پرداخت نماييد تا زماني كه صرفا به يك صف انتظار براي پاسخگويي مشتريان احتياج داريد .

كيفيت قطعات سخت‌افزاري كال سنتر
به عنوان دومين پارامتر براي بررسي هزينه راه اندازي مركز تماس نيز به كيفيت و برند سخت‌افزار اشاره نمود . وجود اختلاف قيمت بين قطعات و تجهيزات مشهور و با كيفيت نسبت به برند‌هاي ميان‌رده بازار امري بديهي مي‌باشد .

پشتيباني و خدمات پس از فروش Call Center
سومين پارامتري كه مي‌توان از آن براي پي‌بردن به علت اختلاف هزينه راه اندازي مركز تماس استفاده نمود مسئله‌ي پشتيباني و خدمات پس از فروش مي‌باشد . از آنجايي كه تلفن در يك سازمان همواره يكي از مهم‌ترين راه‌هاي ارتباط با مشتريان مي‌باشد ، مي‌توان گفت بروز اختلال در مركز تماس ، هر قدر هم كوتاه مي‌تواند به راندمان شركت ضربه وارد كند . بنابراين همواره بهتر است موضوع پشتيباني و خدمات پس از فروش را در هنگام راه اندازي كال سنتر جدي بگيريم .

اميدواريم كه اين مقاله توانسته باشد پاسخ‌گوي ابهامات و سوالات شما عزيزان باشد . در صورت وجود هرگونه سوال مي‌توانيد با كارشناسان شركت VoiPing تماس گرفته و ابهامات و مشكلات خود را با پشتيباني VOIP درميان بگذاريد .

پيش از اينها در مورد مزاياي VOIP صحبت كرده بوديم . امروز به دلايل بيشتر براي مهاجرت از سيستم سانترال به VOIP مي‌پردازيم .

با پيشرفت تكنولوژي روز ، بسياري از سازمان‌ها در حال ارتقاء سيستم‌هاي ارتباطي خود هستند . جالب است بدانيد كه در ارتقاء ارتباطات مخابراتي ، بيشترين اين ارتباطات از سيستم‌هاي قديمي ، به voip ارتقا پيدا مي‌كنند .

حال ۱۰ دليل براي اينكه چرا بايد سيستم قديمي سازمان‌ها به voip  ارتقاء يابد را بررسي مي‌كنيم :

۱- با VOIP ، تحولي در جدول هزينه‌هاي تماس خود ايجاد كنيد !
از آنجايي كه با استفاده از voip ، براي برقراري تماس‌ها و ارسال داده‌ها ، از اينترنت استفاده مي‌شود ، كليه‌ي تماس‌هاي درون سازماني و بين سازمان‌هاي دارنده‌ي voip كاملا” رايگان خواهد بود .

همينطور ارتباط تلفني با ساير كشورها و سازمان‌هايي كه voip دارند به صورت كاملا” رايگان برقرار مي‌شود . در نتيجه هزينه‌هاي قبض تلفن سازمان‌ها به شدت كاهش مي‌يابد و در نتيجه ديگر دغدغه‌اي بابت قبوض تلفن سازمان نخواهيد داشت .

۲- نيازي به پرداخت هزينه بابت نگهداري از VOIP-PBX نيست !
در صورت استفاده از voip در محل سازمان ، هر‌گونه نگهداري از سيستم توسط خود سازمان انجام مي‌شود . اين تغييرات يا اضافه نمودن امكانات به سيستم نيازي به پرداخت هزينه‌ي اضافي نخواهد بود . حال فرض كنيد بخواهيد voip را بر بستر cloud دريافت نماييد ، در نتيجه اگر نياز به تغيير يا پشتيباني از سيستم داشته باشيد ، ارائه دهنده سيستم ، آن تغييرات را انجام مي‌دهد و سازمان ، بابت پشتيباني و نگهداري مستلزم پرداخت هزينه است .

۳- بدون نياز به تهيه‌ي سخت افزار جديد !
عموما” براي تغيير يا ارتقاء هر سيستمي به سيستم بهتر و بروز‌تر ، سازمان‌ها مي‌بايست هزينه‌هاي گزافي پرداخت نمايند . اما جالب است بدانيد اگر voip را از سرويس دهندگاني كه خدمات را بر بستر voip ارائه مي‌دهند تهيه كنيد ، بابت هيچ‌گونه سخت‌افزاري نياز به پرداخت نخواهد بود و شما تنها بابت دستگاه‌هاي تلفن گويا تحت شبكه هزينه پرداخت مي‌كنيد . از طرفي ساده‌ترين مدل‌ تلفن‌هاي تحت‌شبكه نيز تا حد كمي قابل ارتقاء از لحاظ نرم افزاري هستند كه اين باز از هزينه هاي شما مي‌كاهد .

۴- ارسال اتوماتيك تماس هاي صوتي به ايميل!
آيا تا به حال فكر كرده‌ايد كه زمان زيادي صرف مطالعه‌ي ايميل ها مي‌شود ؟ ديگر با voip تمامي پست‌ها ، تلفن‌ها و پيام‌هاي صوتي به ايميل شما نيز ارسال مي‌گردد و هميشه يك بانك اطلاعاتي مناسب و جامع از كليه‌ي تماس‌ها خواهيد داشت .
۵- دستگاه فكس را از روي ميز خود جمع كنيد !
سيستم فكس ممكن است قديمي به نظر رسد اما برخي از كسب و كارها به آن نياز دارند و نمي‌توان منكر اين موضوع شد . دستگاه فكس ، خود نياز به سرويس و نگهداري دارد و اين مستلزم پرداخت هزينه است . همينطور براي ارسال و دريافت فكس ، كاغذ زيادي مصرف خواهد شد . جالب است بدانيد با voip ، شما دستگاه فكس نيز خواهيد داشت . با استفاده از  فكس ديجيتالي ، كليه‌ي فكس‌ها از طريق كامپيوتر و بدون مصرف كاغذ انجام خواهد گرفت .

۶- يكپارچه سازي صداها در تمامي نرم افزار هاي سازمان
ممكن است در بخش‌هاي مختلف سازمان‌ از نرم‌افزار‌هاي مختلفي با قابليت‌هاي متفاوت استفاده شود (مثل سيستم‌هاي پيجر و نرم‌افزار‌هاي خاص برخي از سازمان‌ها ). با توجه به‌اينكه voip علاوه بر اتصال به شبكه ، قابليت اتصال به اينترنت را نيز دارد ، بسياري از قابليت‌ها و امكانات را ، مي‌توان بين آن و ديگر نرم افزارها به اشتراك گذاشت . مثلا” در بخش بازاريابي و فروش مي‌توان برنامه‌هاي نرم افزار CRM را با  VOIPارتباط داد و بسياري از فراخوان‌هاي سازمان براي مشتريان را با استفاده از VOIP انجام داد .

۷- مطمئن باشيد رضايتمندي مشتريان به حداكثر مي‌رسد !
مسلما هيچ يك از ما دوست نداريم تا حين تماس ، پشت خط بمانيم و يا تماس ما بين بخش‌هاي مختلف سازمان انتقال يابد . اين موضوع علاوه بر وقت گير بودن براي كارمندان سازمان‌ها ، مشتريان را خسته و كلافه مي‌كند . براي برطرف نمودن اين‌گونه مسائل ، سيستم‌هاي IVR بوجود آمده‌اند . اما تهيه‌ي اين سيستم ممكن است گاها” بسيار هزينه‌بر باشد ! حال خوب است بدانيد كه پشتيباني VOIP با كمترين هزينه‌ي ممكن ، كار سيستم IVR را انجام مي‌دهد و تماس‌هاي ورودي در ابتدا به اپراتور گويا وصل شده و با شماره گيري توسط تماس گيرنده ، او به بخش يا دپارتمان مورد نظر وصل مي‌شود . حتي اگر تماس گيرنده شماره داخلي بخش مورد نظر در سازمان را بداند ديگر نيازي نيست تا منتظر تلفن گويا باشد ! كافيست پس از شماره‌گيري شماره سازمان و برقراري ارتباط اوليه ، با شماره‌گيري داخلي مورد نظر به بخش مربوطه متصل شود .

۸- براي راه‌اندازي VOIP نگران صرف زمان طولاني نباشيد !
زمانبر بودن راه‌اندازي بسياري از تكنولوژي‌ها باعث مي‌شود تا سازمان‌ها از آن تكنولوژي صرف نظر كنند ! جالب است بدانيد براي ارتقاء سيستم سازمان به  HOSTED VOIP ( سرويسي كه توسط سرويس‌دهندگان ارائه مي‌شود ) فقط نياز به چند ساعت يا حداكثر يكي دو روز مي‌باشد . اين تكنولوژي به‌قدري پيشرفته است كه حتي تكنسيني به سازمان شما مراجعه نخواهد كرد و فقط كافيست پس از انجام مراحل لازم توسط سرويس‌دهنده ، تلفن تحت شبكه در سازمان به سيستم متصل شده و پس از آن ، از درياي امكانات ويپ استفاده كنيد .

۹- با امكانات VOIP ، كسب و كار خود را به روز كنيد
بسياري از افراد در طي روز از دستگاه‌هاي مختلفي مثل تلفن‌همراه ، تلفن‌ محل‌كار ، لپ‌تاپ و … استفاده مي‌كنند . هر كاربر مي‌تواند سيستم را به گونه‌اي تنظيم كند كه در هرجا و هر‌نقطه در دسترس باشد و كليه‌ي تماس‌ها به او وصل شود و همينطور از امكانات پيشرفته‌اي مثل پيام‌صوتي ، انتقال تماس اتوماتيك ، تماس گروهي و … استفاده نمايد . اين امكاناتي است كه بيشتر ارائه دهندگان سرويس VOIP در سرويس‌هاي خود ارائه مي‌دهند .

۱۰- نياز به پرداخت هيچ هزينه اضافه‌‌‌‌‌‌‌ اي نيست !
با استفاده از سيستم تلفن‌هاي سنتي در ابتدا نياز است تا تعداد خطوط تلفني مورد نياز را مشخص نماييد . معمولا” بيشتر سازمان‌ها برآوردشان بيش از نياز واقعيشان است و به همين دليل آنان هزينه‌اي مازاد ، بابت خدماتي كه به آن نياز ندارند مي‌پردازند . يكي ديگر از شگفتي هاي VOIP اين است كه خطوط آن به سرعت مي توانند تامين شوند و اين امر نيز زمانبر نخواهد بود ! از جمله مزاياي VOIP اين است كه شما با اطمينان ، تنها بابت خدماتي كه در حال دريافت هستيد هزينه مي‌پردازيد و هزينه اي بيهوده نخواهيد پرداخت .

آنچه در بالا گفتيم ، تنها دلايلي نيستند كه شما بايد سيستم تلفن سنتي (سانترال) را به VOIP ارتقاء دهيد ! با VOIP شما از مزيت‌هاي بيشماري بهرمند خواهيد شد ، اما بدانيد سيستم سازمان هرچه سريعتر به VOIP ارتقاء يابد ، سازمان زودتر از مزاياي آن بهره‌مند خواهد شد و درواقع سازمان با استفاده از VOIP ، از جديدترين و به روز‌ترين تكنولوژي دنيا در حال استفاده است .

اين را به خاطر بسپاريد كه VOIP آينده است و شما نبايد از آينده جا بمانيد …

با توجه به توسعه روزافزون كسب و كارهاي مجازي و اقتصاد ديجيتال، يكي از حوزه‌هايي كه نياز به ارتباط و مديريت مخاطبان (از راه دور) را داراست، كسب و كارهاي اينترنتي است. VoiPing فناوري‌ و راهكارهاي مبتني بر VOIP را به صورت تخصصي در حوزه كسب و كارهاي اينترنتي توسعه داده است. در اين بخش به بررسي اهميت استفاده از فناوري VOIP براي كسب و كارهاي اينترنتي و راهكارهاي پيشنهادي VoiPing خواهيم پرداخت.

ضرورت استفاده از VOIP در كسب وكارهاي اينترنتي
ايجاد راه‌هاي ارتباطي متنوع و فعال براي مشتريان يكي از عوامل موثر در جلب اعتماد مشتريان است. جلب اعتماد مشتريان علاوه‌بر افزايش فروش، افزايش رضايت و وفاداري را در بلند مدت در پي خواهد داشت.

در حال حاضر در ميان كسب و كار‌هاي اينترنتي با توجه به ماهيت يك كسب و كار آنلاين، عمده راه‌هاي ارتباطي را گفتگو آنلاين در سايت، فرم تماس با ما، ايميل و … تشكيل مي‌دهند. راه‌هاي عنوان گرديده فرآيند پشتيباني را براي كسب و كار تسهيل نموده و اين امكان را مي‌دهد تا هر فرد در هر زمان و مكاني خدمات پشتيباني به مشتريان را ارائه كند.

در مقابل اما راهكار پشتيباني با تلفن گويا، تجربه خريد و پشتيباني به مراتب بهتري را براي مشتريان، نسبت به ديگر راهكارها خواهد ساخت. به شرط استفاده از امكانات سيستم‌هاي تلفني مبتني بر VOIP كه در ادامه به بررسي آن ها خواهيم پرداخت.

ضبط مكالمات
ضبط مكالمه يكي از مزاياي استفاده از سيستم تلفني VOIP در كسب و كارهاي اينترنتي مي‌باشد كه سه مورد از كاربرد‌هاي مهم اين قابليت عبارت است از:

مسئوليت پذيري شركت : با يك سوء تفاهم كوچك شركت‌ها ممكن است درگير پرونده‌هايي شوند كه مي‌تواند منجر به يك دعواي حقوقي شود. با ضبط كردن مكالمات، شركت شما قادر خواهد بود كه بسياري از اين اتفاقات را مدبريت كند.
بررسي عملكرد : تعامل بين اپراتورهاي مركز تماس و مشتري اهميت بسيار زيادي دارد. همچنين بررسي عملكرد منابع انساني همواره براي يك كسب و كار حائز اهميت بوده است. ضبط مكالمات امكان نظارت بر مكالمات نيروي انساني در بخش‌هاي مختلف را فراهم نموده و به بهبود كيفيت پاسخگويي كمك شاياني خواهد نمود.
رضايت مشتري : بازبيني و باز طراحي فرآيند پاسخگويي، افزايش توانمندي كارشناسان در پاسخگويي (از لحاظ دانش فني و آداب معاشرت) فرآيند پشتيباني را بهبود خواهد داد. بهبود فرآيند پشتيباني افزايش رضايت مشتريان را در پي خواهد داشت.

سيستم مديريت تماس و صف انتظار
سيستم مديريت تماس و صف انتظار نيز يكي از امكانات كاربردي و مزاياي ويپ براي كسب و كارهاي اينترنتي مي‌باشد. گاهي اوقات، يكي از كارمندان سازمان مشغول صحبت تلفني با يك مشتري است، اما ديگر همكاران وي آزاد هستند و مي‌توانند ديگر تماس­‌هاي دريافتي آن كارمند را پاسخ دهند. برنامه‌­هاي مديريت تماس، استراتژي پاسخگويي گروهي را اجرا مي­‌كنند. اين برنامه­‌ها، تماس­‌هاي تلفني را به جاي يك نفر، به چندنفر ارجاع مي­‌دهند. بدين ترتيب، اطمينان حاصل خواهد شد كه تلفن­‌ها، نه برمبناي دسترسي پذيري يك كارمند، بلكه برحسب دسترسي پذيري كل گروه كارمندان پاسخ داده مي­‌شوند.

برنامه‌­هاي مديريت تماس، زمان انتظار را براي مشتريان حذف مي­‌كنند و تماس­هاي دريافتي را به كارمندان آزاد هدايت مي­‌نمايند. به اين ترتيب تمام اعضاي گروه بطور همزمان از دريافت تماس مطلع مي­‌شوند و همه‌ي اعضا، شانس پاسخگويي به تلفن را دارند. در برخي از برنامه­‌ها، اعضا برحسب نوبت، تلفن­‌ها را پاسخ مي­‌دهند؛ اين بدان معناست كه هر تماس تلفني، پس از عبور از يك پنجره‌ي زماني، به كارمند بعدي هدايت مي‌­شود.

با استفاده از امكانات مديريت تماس سيستم تلفني مبتني بر VOIP مي‌توان مدت زمان تماس، زمان نگهداري، زمان انتظار، دايورت كردن تماس، نشان دادن شناسه‌ي تماس گيرنده، انتظار تماس، مسيريابي تماس و به طور كلي همه‌ي موارد مربوط به يك تماس را رديابي نمود.

استفاده از شماره ثابت در هر زمان و مكان
به طور مثال در زمان دوركاري، كاركنان مي‌توانند از راه دور به خدمات رساني و پاسخگويي بپردازند و با دسترسي لحظه‌اي ، تنها با اتصال به اينترنت ، تمامي همكاران با يكديگر در ارتباط بوده و از خدمات دوركاري استفاده نمايند.

يك شماره تجاري رسمي داشته باشيد
اين قابليت يكي از جذاب‌ترين امكانات و مزاياي سيستم VOIP براي كسب و كارهاي اينترنتي و نو پا مي‌باشد. با استفاده از اين قابليت امكان تهيه شماره تماس در تهران و فعاليت در ديگر شهر‌ها وجود دارد. ارائه يك شماره تماس ثابت به خصوص در تهران حس اعتماد را در مشتريان ايجاد مي‌كند.

جايگزين كردن سيگنال‌­هاي اشغال با ويژگي­‌هاي تلفن­‌هاي كاري هوشمند
مخرب‌ترين و منفي‌‌ترين جنبه‌ي يك سيگنال اشغال، انتقال پيام “مخاطب در دسترس نمي‌­باشد” به مشتري است. در دنيايي كه مشتري در انواع رسانه‌­هاي اجتماعي، ايميل و تماس­‌هاي ويدئويي غرق شده است، سيگنال اشغال صرفاً يك بوق آزاردهنده نيست؛ بلكه پايان تمايل مشتري به برقراري تماس با شماست. و احتمالاً، ايشان با يكي از رقباي شما تماس خواهد گرفت.

سيستم VOIP، از مشخصات و ويژگي‌­هايي برخوردار مي‌باشد كه زمان انتظار تماس گيرنده را كاهش داده و تجربه‌ي ايشان از برقراري تماس تلفني با سازمان شما را بهبود مي­‌بخشد. بدين ترتيب، مي‌توان تعداد تماس‌هاي تلفني ناموفق را به حداقل رساند.

پخش موسيقي براي سرگرم كردن مشتريان پشت خط
شركت تلفن و تلگراف آمريكا (AT & T) اخيراً طي پژوهشي بدين نتيجه رسيده است كه مشترياني كه به مدت ۳۰ ثانيه و بدون پخش موسيقي، پشت خط منتظر مي­‌مانند، تصور مي­‌كنند كه زمان انتظار ايشان بيش از ۹۰ ثانيه به طول انجاميده است؛ حال آنكه مشترياني كه طي همان زمان، ضمن گوش سپردن به موسيقي منتظر مي‌­مانند، تصور مي‌­كنند كه زمان انتظار ۱۵ ثانيه بوده است. نتيجه ي اين پژوهش كاملاً مشخص است: اگر مشتريان را پشت خط منتظر مي‌­گذاريد، يك موسيقي برايشان پخش كنيد.

موسيقي انتظار، به سادگي قابل پخش است. اكثر شركت‌­ها، موسيقي­‌هاي استاندارد نظير سبك­‌هاي جاز و كلاسيك را به عنوان موسيقي انتظار انتخاب مي‌­كنند؛ و ضمن بروزرساني سيستم خود، امكان تغيير و انتخاب موسيقي موردعلاقه را براي مشتريان فراهم مي­‌آورند. بعلاوه، شما مي‌­توانيد يك پيام صوتي را به عنوان موسيقي پخش كرده و طي آن، اطلاعاتي درباره ي خدمات و محصولات خود در اختيار مشتري قرار دهيد.

ترغيب تماس گيرنده­‌ها به درج پيام صوتي
اگر احتمال مي­‌دهيد كه به مدت طولاني قادر به پاسخگويي به تماس­‌هاي تلفني نيستيد، مي‌توانيد تماس­‌هاي دريافتي را بطور دائم به صندوق پيام صوتي انتقال دهيد؛ در اين صورت، مشتري به مدت طولاني پشت خط منتظر نخواهد ماند. اگر اين استراتژي را انتخاب كرده‌ايد، بايد يك پيام خوشامدگويي صوتي براي تلفن گوياي خود ضبط كنيد. اين پيام بايد وجهه‌اي حرفه‌اي و مؤدبانه داشته باشد. بعلاوه، شما مي­‌توانيد يك آدرس ايميل (يا يك راه ارتباطي ديگر) در اختيار تماس گيرنده قرار داده تا از آن راه با شما ارتباط برقرار كند. به ايشان اعلام كنيد كه با توجه به شرايط، بطور منظم به تماس­‌هاي ايشان پاسخ خواهيد داد.

فكس نرم‌افزاري
با VOIP از شر دستگاه‌هاي پر دردسر فكس راحت شويد و از اين سرويس به راحتي، در يك پنل نرم‌افزاري تحت وب و يا ايميل خود استفاده نماييد.

استفاده از تلفن نرم‌افزاري
از جمله ويژگي‌هايي كه باعث مي‌شود تا هزينه راه‌اندازي سيستم تلفني VOIP براي كسب و كارهاي اينترنتي و نو پا كاهش يابد استفاده از تلفن نرم‌افزاري مي‌باشد. به كمك اين ويژگي براي صحبت با همكاران و يا مشتزيان خود، نياز به تلفن سخت افزاري نخواهيد داشت. شما مي‌توانيد از كامپيوتر و يا موبايل براي ارتباطات سازماني خود استفاده نماييد.

برگزاري نظرسنجي تلفني از مشتريان
نحوه كار اين ماژول در سيستم VOIP  به اين صورت است كه هنگام ورود مشتري به صف پاسخگويي، از او خواسته مي‌شود تا در پايان مكالمه، در نظرسنجي تلفني شركت نموده و به عملكرد اپراتور پاسخ دهنده، امتياز دهد. بنابراين پس از پايان مكالمه، مشتري به سيستم نظرسنجي تلفني هدايت شده و ميزان رضايت‌مندي خود از پاسخگويي اپراتور و يا خدمات را با شماره‌گيري يك عدد ثبت مي‌‌نمايد.

ايجاد پروفايل مشتريان در سيستم تلقني VOIP
در سيستم‌ تلفني مبتي بر VOIP اطلاعات تماسي مشتريان بر رايانه نمايش داده و در بانك اطلاعاتي ثبت مي‌گردد. در ادامه اپراتور مربوطه در حين پاسخگويي به تماس گيرنده فرمي از نياز مشتري، زمان تماس، نياز به پيگيري و … را تكميل مي‌نمايد. فرم تكميل گرديده در تماس‌هاي بعدي مشتري نمايش داده شده و ديگر اپراتور‌ها نيز با شناخت مناسب از مشتري به پاسخگويي خواهند پرداخت. همچنين در صورت مشخص نمودن حوزه فعاليت و يا نوع نياز مخاطبان مي‌توان آنان را در تماس‌هاي بعدي به صورت خودكار به بخش و كارشناس مربوطه هدايت نمود.

نياز آژانس هاي املاك به خدمات ارتباطي پيشرفته از جمله خدمات VOIP
اجازه دهيد قبل از بررسي خدمات VOIP به آژانس هاي امكلاك و مسكن به لزوم استفاده از راه‌كار‌هاي ارتباطي نسل نو در كسب‌و‌كارها اشاره‌اي كنيم :

همانطور كه مي‌دانيم لازمه‌ي بقاء اقتصادي در هر جامعه ، كسب و كار‌ها هستند كه قطعا براي رونق آن در عصر حاضر بايد با تكنولوژي همراه و همسو بود . با افزايش دانش بشر و به كار گرفتن تجربيات خود در ارتقاء سطح زندگي ، كسب و كار‌ها هم دست خوش تغييرات زيادي شده‌اند و استفاده از فناوري‌هاي جديد موجب رونق فعاليت‌هاي اقتصادي و توسعه كسب و كارها شده است.

يكي از نكات مهم در پيشرفت كسب و كارها ، ايجاد حس رضايت در مشتري و ارتباط قوي با اعضاي مجموعه است . ارتباط با تك تك مشتريان و كنترل همه كارمندان در نگاه سنتي كاري سخت و غير ممكن به نظر مي‌رسد. اما با استفاده از تكنولوژي مي‌توان بدون اتلاف زمان و استفاده از نيروي انساني با مشتريان ارتباط داشت و بر عملكرد كارمندان نظارت كرد .

به عنوان مثال اگر بخواهيم در كسب و كار خود براي بهبود خدمات ، شناخت بهتري از مشتريان داشته باشيم ، يك راه ارتباط كلامي با همه مشتريان است كه بسيار زمان بر بوده و ممكن است خروجي نهايي نتيجه دلخواه ما نباشد زيرا ممكن است مشتريان به دلايلي مانند خجالت ، كم حوصلگي و… ارتباط كلامي مطلوبي برقرار نكنند . همچنين براي كنترل و ارتباط بين اعضاي مجموعه روش هاي قديمي مانند كار گذاشتن دستگاه شنود يا ارتباط از طريق برقراري تماس يا … ديگر قديمي شده و كارايي خود را از دست داده‌اند . اما با استفاده از ابزارهاي نوين فناوري ارتباطي مانند VOIP مي‌توان شناخت بسيار بهتري از مشتريان و اعضاي مجموعه پيدا كرد .

در اين مقاله آموزشي كاربردي قصد داريم برخي از مزايا و كاربرد‌ خدمات ويپ براي آژانس هاي املاك را مورد بررسي قرار داده تا دريابيم كه چگونه به وسيله اين فناوري بي‌نظير مي‌توانيم راهكاري نو براي مسائل ياد شده ارائه كنيم ، پس با ما همراه باشيد .

خدمات VOIP براي آژانس هاي مسكن
شركت ويرا پردازش رامان با كمك تيم مجرب خود و با استفاده از دانش روز تكنولوژي ارتباطي توانسته خدمات و قابليت‌هاي VOIP را در زمينه شغلي آژانس مسكن گسترش داده تا مالكان اين كسب و كار با استفاده از اين قابليت ها بتوانند سهولت در ارتباط داخلي و خارجي دفتر خود را تجربه كنند و همچنين رضايت مراجعه كنندگان و مشتريان خود را نيز بدست آورند. برخي از اين قابليت‌ها به شرح زير مي‌باشد :

شنود مكالمات و نجوا
شما مي‌توانيد به مكالمات پرسنل خود در لحظه گوش كنيد . اين قابليت براي كنترل بهتر مشاوران آژانس مسكن مي‌باشد و همچنين شما با استفاده از اين سامانه مي‌توانيد مكالمات مشاوران تازه كار را شنود كرده و براي پاسخگويي بهتر و دقيق‌تر ، آن‌ها را راهنمايي كنيد . به اين قابليت نجوا مي‌گويند .

تخصيص شماره داخلي براي هر مشاور بر روي تلفن دفتر و تلفن همراه
تا به حال به اين فكر كرده‌ايد كه بتوانيد با گرفتن شماره داخلي كارمند يا مشاور خود به تلفن همراه اين شخص متصل شويد؟ حتما براي شما اتفاق افتاده كه داخلي يكي از كارمندان يا مشاوران خود را گرفته ولي او پاسخگو نبوده است و مجبوريد شماره تلفن همراه اين شخص را بگيريد تا با او صحبت كنيد . شما با استفاده از اين قابليت مي‌توانيد براي هر مشاور شماره داخلي مشخصي را اختصاص دهيد و اين شماره داخلي مشخص شده يا شماره داخلي ديگري را به تلفن همراه اين مشاور اختصاص داده تا زماني كه مشاور در خارج از محيط آژانس مسكن است بتواند جواب مشتريان خود را بدهد . با استفاده از اين قابليت ديگر نيازي به گرفتن شماره تلفن همراه كارمندان و مشاوران نيست و با گرفتن شماره داخلي اين شخص به تلفن همراهش متصل مي‌شويد. به عبارت ديگر شما مي‌توانيد به صورت رايگان با مشاوران و كارمندان خود در خارج از دفتر آژانس مسكن ارتباط برقرار كنيد .
ايجاد تماس مستقيم با مشاوران و كارمندان
قابليت تماس مستقيم يكي از امكانات ويژه و مزاياي ويپ براي آژانس هاي املاك مي‌باشد .همانطور كه مي‌دانيد عموما فقط يك مشاور مسئوليت تمامي كارهاي يك مشتري را به عهده مي‌گيرد و ديگر مشاوران با اين مشتري در ارتباط نيستند ، بنابراين اين نياز احساس مي‌شود كه هر مشتري بتواند هنگام تماس به صورت مستقيم به كارشناس خود وصل شود . فرض كنيد مشتري با دفتر شما تماس گرفت و يكي از مشاوران مسئوليت ارائه خدمات از جمله فروش يا اجاره مسكن را براي مشتري به عهده گرفت . در صورتي كه اين سامانه فعال باشد ، اگر مجددا همان مشتري تماس بگيرد ، به شكل اتوماتيك به همان مشاور وصل مي‌شود . اين امر هم براي مشتريان خوش آيند است چرا كه با يك نفر هميشه در ارتباط هستند و هم براي مشاوران خوش آيند است زيرا كه مستقيم به مشتري خود وصل مي‌گردند . همچنين اگر شما قابليت تخصيص شماره داخلي بر روي تلفن همراه كارشناس را فعال كرده باشيد (قابليت شماره ۳) ، مشتري هنگام تماس با دفتر آژانس مسكن مستقيم به تلفن همراه كارشناس مربوطه متصل مي‌گردد .

سامانه نظر سنجي از خدمات ارائه شده
حتما خيلي وقت‌ها شده كه بخواهيد بدانيد رفتار پرسنلتان با مشتريان و ارباب رجوعان چگونه است ؟! با استفاده از اين سامانه پس از هر تماس ورودي و ارائه خدمات به مشتريان ، اپراتور يا مشاور تلفن را قطع مي‌كند و مشتري اتوماتيك به سامانه نظرسنجي وصل مي‌شود تا بتواند به كيفيت خدمات دريافتي از آن اپراتور يا مشاور امتياز دهد . در صورتي كه امتياز داده شده ضعيف باشد مي‌تواند به پنلي ارتباط داده شود تا دليل عدم رضايت خود را بيان كند و صداي او ضبط شده و همان لحظه اين پيغام ضبط شده و اصل فايل ضبط شده مكالمه براي مديريت مجموعه ارسال شود .

همينطور مي‌توانيد پس از ارائه خدمات حضوري ، با مشتريان تماس بگيريد (به شكل اتوماتيك و در زمان از پيش تعيين شده) و از ايشان در مورد خدمات دريافت شده نظرسنجي را انجام دهيد . با استفاده از سامانه نظرسنجي شما مي‌توانيد مشاوري كه از لحاظ ارتباطي با مشتريان قوي‌تر است را شناسايي كنيد و در زمينه قراردادهاي مهمتر از اين مشاور استفاده كنيد .

ارسال پيامك خوش آمد گويي به مشتريان
ارسال پيامك خوش آمد گويي نيز يكي از امكانات جذاب و مزاياي VOIP براي آژانس هاي املاك مي‌باشد . قطعا شما به عنوان يك مالك آژانس مسكن موفق به دنبال جلب رضايت مشتريانتان هستيد . با استفاده از اين قابليت هنگامي كه مشتريان براي اولين بار با دفتر آژانس مسكن شما تماس مي‌گيرند ، تلفن آن‌ها به صورت خودكار در سيستم ذخيره شده و پس از پايان تماس متني در قالب خوش آمد گويي براي مشتريان ارسال مي‌گردد . شما با استفاده از اين قابليت حس رضايت را براي مشتري به ارمغان مي‌آوريد و نام آژانس مسكن شما در ذهن مشتريان به نيكي مي‌ماند .

سامانه تلفن گويا
با استفاده از اين سامانه آژانس مسكن شما صاحب يك منشي هوشمند مي‌شود . با استفاده از اين منشي هوشمند ، زماني كه مشتري تماس بگيرد ، به تلفن گويا وصل شده و با وارد كردن داخلي مورد نظر به قسمت مربوطه وصل مي‌گردد . همچنين با استفاده از اين سامانه زماني كه صاحبان ملك با آژانس مسكن شما تماس مي‌گيرند ، مي‌توانند به صورت خودكار فايل ملك خود را با تمام جزئيات از جمله متراژ ، موقعيت ، سن ساختمان ، طبقه و … ثبت كنند .

قابليت ضبط و مديريت مكالمات
يكي از مهم‌ترين نيازهاي مالك آژانس مسكن بررسي و كنترل تماس هاي مشاوران با مشتريان است . با استفاده از اين امكان ، شما به عنوان مالك آژانس مسكن مي‌توانيد تمامي تماس‌هاي ورودي و خروجي دفتر خود را كنترل و دسته بندي نماييد . تمامي تماس‌ها ضبط شده و قابليت دسته بندي دارند . به عنوان مثال مي‌توانيد تماس‌هاي بالاي ۳۰ دقيقه را دسته بندي نماييد و به آن‌ها گوش دهيد . از آنجايي كه هزينه‌هاي مربوط به مخابرات در آژانس هاي مسكن بالا مي‌باشد ، با استفاده از اين قابليت بعضي تماس‌هاي بي‌فايده و يا حتي تماس‌هاي شخصي مشاوران و كارمندان شناسايي مي‌گردد و كنترل شما بر روي دفترتان افزايش مي‌يابد .

دفترچه تلفن تحت وب هوشمند آژانس مسكن
يكي از نيازهاي هميشگي در آژانس‌هاي مسكن، برقراري تماس‌هاي تلفني با تلفن همراه يا ثابت مشتريان و همكاران مي‌باشد ، طبيعتا مديريت حجم بالاي اطلاعات مخاطبان با استفاده از روش‌هاي قديمي مانند استفاده از دفترچه تلفن‌هاي كاغذي يا استفاده از فايل اكسل ، امري دشوار و سخت خواهد بود . اين امر معمولا در بسياري از موارد با اتلاف وقت ، هزينه و اطلاعات همراه مي‌باشد. تيم VoiPing تمام نياز‌هاي گفته شده را با طراحي دفترچه تلفن تحت وب هوشمند مخصوص آژانس‌هاي مسكن بر طرف ساخته است . قابليت‌هاي اين دفترچه تلفن هوشمند به شرح زير مي‌باشد :

سيستم يادآوري كننده (reminder) : شما مي‌توانيد اطلاعات مشخصي از مشتريانتان را كه نياز به يادآوري دارند در اين دفترچه تلفن وارد كنيد و سيستم در آن روز مشخص آن اطلاعات را به شما يادآوري مي‌كند . به عنوان مثال مي‌توانيد تاريخ يك ماه قبل از اتمام قرارداد ملكي را ثبت كنيد كه در روز مشخص شده به شما ياد آور شود تا با مالك ملك يا مستاجر جهت تمديد قرارداد تماس بگيريد و يا حتي مي‌توانيد تاريخ تولد مشتريانتان را ذخيره كرده تا اين سيستم روز تولد مشتريان را يادآور شده و شما پيام تبريك برايشان ارسال نماييد.
تماس آسان بدون نياز به شماره گيري : شما اين قابليت را خواهيد داشت تا پس از جستجوي مخاطب مورد نظر و مشاهده اطلاعات تماس اين فرد ، با يك كليك و بدون نياز به شماره گيري دستي ، تنها با يك كليك با مخاطب خود ارتباط برقرار كنيد .
سيستم مديريت مخاطبين: از قابليت‌هاي منحصر به فرد اين دفترچه تلفن تحت وب هوشمند ، قابليت خصوصي كردن مخاطب در هنگام ثبت و ذخيره سازي اطلاعات است كه اطلاعات مربوط به ملك و ارتباط با مشتري را از ديد ساير مشاوران در هنگام جستجو مخفي نگه مي‌دارد .
قابليت فيلتر اطلاعات : سيستم جستجوي اطلاعات مخاطبان در دفترچه تلفن تحت وب هوشمند ، به صورت پيش فرض روي تمامي فيلدهاي اطلاعاتي وارد شده جستجو را انجام مي‌دهد اما با استفاده از قابليت فيلتر كه در اين نرم افزار قرار داده شده ، اين امكان را خواهيد داشت تا با انتخاب فيلد مورد نظر خود ، جستجو را با دقت بالاتر و به صورت اختصاصي روي فيلد مورد نظر خود انجام دهيد .
پاپ آپ تماس تلفني و اتصال آن به نرم افزار آژانس مسكن (در صورت امكان)
پاپ آپ تماس يكي از جذاب‌ترين مزاياي استفاده از ويپ در آژانس املاك مي‌ياشد ، اين پاپ آپ يك ويندوز اپليكيشن بوده كه با نصب آن بر روي كامپيوتر به هنگام زنگ خوردن تلفن ، يك پاپ آپ بر روي دسكتاپ ظاهر شده كه شماره تماس فرد تماس گيرنده بر روي آن قابل مشاهده خواهد بود . اگر نرم‌افزار استفاده شده در آژانس مسكن زيرساخت مناسب براي اتصال به سيستم VOIP را داشته باشد ، هنگام تماس مشتري‌اي كه اطلاعات آن روي نرم‌افزار آژانس مسكن ذخيره است ، اطلاعات آن شخص روي مانيتور منشي نمايش داده مي‌شود . همچنين اگر شما از دفترچه تلفن تحت وب هوشمند تيم VoiPing استفاده مي‌كنيد (قابليت شماره ۸)، تمامي اطلاعات ذخيره شده مشتري هنگام تماس به روي صفحه نمايش منشي مي‌آيد .

قابليت نمايش شماره تلفن آژانس مسكن به جاي شماره شخصي
گاهي نياز است كه تلفن آژانس مسكن به جاي شماره شخصي مشاور ، مدير يا … بر روي تلفن مشتري نمايش داده شود . با استفاده از اين قابليت شما ديگر نگران تماس‌هاي بد موقع بعضي از مشتريان نيستيد.

با پيشرفت تكنولوژي روز ، بسياري از سازمان‌ها در حال ارتقاء سيستم‌هاي ارتباطي خود هستند . جالب است بدانيد كه در ارتقاء ارتباطات مخابراتي، بيشترين اين ارتباطات از سيستم‌هاي قديمي ، به  VOIP ارتقاء پيدا مي‌كنند . ويرا پردازش رامان با استفاده از سيستم VOIP ، ماژول‌هايي جهت تسريع در انجام فعاليت‌هايي از قبيل كاهش هزينه‌هاي ارتباطي، بازاريابي، مديريت مشتريان و… طراحي و آماده سازي كرده است . در اين قسمت به شكل اختصاصي به معرفي برخي از امكانات ويژه و پشتيباني VOIP براي آژانس ‌هاي مسافرتي خواهيم پرداخت ، با ما همراه باشيد .

چرا آژانس هاي مسافرتي نيازمند سيستم VOIP هستند؟
آژانس هاي مسافرتي از آن دسته مشاغلي هستند كه تلفن و ارتباط تلفني به عنوان مهم‌ترين راه ارتباطي با مشتريانشان مي‌باشد . حال با توجه به پيشرفت تكنولوژي در عرصه فناوري اطلاعات و ارتباطات، مي‌توان از يك ارتباط تلفني ساده به عنوان يك راهكار ارتباطي پيشرفته استفاده كرد تا بتوان در راستاي گسترش فعاليت‌ها و امور مربوط به رضايتمندي مشتريان، بازاريابي، نظارت و بررسي كيفيت خدمات ارائه شده از سمت سازمان و نهايتا بررسي عملكرد اپراتورها استفاده نمود .

مشاهده سوابق تماس مشتريان در هنگام تماس
هنگامي كه مشتري جديدي با مجموعه تماس برقرار مي‌كند ، صفحه‌اي روي دسكتاپ پرسنل (افرادي كه گوشي آنان در حال زنگ خوردن است) باز مي‌شود تا اطلاعات تماس گيرنده و توضيحات مربوطه را وارد سامانه كنند . زين پس در صورت تماس جديد از آن مشتري، در هنگام تماس، صفحه‌اي روي دسكتاپ اپراتورها باز مي‌شود كه حاوي اطلاعات وارد شده توسط اپراتورها مي‌باشد .

هر زمان كه بخواهيد مي‌توانيد از كليه‌ي اين اطلاعات ، خروجي دريافت كنيد تا در آرشيو اطلاعات مشتريان سازمان هميشه داشته باشيد و يا درصورتي كه اطلاعاتي از قبل از مشتريان داريد، اين اطلاعات را به سيستم انتقال دهيد .

اتصال مركز تلفن با CRM
در صورتي كه سازمان داراي بهترين CRM باشد مي‌توان مركز تلفن VOIP را با نرم افزار CRM ارتباط داد تا مواردي كه در بالا ذكر شد به شكل خودكار انجام ‌گردد .

قابليت دسته بندي مشتريان
مي‌توان دسته بندي‌هاي متفاوتي از مشتريان ايجاد كرد تا هر زمان و به هر دليلي كه مي‌خواهيد بتوانيد با گرفتن خروجي از ليست مشتريان مربوطه، آنان را به صورت منظم در اختيار داشته باشيد . (مثلا براي ارسال اطلاعات تورهاي جديد كيش، به بانك اطلاعاتي از مشتريان تور كيش احتياج داريد كه به اين شكل از قبل آماده در اختيار داريد )

همينطور مي‌توان امكاني را فراهم كرد كه مشترياني كه در گروه‌هاي خاص قرار دارند، در صورت تماس با آژانس به طور مستقيم به واحد مربوطه متصل شوند .

ايجاد ارتباط بين شعب و كاهش هزينه‌ها
در صورتي كه مجموعه‌اي داراي شعب مختلف باشد مي‌توان بين اين شعب ارتباط تلفني ايجاد كرد . فرض كنيد يك شعبه‌ در تهران و ديگري در شيراز باشد ، شما مي‌توانيد با گرفتن ۲۰۱ با داخلي واحد تور تركيه در دفتر تهران، و با گرفتن داخلي ۳۰۱ با داخلي واحد تور تركيه در دفتر شيراز ارتباط برقرار كنيد .

حال فرض كنيد مجموعه‌ي شما داراي شعبه‌اي خارج از كشور باشد، در چنين حالتي نيز باز هم امكان برقراري ارتباط بين شعب براي شما محياست!

نكته‌ي قابل تامل آن است كه كليه‌ي اين تماس‌ها به شكل رايگان انجام مي شود!
راهكار نوين بازاريابي تلفني
تا به امروز پيامك‌هاي تبليغاتي بسياري در ارتباط با تبليغ تورهاي دفاتر خدمات مسافرتي ارسال مي‌شد. حال اين امكان با ايجاد تماس صوتي نيز فراهم شده است . براي مثال مي‌توانيد با بانكي از شماره مشتريان خود كه علاقمند به حضور در تورهاي كيش هستند تماس برقرار كنيد و براي تور آتي كيش اطلاع رساني كنيد و در پايان تماس از آنان بخواهيد تا عدد ۱ را وارد كنند تا همان لحظه به اپراتور مجموعه وصل شده و اطلاعات كامل‌تري در مورد تور كيش به دست آورند.

در ضمن براي كليه‌ي‌ اين تماس‌ها گزارشي كامل خواهيد داشت تا بتوانيد اثر بخشي تماس‌ها را بررسي و حتي كليه‌‌ي تماس‌ها را ضبط كنيد .

سامانه يادآوري هوشمند پيشرفته
در صورتي كه مشتري از شما توري را خريداري كرد، مي توانيد به وسيله‌‍‌ي سامانه‌ي يادآوري ، تا انتهاي سفر در كنار ايشان باشيد و همراهيشان كنيد!

به طور مثال ابتداي امر از خريد ايشان تشكر كنيد ، سپس يك روز قبل از پرواز به ايشان يادآوري كنيد تا فراموش نكنند كوله بار سفر را آماده كند ، ۴ ساعت قبل از پرواز به ايشان يادآوري كنيد كه به فرودگاه بروند ، اين امر مي‌تواند با تماس ، پيغام صوتي و يا با ارسال پيامك ميسر شود .

ايجاد محدوديت تماس‌هاي پرسنل
با‌‌‌‌توجه به اينكه مهم‌ترين راه ارتباطي دفاتر خدمات مسافرتي تلفن است ، كاملا واضح است كه هزينه‌هاي تلفن چشمگير خواهد بود و اگر بتوانيم اين هزينه را كاهش دهيم به سازمان كمك زيادي مي‌شود . فرض كنيد براي مكالمات تلفني هر يك از اپراتورها با توجه به جايگاه شغلي و نياز‌هايي كه دارند ، محدوديتي ايجاد كنيم! اين بدان معناست كه يك اپراتور بتواند در طي روز فقط ۲۰ دقيقه و اپراتور ديگر بتواند ۱ ساعت تماس با بيرون از سازمان داشته باشد!

اين محدوديت مي‌تواند مربوط به داخلي‌ها نيز باشد، يعني پرسنل نتوانند با داخلي‌هاي مديران ارتباط برقرار كنند اما مديران امكان ارتباط با همه داخلي‌ها را داشته باشند .

ارائه گزارشات تماس سازمان در بازه‌هاي زماني متفاوت
شما در هر بازه‌ي زماني مي‌توانيد كليه‌ي گزارشات تماس سازمان را رصد كنيد .‌ يعني ببينيد طي يك هفته‌ي گذشته چند تماس ورودي، چند تماس خروجي داشته‌ايد يا حتي تعداد تماس‌هاي قطع شده در IVR و يا تماس‌هايي كه به دليل اشغالي داخلي‌ها به داخلي مورد نظر وصل نشده‌اند را رصد كنيد . مي‌توانيد اين گزارش را در بازه زماني متفاوت يا به تفكيك داخلي‌هاي مختلف داشته باشيد .

هر زمان كه بخواهيد مي توانيد از كليه‌ي اين اطلاعات خروجي بگيريد تا در آرشيو سوابق اطلاعات تماس سازمان هميشه داشته باشيد .

مانيتورينگ آنلاين مركز تماس و اعلام وضعيت اپراتور
اين پنل وضعيت آنلاين داخلي‌ها را به شما نمايش مي دهد، اين بدان معناست كه شما امكان رصد اين كه كدام يك از اپراتور‌ها در حال مكالمه هستند را داريد، اپراتورهاي ديگر چه مدت است كه مكالمه‌اي نداشتند . همينطور فرض كنيد اپراتوري مي‌خواهد براي نهار ميز خود را ترك كند، ايشان وضعيت خود را به وضعيت نهار تغيير مي‌دهد و سوپروايزر به سادگي با ماژول مانيتورينگ متوجه اينكه اپراتور در چه وضعيتي است مي‌شود .
ارائه خدمات رايگان تماس براي مسافران تورهاي خارجي حين سفر
اين ويژگي يكي از مهم‌ترين قابليت‌ها و مزاياي VOIP براي آژانس هاي مسافرتي مي‌باشد . همانطور كه مي‌دانيد هزينه‌ي تماس خارج از كشور بسيار زياد بوده و همواره به يك دغدغه‌هاي اصلي براي تمامي مسافرين تورهاي خارجي تبديل شده است . حال فرض كنيد اين هزينه كاملا رايگان شود ! براي مثال شما مي‌توانيد براي مسافرين تورهاي خارجي خود پنلي باز كنيد تا در طول زماني كه مسافر در حين سفر است بتواند با تمامي شماره تلفن‌هاي داخل ايران (اعم از شماره تلفن‌هاي ثابت و موبايل) تماس كم هزينه برقرار كند و اين امكان به شكل اتوماتيك قطع گردد . سازمان شما در قبال اين امكان مي‌تواند هزينه‌اي اضافه از مسافر دريافت كند يا اينكه وجه تمايز اين سازمان با ديگر سازمان‌هاي همكار باشد .

سامانه نظرسنجي مشتريان
پس از هر تماس ورودي و ارائه خدمات به مشتريان، هنگامي كه اپراتور تلفن را قطع مي‌كند، مشتري اتوماتيك به سامانه نظرسنجي وصل مي‌شود تا بتواند به كيفيت خدمات دريافتي از آن اپراتور امتياز دهد، ‌در صورتي كه امتياز داده شده ضعيف باشد مي‌تواند به پنلي ارتباط داده شود تا دليل عدم رضايت خود را بيان كند و صداي او ضبط شده و همان لحظه اين پيغام ضبط شده و اصل فايل ضبط شده مكالمه براي مديريت سازمان يا مسئول كنترل كيفيت سازمان ارسال شود .

همينطور مي‌توانيد پس از ارائه خدمات يا پس از پايان سفر، با مشتريان تماس بگيريد (به شكل اتوماتيك و در زمان از پيش تعيين شده) و از ايشان در مورد خدمات دريافت شده نظرسنجي را انجام دهيد .

ايجاد تماس مستقيم با اپراتورها
از جمله مزايا و خدمات VOIP براي آژانس هاي مسافرتي مي‌توان به قابليت تماس مستقيم با اپراتور در سيستم VOIP اشاره نمود . فرض كنيد مشتريانتان با سازمان شما تماس گرفتتد و يكي از اپراتورها خدمات لازم و اطلاعات مورد نظر مشتري را به ايشان ارايه داده است ، در صورتي كه اين امكان فعال باشد ، اگر مجدداً همان مشتري تماس بگيرد، به شكل اتوماتيك به همان اپراتور وصل مي‌شود . اين امر براي مشتريانتان خوش آيند است چرا كه با يك نفر هميشه در ارتباط هستند . همينطور جداسازي مشتريان هر اپراتور و محاسبه پورسانت دريافتي هر اپراتور نيز با دقت بالاتري امكانپذير است كه اين امر براي اپراتورها نيز خوش آيند مي‌باشد .

ايجاد صف مكالمات، تغييرات صف در لحظه و بدون قطعي
برخي اوقات ممكن است يكي از بخش‌ها شلوغ تر از ديگر بخش‌ها باشد و تماس‌هاي ورودي با آن بخش به گونه‌اي باشد كه مشتريان مدت زمان زيادي را بايد در صف بمانند تا بتوانند براي پرسيدن يك سوال ساده به يكي از اپراتورهاي مربوطه وصل شوند . حال شما مي‌توانيد به شكل لحظه‌اي يكي از اپراتورهاي بخش ديگر را در صفي كه شلوغ است وارد كنيد تا براي لحظاتي بتواند كمك حال بخش شلوغ باشد و پس از گذراندن شلوغي مورد نظر دوباره به جايگاه اوليه‌ي خود بازگردد.
امكان ضبط مكالمات
شما مي‌توانيد كليه‌ي تماس‌ها با مشتريان را ضبط كنيد و از عملكرد كارمندان خود آگاهي بيشتر و دقيق‌تري داشته باشيد . همچنين مي‌توانيد تمامي تماس‌هاي ضبط شده را در گزارشات تماس و در مقابل هر يك از تماس‌ها ببينيد و از تاريخ و ساعت آن تماس نيز مطلع شويد . اين فايل‌ها را تا هر زماني كه نياز داشته باشيد مي توانيد در سرور سازمان نگه داريد .

شنود مكالمات و نجوا
فرض كنيد اپراتوري در پاسخگويي به مشتريان ناتوان است ، مي‎‌توانيد به تماس اپراتور و مشتري اضافه شويد و به گونه‌اي كه مشتري صداي شما را نمي‌شنود، اپراتور را راهنمايي كنيد تا اطلاعات درست و دقيق به مشتري بدهد، به اين امكان “نجوا” مي‌گويند . همينطور مي‌توانيد مكالمه‌ي پرسنل را در لحظه شنود كنيد .

فكس نرم‌افزاري
با توجه به حوزه‌ي فعاليت دفاتر خدمات مسافرتي ، ممكن است بسياري از مشتريان به ويژه سازمان‌ها و ارگان‌هاي دولتي يا خصوصي نياز داشته باشند تا بليط يا پكيج خريداري شده را با فكس دريافت كنند و يا مدارك مسافران را با فكس براي دفاتر خدمات مسافرتي ارسال كنند، براي دستيابي به اين امكان ديگر دستگاه فكس قديمي را كنار گذاشته و از سيستم فكس نرم‌افزاري استفاده كنيد و فايل‌هاي ارسالي و دريافتي را با كيفيت بالاتري ارسال و دريافت كنيد .

همانطور كه در ابتدا گفتيم ، VOIP مي‌تواند جهت بروزرساني و پيشرفت سيستم ارتباطي سازمان تاثير بسزايي داشته باشد . اين تاثيرات مي‌تواند در بخش‌هاي مختلف سازمان اثربخش باشد و نهايتا” پيشرفت هر بخش از سازمان، باعث ارتقاء كلي سازمان در بسياري از زمينه‌ها مثل بازاريابي، مديريت مشتريان و … شود .

در توضيحات و موارد ذكر شده در بالا، به برخي از مزاياي كاربردي و امكانات ويپ براي آژانس هاي مسافرتي كه مي‌توانند پاسخگوي نياز‌هاي متداول آژانس‌ها گردشگري باشند اشاره شد . اما با توجه به اينكه سيستم VOIP قابليت ارتقاء بي‌انتها دارد و برنامه نويسان و متخصصين ويپينگ نيز پتانسيل و دانش كافي براي توليد امكاناتي فراتر از امكانات گفته شده در بالا را دارند ، در صورتي كه نيازي در مجموعه‌ي شما وجود دارد آن را با ما درميان بگذاريد تا به شكل سفارشي آن محصول را براي شما طراحي ، توليد و اجرا نماييم .

ويپينگ با ارائه سيستم VOIP و خدمات مربوطه، راهكارهاي لازم را به سازندگان ساختمان ارايه مي دهد تا در ارتقاء امكانات ساختمان، نقشي ايفا كند.

در دنياي امروز يكي از مهم‌ترين مسائل براي خريداران مسكن، پس از منطقه و ظاهر ساختمان و كيفيت متريال استفاده شده در ساخت، امكانات رفاهي موجود در ساختمان مي‌باشد. بسياري از ساختمان‌ها داراي امكاناتي مثل استخر، باشگاه و … هستند اما امروزه متفاوت بودن است كه باعث ايجاد تمايز و برتري ميان دو ساختمان در مجاورت يكديگر مي‌شود. جذاب‌ترين ساختمان‌هاي امروزه از ديدگاه خريداران، ساختمان‌هاي هوشمند هستند. اين ساختمان‌ها شرايط ايده‌آل را براي رفاه و آرامش و آسايش ساكنين برقرار مي‌كنند و ما با سيستم VOIP آماده‌ي پياده‌سازي بسياري از امكانات از قبيل سيستم تلفني مركزي، آيفون تصويري متصل به تلفن، سيستم حفاظت پيراموني، سيستم اطفاء حريق، سيستم پيجينگ و … هستيم تا با حداقل هزينه، بيش‌ترين امكانات يك خانه‌ي هوشمند را براي شما فراهم آوريم.

VOIP چيست؟
درواقع VOIP مركز تلفن تحت شبكه داخل مجموعه است كه وظيفه ي ايجاد ارتباط تلفني داخلي (بين بخش هاي مختلف) و خارجي را بر عهده دارد. اين سيستم تحت شبكه داخلي كار مي‌كند (به طور كلي وابستگي به شبكه اينترنت ندارد) و داراي ارزش افزوده‌هايي مي‌باشد كه مهم‌ترين آن‌ها اتصال مركز تلفن به سيستم‌هاي نرم‌افزاري مي‌باشد و از اين طريق خدمات بيشماري را به مصرف كننده ارائه مي‌دهد.

چرا VOIP از نيازهاي اساسي يك ساختمان مجهز و امروزي مي‌باشد؟
مزيت‌هاي سيستم VOIP كه ساختمان شما را متحول مي‌كند و به يك ساختمان هوشمند تبديل مي‌كند به شرح زير مي‌باشد:

كاهش قابل توجه در هزينه‌هاي زير ساخت
اگر هنوز كابل‌كشي تلفن، آيفون تصويري، IPTV (تلويزيون مركزي)، سيستم‌هاي نظارتي پيراموني ساختمان را انجام نداده‌ايد دست نگهداريد! چرا كه مي‌توانيد با انتخاب VOIP به عنوان سيستم يكپارچه ارتباطي ساختمان، هزينه‌هاي سيم‌كشي و كابل‌كشي را به شدت كاهش دهيد چرا كه به جاي تهيه‌ي كابل‌هاي مختلف، با يك كابل شبكه تمامي كارهاي شما انجام مي‌شود. اين خود نيز دليل بر صرفه جويي بسيار زيادي در كابل كشي‌هاي مختلف ساختمان مي‌باشد.

تلفن گويا (كاربردي براي مجتمع هاي تجاري و مسكوني بزرگ)
تماس‌هاي ورودي به بخش مديريت و اداري ساختمان، ابتدا مي‌توانند به سرور مركزي و منشي ديجيتال وصل شوند و سپس در صورت لزوم با بخش مربوطه (مثل نگهباني، سرايداري، فروش، تاسيسات و …) ارتباط برقرار شود.

اتصال سيستم آيفون مركزي ساختمان به سيستم VOIP
با استفاده از VOIP به عنوان سيستم آيفون مركزي، در هر زمان و هر جايي كه باشيد، در صورت زنگ خوردن درب ورودي، مي‌توانيد از طريق موبايل خود متوجه شويد كه چه كسي پشت درب مي‌باشد. درواقع با زنگ خوردن آيفون منزل يا محل كار، موبايل شما نيز مي‌تواند زنگ خورد!

با جايگزين نمودن پنل هاي VOIP به عنوان آيفون مركزي ساختمان، از هزينه‌هاي گزاف خريد پنل و آيفون تصويري بپرهيزيد و با هزينه‌ي بسيار كم‌تر، امكاناتي بسيار بيش از يك آيفون تصويري پيشرفته به ساختمان بيفزاييد.

اين آيفون جديد علاوه بر كارايي آيفون‌هاي امروزي كه در بازار موجود هستند، امكاناتي فراتر دارند كه برخي از آنان عبارتند از:

سيستم آيفون هوشمند
ارتباط آيفون‌هاي تمامي واحدها، نگهباني، مديريت و … به يكديگر و ايجاد ارتباط تصويري در صورت تمايل
اتصال سيستم آيفون به موبايل ساكنين
اتصال به سيستم آيفون از راه دور، از طريق اينترنت
اتصال به سيستم آيفون از راه دور، از طريق تلفن
مشاهده منزل خود از راه دور
كنترل باز و بسته كردن تمامي درب ها از راه دور
تلويزيون مركزي ساختمان
با استفاده ازIPTV  ديگر نيازي نيست تا هر واحد سيم‌كشي جدا براي آنتن تلويزيون يا reciver داشته باشد! با يك آنتن مركزي و از طريق كابل‌ها و انشعابات VOIP تمامي واحدها صاحب تلويزيون ديجيتال مي‌شوند و مديريت مي‌تواند بخشي از هزينه‌هاي ساختمان را از به صورت ماهيانه و از اين طريق از ساكنين هر واحد دريافت نمايد. همچنين امكان تماشاي فيلم از بانك فيلم موجود در ساختمان براي تمامي واحدها فراهم مي‌شود.

تماس تصويري
با استفاده از سيستم VOIP مي‌توانيد به راحتي تماس تصويري برقرار كنيد. اگر ساختمان مجهز به سيستم VOIP باشد مي‌توانيد با نگهباني، لابي، ديگر واحدها تماس تصويري با كيفيت بالا و به صورت رايگان برقرار نماييد.

نظاره‌گر درون واحد باشيد
با استفاده از سيستم مانيتورينگ VOIP مي‌توانيد از هر نقطه در دنيا، داخل واحد خود را رصد كنيد. آيا كسي در واحد هست؟ آيا قبل از بيرون آمدن چراغ ها را خاموش كردم؟ آيا در واحد همه چيز امن است؟

سيستم نظارت از راه دور
با اتصال سيستم  VOIP به سيستم دوربين‌هاي مدار بسته‌ي تحت‌شبكه (Sip support)، لحظه به لحظه در هر نقطه‌ي دنيا كه باشيد، دوربين‌هاي مداربسته‌ي ساختمان شما در دسترس و قابل نظارت مي‌باشند.

نكته حائز اهميت آن است كه اين مدلCCTV  داراي ميكروفون و بلندگو هستند. يعني شما علاوه بر دريافت صدا و تصوير، مي‌توانيد صدا نيز ارسال كنيد. يعني هم صداي محيط منزل را مي‌شنويد و هم مي‌توانيد با كسي كه در منزل است صحبت كنيد و او صداي شما را خواهد شنيد.
يكپارچگي سيستم اطفاء حريق با سيستم هشدار تلفني
تمامي ساختمان‌هاي در حال ساخت كه به سيستم اطفاء حريق نياز دارند، مي‌توانند از همين كابل‌هاي شبكه استفاده كنند و سيستم اطفاء حريق را نيز به سرور مركزي وصل كنند. با اتصال ويپ به سيستم اطفاء حريق، اگر آتش سوزي در ساختمان اتفاق بيفتد به شكل اتوماتيك با آتش نشاني و مراكز مربوطه تماس حاصل شده و پيام صوتي از قبل مشخص شده پخش مي‌گردد.

ارائه اينترنت به كليه‌ي واحدها
به دليل آماده سازي زيرساخت و استفاده از كابل شبكه جهت آماده سازي سيستم VOIP از همين كابل‌ها جهت ارائه اينترنت از يك سرور مركزي به تمامي واحدها مي‌توان استفاده كرد.

پس تمامي واحدها مجهز به اينترنت مي‌شوند و مي‌توان هزينه‌ي ثابت ماهيانه از كليه‌ي آنان دريافت نمود.

كاهش چشمگير هزينه‌هاي مكالمات تلفني
يكي از مهم‌ترين موارد و مزيت‌هاي استفاده از VOIP كاهش چشمگير هزينه‌هاي سرسام‌آور قبوض تلفن مي‌باشد. پس اگر مجتمعي به بستر VOIP تجهيز شده باشد، تمامي تماس‌هاي بين واحدها، نگهباني، سرايداري، مديريت و … به صورت كاملا” رايگان برقرار مي‌شود و اين امر تاثير بسزايي در كاهش هزينه‌ي قبض تلفن مجتمع دارد.

سيستم فكس نرم‌افزاري
ديگر نيازي به خريد دستگاه فكس نداريد چرا كه با استفاده از VOIP علاوه بر تلفن، هر يك از واحدهاي ساختمان داراي سيستم فكس نيز مي‌شود و مي‌توانند علاوه بر ارسال، فكس نيز دريافت كنند.

ديگر هيچ تماسي را از دست ندهيد و هميشه در دسترس باشيد
با اين سيستم زمان‌هايي كه در منزل يا دفتر كار خود نيستيد، مي‌توانيد تلفن‌هاي ورودي را روي موبايل خود دريافت نماييد و اين امكان شامل هزينه‌ي جداگانه‌اي نخواهد بود. (چرا كه عمل دايورت از طرف مخابرات نسبت به زمان و نوع تماس مشمول هزينه است اما در اينجا هيچ هزينه‌ي اضافه‌اي پرداخت نخواهد شد.)

ارتباط منشي تلفني با شما!
با انتخاب و تعريف اين امكان توسط شما، تماس گيرنده مي‌تواند علاوه بر پيغام گذاشتن، انتخاب كند كه به موبايل شما وصل شود و با شما صحبت كند يا خير!

اين بدان معناست كه منشي تلفني شما مي‌گويد “پس از شنيدن صداي بيپ، پيغام بگذاريد و يا در صورت تمايل با شماره‌گيري عدد ۱ به موبايل آقا/خانم وصل شويد” و پس از شماره‌گيري عدد مورد نظر تماس به موبايل شخص مورد نظر انتقال يافته و موبايل يا تلفن شما زنگ مي‌خورد.

دسترسي به پنل مديريت سيستم در هر لحظه به صورت امن و طبقه بندي شده
از هر نقطه در دنيا مي‌توانيد با استفاده از يك مرورگر ساده و اينترنت، با سيستم VOIP خود ارتباط برقرار كنيد و امكانات مختلف را بر اساس دسته‌هاي گوناگون مديريت نماييد و يا هر لحظه مي‌توانيد مكالمات منزل يا محل كار خود را رصد كنيد. مثلا” رصد كنيد كه ديروز و امروز، دفتر يا منزل شما چه تماس‌هاي ورودي و خروجي داشته، يا مكالمات ضبط شده را بشنويد يا دسترسي به پروفايل مخاطبين، دسترسي به اين امكان فقط توسط مديريت امكان‌پذير مي‌باشد.

شماره‌گيري از هر نقطه‌ي دنيا با استفاده از شماره تلفن ثابت محل كار يا منزل
شما مي‌توانيد از هر نقطه در دنيا و فقط با اتصال به اينترنت، به هرجايي كه مي‌خواهيد تماس بگيريد و روي Caller ID  مقصد ، شماره تلفن ثابت منزل يا محل كار شما نمايش داده خواهد شد.

يعني شما به وسيله‌ي موبايل خود تماس مي‌گيريد اما كالر آيدي مقصد، شماره ثابت منزل يا دفتر كار شما را نشان مي‌دهد.

بانك اطلاعاتي هوشمند
هر شماره‌ي ورودي به طور خودكار در بانك اطلاعاتي ذخيره شده و حتي در همان لحظه‌ي پاسخگويي به تماس مي‌توانيد پروفايلي براي تماس گيرنده تشكيل دهيد و اطلاعاتي كه مي‌خواهيد به پروفايل تماس‌گيرنده اضافه كنيد و نهايتا” امكان دسته‌بندي مخاطبين در دفترچه تلفن هوشمند مثل دسته بندي اقوام، دوستان و … امكان‌پذير مي‌باشد.

امكان ضبط مكالمات
با تعاريف مربوطه، هر تماسي كه نياز باشد را مي‌توان ضبط و ثبت كرد. اين تعريف مي‌تواند هميشه و براي تمامي تماس‌هاي ورودي و خروجي برقرار باشد و يا مي‌توانيد تماس‌هايي از شماره‌هاي خاص را ضبط كنيد.

هشدار خانگي و اتوماسيون اداري
اين امكان بدين معناست كه زماني كه مي‌خواهيد همه‌ي افراد خانه دور هم جمع شوند (مثلا” براي صرف شام) با اعلام سراسري و فقط با يك كليك، از طريق تلفن همراه يا دستگاه VOIP به شكل پيام يا تماس همگي را مطلع كنيد.

همچنين براي اطلاع رساني جلسه واحد مديريت مي‌توان به سادگي همه را از زمان و اطلاعات جلسه مطلع كرد و اين امكان، تا حد زيادي كار برنامه هاي اتوماسيون اداري را نيز انجام مي‌دهد.

سيستم پيجينگ (جهت مراكز تجاري)
با استفاده از كابل هاي شبكه و ايجاد ارتباط ميان سيستم VOIP و پيجر ساختمان، شما صاحب اپراتور ديجيتال پيجر هوشمند مي‌شويد. پس ديگر نيازي نيست اپراتوري استخدام كنيد براي صحبت و اطلاع‌رساني، چرا كه اين كار را مي‌توانيد با برنامه‌ريزي مرتب و دقيق و با كيفيت مطلوب‌تر انجام دهيد.
چرا تيم ويپينگ را انتخاب كنيد؟
برنامه نويسي و ساخت نرم افزارهاي جانبي ويپ
ما با تشكيل تيم مهندسي مجرب و توانا، مي‌توانيم نياز هاي مشتريان را شناسايي كنيم و راهكارها و برنامه هاي لازم را جهت رفع نيازهاي آنان طراحي و اجرا نماييم. پس هرآنچه نياز شماست، بر خود مي‌دانيم تا آن نياز را برطرف سازيم.

ارائه پشتيباني واقعي پس از نصب
پس از نصب و راه اندازي سيستم VOIP  بنا به حجم پروژه حداقل دو ماه پشتيباني رايگان به شما ارائه مي‌دهيم و مي‌توان گفت هر گونه عيب و نقص احتمالي در سيستم شما ظرف مدت همين دو ماه شناسايي و رفع خواهد شد. پس از دو ماه همچنان با عقد قرارداد جهت پشتيباني و نگهداري تا زماني كه شما بخواهيد در كنار شما خواهيم بود.

ارائه ضمانت كتبي پس از نصب
ما اين ضمانت را در قرارداد في‌مابين خود و مشتري قيد خواهيم كرد كه در صورت نارضايتي از كيفيت كار، تمامي هزينه پروژه را به شما مسترد خواهد گشت.

قيمت‌گذاري و نحوه پرداخت
هزينه‌ي راه‌اندازي VOIP براي ساختمان‌هاي مختلف متفاوت است و بستگي به وسعت و مساحت ساختمان دارد و اينكه چه نيازهايي در ساختمان احساس مي‌شود و با توجه به اينكه با ايجاد چه امكاناتي ساختمان شما بروزتر خواهد شد. با توجه به نياز شما و با بررسي مشاوران و تكنسين‌هاي ما، هزينه‌هاي نرم‌افزاري، سخت‌افزاري و اجراي طرح برآورد شده و طي پيش فاكتور به شما اعلام مي‌گردد و در صورت موافقت عمليات پياده سازي و اجرا آغاز مي‌شود.

با پيشرفت تكنولوژي روز ، بسياري از سازمان‌ها در حال ارتقاء سيستم‌هاي ارتباطي خود هستند . جالب است بدانيد كه در ارتقاء ارتباطات مخابراتي، بيشترين اين ارتباطات از سيستم‌هاي قديمي ، به  VOIP ارتقاء پيدا مي‌كنند . ويرا پردازش رامان با استفاده از سيستم VOIP ، ماژول‌هايي جهت تسريع در انجام فعاليت‌هايي از قبيل كاهش هزينه‌هاي ارتباطي، بازاريابي، مديريت مشتريان و… طراحي و آماده سازي كرده است . در اين قسمت به شكل اختصاصي به معرفي برخي از امكانات ويژه و پشتيباني VOIP براي رستوران‌هاي زنجيره‌اي خواهيم پرداخت ، با ما همراه باشيد .

چرا رستوران‌هاي زنجيره‌اي نيازمند سيستم VOIP هستند؟
رستوران‌هاي زنجيره‌اي از آن دسته مشاغلي هستند كه در صورت عدم وجود تلفن و ارتباط تلفني با مشتريان، ضربه‌ي زيادي به كسب و كارشان وارد مي‌شود. حال با توجه به پيشرفت تكنولوژي در عرصه فناوري اطلاعات و ارتباطات، مي‌توان از يك ارتباط تلفني ساده به عنوان يك راهكار ارتباطي پيشرفته استفاده كرد تا بتوان در راستاي گسترش فعاليت‌ها و امور مربوط به رضايتمندي مشتريان، بازاريابي، نظارت و بررسي كيفيت خدمات ارائه شده از سمت سازمان و نهايتا” بررسي عملكرد اپراتورها استفاده نمود .
مشاهده سوابق تماس مشتريان در هنگام تماس
هنگامي كه مشتري جديدي با مجموعه تماس برقرار مي‌كند ، صفحه‌اي روي دسكتاپ پرسنل اپراتور سفارش‌گيرنده باز مي‌شود تا اطلاعات تماس‌گيرنده و توضيحات مربوطه را وارد سامانه كنند . زين پس در صورت تماس جديد از آن مشتري، در هنگام تماس، صفحه‌اي روي دسكتاپ اپراتورها باز مي‌شود كه حاوي اطلاعات وارد شده توسط اپراتورها مي‌باشد .

هر زمان كه بخواهيد مي‌توانيد از كليه‌ي اين اطلاعات ، خروجي دريافت كنيد تا در آرشيو اطلاعات مشتريان سازمان هميشه داشته باشيد و يا درصورتي كه اطلاعات سفارش قبلي از مشتريان داريد، اين اطلاعات را به سيستم انتقال دهيد .

براي مثال فرض كنيم زماني كه مشتري قديمي تماس مي‌گيرد، روي صفحه‌ي كامپيوتر به ما اطلاعات و آدرس مشتري نمايش داده مي‌شود و مي‌توانيم زمان آخرين سفارش و حتي ليست سفارش‌ها و حتي جزئيات سفارش‌هاي پيشين او را بررسي كنيم.

اتصال مركز تلفن با CRM
در صورتي كه رستوراني داراي CRM باشد مي‌توان مركز تلفن VOIP را با CRM ارتباط داد تا مواردي كه در بالا ذكر شد به شكل خودكار انجام ‌گردد .

امكان تماس مشتريان با رستوران از بستر وب‌سايت رستوران
فرض كنيد مشتري داخل وب‌سايت رستوران شماست و مي‌خواهد سفارش خود را به شما اعلام نمايد. در اين صورت مي‌تواند با كليك روي گزينه‌ي تلفن گويا، تماس اينترنتي با شما برقرار كند و سفارش خود را به شما اعلام نمايد. جالب است بدانيد در اين سيستم هيچ هزينه‌اي شامل حال طرفين تماس نمي‌گردد و تماس‌گيرنده جهت برقراري تماس، صرفا” نياز به ميكروفون و هدفون (يا اسپيكر) خواهد داشت.

قابليت دسته بندي مشتريان
مي‌توان دسته بندي‌هاي متفاوتي از مشتريان ايجاد كرد تا هر زمان و به هر دليلي كه مي‌خواهيد بتوانيد با گرفتن خروجي از ليست مشتريان مربوطه، آنان را به صورت منظم در اختيار داشته باشيد . (مثلا براي ارسال دعوتنامه براي افتتاح شعبه‌ي جديد و يا اطلاع رساني در رابطه با مراسمي خاص، به بانك اطلاعاتي از مشتريان ويژه يا احتياج داريد كه به اين شكل از قبل آماده در اختيار داريد. )

قابليت دسته بندي اتوماتيك مشتريان شعب مختلف
فرض كنيم رستوران شما داراي چندين شعبه است و كليه‌ي سفارشات از سمت دفتر مركزي دريافت مي‌شود. زماني كه با تلفن ثابت با رستوران شما تماسي حاصل شود، اتوماتيك در سيستم تشخيص داده مي‌شود و به اپراتور سفارش‌گيرنده‌ي مربوط به همان شعبه وصل مي‌شود و يا اينكه در پروفايل آن مشتري علاوه بر شماره تماس (كه اتوماتيك ذخيره مي‌شود) منطقه‌ي مسكوني يا اينكه نزديك به كدام شعبه است ثبت مي‌گردد.
ايجاد ارتباط بين شعب و كاهش هزينه‌ها
در صورتي كه مجموعه‌اي داراي شعب مختلف باشد مي‌توان بين اين شعب ارتباط تلفني ايجاد كرد . فرض كنيد يك شعبه‌ در تهران و ديگري در شيراز باشد ، شما مي‌توانيد با گرفتن داخلي ۲۰۱ با داخلي مدير شعبه تهران، و با گرفتن داخلي ۳۰۱ با داخلي مديريت در شعبه شيراز ارتباط برقرار كنيد .

حال فرض كنيد مجموعه‌ي شما داراي شعبه‌اي خارج از كشور باشد، در چنين حالتي نيز باز هم امكان برقراري ارتباط بين شعب براي شما محياست!

نكته‌ي قابل تامل آن است كه كليه‌ي اين تماس‌ها به شكل كاملا” رايگان انجام مي شود!

راهكار نوين كنترل كيفي تلفني
شما به سادگي مي‌توانيد در مورد رضايت مشتريان ، به شكل اتوماتيك با آنان تماس برقرار كرده و از آنان در رابطه با موارد مختلف سوالات مربوطه را بپرسيد. براي مثال : اگر از كيفيت غذا رضايت داريد عدد ۱ و اگر خير عدد ۲ را شماره گيري نماييد.

در هر نظرسنجي تعداد سوالات محدوديتي ندارد و در نهايت شما بدون هيچ انرژي انساني مي‌توانيد نظرسنجي كامل و جامعي از مشتريان رستوران خود در رابطه با رضايتمندي مشتريان انجام دهيد.

سامانه نظرسنجي مشتريان
پس از هر تماس ورودي و ارائه خدمات به مشتريان، هنگامي كه اپراتور تلفن را قطع مي‌كند، مشتري اتوماتيك به سامانه نظرسنجي وصل مي‌شود تا بتواند به كيفيت خدمات دريافتي از آن اپراتور امتياز دهد . ‌در صورتي كه امتياز داده‌شده ضعيف باشد مي‌تواند به پنلي ارتباط داده شود تا دليل عدم رضايت خود را بيان كند و صداي او ضبط شده و همان لحظه اين پيغام ضبط شده و اصل فايل ضبط شده مكالمه براي مديريت سازمان يا مسئول كنترل كيفيت سازمان ارسال شود .

ارائه گزارشات تماس سازمان در بازه‌هاي زماني متفاوت
شما در هر بازه‌ي زماني مي‌توانيد كليه‌ي گزارشات تماس سازمان را رصد كنيد .‌ يعني ببينيد طي يك هفته‌ي گذشته چند تماس ورودي، چند تماس خروجي داشته‌ايد يا حتي تعداد تماس‌هاي قطع شده در IVR و يا تماس‌هايي كه به دليل اشغالي داخلي‌ها به داخلي مورد نظر وصل نشده‌اند را رصد كنيد . مي‌توانيد اين گزارش را در بازه زماني متفاوت يا به تفكيك داخلي‌هاي مختلف داشته باشيد .

هر زمان كه بخواهيد مي توانيد از كليه‌ي اين اطلاعات خروجي بگيريد تا در آرشيو سوابق اطلاعات تماس رستوران هميشه داشته باشيد .

مانيتورينگ آنلاين مركز تماس و اعلام وضعيت اپراتور
اين پنل وضعيت آنلاين داخلي‌ها را به شما نمايش مي‌دهد، اين بدان معناست كه شما امكان رصد اين كه كدام يك از اپراتور‌ها در حال مكالمه هستند را داريد، اپراتورهاي ديگر چه مدت است كه مكالمه‌اي نداشتند . همينطور فرض كنيد اپراتوري مي‌خواهد براي نهار ميز خود را ترك كند، ايشان وضعيت خود را به وضعيت نهار تغيير مي‌دهد و سوپروايزر به سادگي با ماژول مانيتورينگ متوجه اينكه اپراتور در چه وضعيتي است مي‌شود .

ايجاد تماس مستقيم با اپراتورها
از جمله مزايا و خدمات VoIP براي رستوران‌ها مي‌توان به قابليت تماس مستقيم با اپراتور در سيستم VoIP اشاره نمود . فرض كنيد مشتريانتان با رستوران شما تماس گرفتتد و يكي از اپراتورها از ايشان سفارش غذا گرفته است ، در صورتي كه اين امكان فعال باشد ، اگر مجدداً همان مشتري تماس بگيرد، به شكل اتوماتيك به همان اپراتور وصل مي‌شود . اين امر براي مشتريانتان خوش‌آيند است چرا كه با يك نفر هميشه در ارتباط هستند و اپراتور به سادگي در جريان سفارش مشتري خواهد بود.

ايجاد صف مكالمات، تغييرات صف در لحظه و بدون قطعي
برخي اوقات ممكن است يكي از بخش‌ها شلوغ تر از ديگر بخش‌ها باشد و تماس‌هاي ورودي با آن بخش به گونه‌اي باشد كه مشتريان مدت زمان زيادي را بايد در صف بمانند تا بتوانند براي پرسيدن يك سوال ساده به يكي از اپراتورهاي مربوطه وصل شوند . حال شما مي‌توانيد به شكل لحظه‌اي يكي از اپراتورهاي بخش ديگر را در صفي كه شلوغ است وارد كنيد تا براي لحظاتي بتواند كمك حال بخش شلوغ باشد و پس از گذراندن زمان شلوغي مورد نظر، دوباره به جايگاه اوليه‌ي خود بازگردد.

امكان ضبط مكالمات
شما مي‌توانيد كليه‌ي تماس‌ها با مشتريان را ضبط كنيد و از عملكرد پرسنل خود آگاهي بيشتر و دقيق‌تري داشته باشيد . همچنين مي‌توانيد تمامي تماس‌هاي ضبط شده را در گزارشات تماس و در مقابل هر يك از تماس‌ها ببينيد و از تاريخ و ساعت آن تماس نيز مطلع شويد . اين فايل‌ها را تا هر زماني كه نياز داشته باشيد مي توانيد در سرور سازمان نگه داريد .

شنود مكالمات و نجوا
فرض كنيد اپراتوري در پاسخگويي به مشتريان ناتوان است ، مي‎‌توانيد به تماس اپراتور و مشتري اضافه شويد و به گونه‌اي كه مشتري صداي شما را نمي‌شنود، اپراتور را راهنمايي كنيد تا اطلاعات درست و دقيق به مشتري بدهد، به اين امكان “نجوا” مي‌گويند . همينطور مي‌توانيد مكالمه‌ي پرسنل را در لحظه شنود كنيد .
در توضيحات و موارد ذكر شده در بالا، به برخي از مزاياي كاربردي و امكانات ويپ براي رستوران‌هاي زنجيره‌اي كه مي‌توانند پاسخگوي نياز‌هاي متداول رستوران‌هاي زنجيره‌اي باشند اشاره شد . اما با توجه به اينكه سيستم VoIP قابليت ارتقاء بي‌انتها دارد و برنامه‌نويسان و متخصصين ويپينگ نيز پتانسيل و دانش كافي براي توليد امكاناتي فراتر از امكانات گفته شده در بالا را دارند . در صورتي كه نيازي در مجموعه‌ي شما وجود دارد آن را با ما درميان بگذاريد تا به شكل سفارشي آن محصول را براي شما طراحي ، توليد و اجرا نماييم .

Voiping فناوري‌ و راهكارهاي مبتني بر VoIP را به صورت تخصصي در حوزه مطالعات بازار توسعه داده است. در اين بخش به بررسي اهميت استفاده از اين فناوري در كسب و كارهاي حوزه تحقيقات و مطالعات بازار و ارائه راهكارهاي پيشنهادي Voiping خواهيم پرداخت.

تحقيقات بازار
اﻣﺮوزه ﺗﻮﺳــﻌﻪ ﻣﺒﺘﻨﻰ ﺑﺮ داﻧﺎﻳﻰ، ﺟﺎﻳﮕﺰﻳﻦ ﺗﻮﺳــﻌﻪ ﻣﺒﺘﻨﻰ ﺑﺮ ﻣﻮاد اوﻟﻴﻪ و ﺗﻮﺳــﻌﻪ ﻣﺒﺘﻨﻰ ﺑﺮ ﺳﺮﻣﺎﻳﻪ ﺷﺪه اﺳﺖ. و ﻛﺸﻮرﻫﺎ ﺑﻪ ﺳﻤﺖ اﻗﺘﺼﺎد ﻣﺒﺘﻨﻰ ﺑﺮ داﻧﺎﻳﻰ ﻳﺎ ﻫﻤﺎن اﻗﺘﺼﺎد دانش‌محور در ﺣﺎل ﺣﺮﻛﺖ ﻫﺴﺘﻨﺪ. ﺑﻪ ﻋﻘﻴﺪه ﺑﺮﺧﻰ از داﻧﺸﻤﻨﺪان، دﻳﺪﮔﺎه آﻳﻨﺪه، دﻳﺪﮔﺎه داﻧﺎﻳﻰ ﻣﺤﻮري اﺳــﺖ ﻛﻪ در آن ﺟﺬب ﻣﻨﺎﺑﻊ اﻧﺴــﺎﻧﻰ، ﺟﺬب داﻧﺎﻳﻰ و ﺟﺬب ﻓﻨﺎوري اﻫﻤﻴﺖ دارد. در اﻳﻦ دﻳﺪﮔﺎه ﺑﻴﺸــﺘﺮﻳﻦ ﺗﺎﻛﻴﺪ ﺑﺮ ﺗﺤﻘﻴﻖ و ﺗﻮﺳﻌﻪ ﻣﻰ‌ﺑﺎﺷــﺪ و ﺑﺪﻳﻦ ﻣﻨﻈﻮر ﺗﺮﺑﻴﺖ و آﻣﺎده ﺳﺎزي ﻧﻴﺮوي اﻧﺴﺎﻧﻰ ﻛﺎرآﻓﺮﻳﻦ ﻣﻮرد ﺗﻮﺟﻪ ﻗﺮار ﻣﻰ‌ﮔﻴﺮد. موتور محرك پيشرفت‌هاي فناورانه، ايده‌هاي كاربردي خلاقانه‌اي است كه در ذهن كارآفرينان، مخترعان، هنرمندان و مبتكران شكل مي‌گيرد و با پيگيري جدي آنان در قالب كسب و كاري جديد به بار مي‌نشيند و مفهوم كارآفريني آغاز مي‌گردد. اما اغلب اين كارآفرينان، فارغ التحصيلان جوان و خوش فكري هستند كه فاقد تجربه در سه عامل اصلي براي موفقيت در بازار رقابتي هستند. اين عوامل عبارتند از:

دانش و تجربه مديريتي
منابع مالي كافي
شناخت بازار و مشتري
بسياري از اين تلاش‌ها براي راه‌اندازي كسب و كار و حتي خدمتي جديد، به دليل نبود اين سه عامل، با شكست مواجه مي‌شود. در ميان عوامل فوق، شناخت بازار و مشتريان تخصصي‌ترين و تا حدي مهم‌ترين عامل در جهت موفقيت كسب و كار به حساب مي‌آيد. در عصر حاضر شناخت و بررسي بازار به عنوان يك تخصص و دانش محسوب گرديده و توسط شركت‌هاي تخصصي بر اساس روش‌‌هاي متنوع تحقيق انجام مي‌شود.
تحقيقات بازار چيست؟
تحقيق عبارت است از بررسي كامل موضوع به گونه‌اي منظم و منسجم و بر اساس روش‌هاي عيني، به منظور كسب اطلاعات يا كشف اصول وابسته به آن. با توجه به اين تعريف عنوان گرديده، تحقيقات بازار عبارت است از روش عيني، منظم و منسجم كه از طريق آن اطلاعات لازم و مناسب براي تصميم‌گيري مدير بازاريابي فراهم مي‌آيد.

انواع تحقيقات بازاريابي
به صورت كلي تحقيقات بازاريابي شامل دو بخش تحقيقات كيفي و كمي مي‌گردد.

تحقيقات كمي
تحقيقات بازار كمي بصورت عددي بوده و نيازمند توجه به اندازه‌گيري پديده‌هاي بازار، و اغلب شامل آناليز آماري است. براي نمونه، يك بانك در رابطه با خدمت ارائه شده به مشتريان به صورت عالي، خوب، متوسط و ضعيف نظرسنجي مي‌كند. ديدگاه اين نوع تحقيق بسيار ساختار يافته است و معمولا شامل تعداد زيادي مصاحبه است.

تحقيقات كيفي
تحقيقات بازار كيفي اما به دنبال فهميدن چگونگي و چرايي رفتار مشتريان است. به عنوان مثال، محقق ممكن است نظرات خريدار يك محصول خاص را در خصوص چرايي خريد در قالب انجام يك مصاحبه رو در رو دريافت نمايد.

ضرورت استفاده از VOIP در شركت‌هاي تحقيقات بازار
همانطوركه پيشتر عنوان گرديد، شركت‌هاي فعال در حوزه تحقيقات بازار بسته به كيفي و يا كمي بودن يك تحقيق، بر‌اساس روش‌هاي تحقيق متنوعي اعم از مصاحبه رو در رو، مصاحبه تلفني، نظرسنجي، جلسات گروه كانوني و … اقدام به بررسي موضوع مي‌نمايند. به عنوان نمونه در فرآيند انجام مصاحبه‌هاي تلفني با بخش‌هاي مختلف بازار و يا مصاحبه با خبرگان به صورت تلفني، ابتدا فرم مصاحبه (پرسشنامه) تهيه سپس براساس ليست موجود، با مخاطبان هدف مصاحبه صورت مي‌گيرد. در اين فرآيند پرسشگر مي‌بايست به صورت در لحظه علاوه‌بر مديريت مصاحبه به نگارش موارد عنوان شده بپردازد. همزماني اين كار مي‌تواند سرعت عمل پرسشگر را كاهش داده و در برخي موارد باعث از ياد رفتن موارد مطرح شده در مصاحبه گردد. در مواردي ديگر پرسشگر، در قالب يك تحقيق كمي سوالاتي با جواب‌هاي كوتاه را پرسيده و در فرم پرسشنامه تكميل مي‌نمايد. طراحي و پياده‌سازي سيستم VoIP، به صورت مستقيم و غير مستقيم هزينه‌هاي تحقيق را كاهش و زمان انجام را كوتاه مي‌نمايد. همچنين به دليل تمركز بالاي پرسشگر (به دليل عدم نياز به نگارش تمامي مصاحبه) كيفيت تحقيق نيز افزايش مي‌يابد.

در ادامه به معرفي و بررسي كاربرد‌هاي متنوع و متعدد پشتيباني VOIP در شركت‌هاي فعال در حوزه تحقيقات بازار پرداخته شده است.

ضبط مكالمات و مسئوليت پذيري شركت
با يك سوء تفاهم كوچك شركت‌ها ممكن است درگير پرونده‌هاي حقوقي شوند كه مي‌تواند منجر به يك دعواي حقوقي شود. با ضبط كردن مكالمات، شركت شما قادر خواهد بود كه بسياري از اين سناريو‌ها را خنثي كند.
بررسي عملكرد
در مسير اجراي يك مصاحبه كيفي و يا كمي تلفني، نحوه مصاحبه، نحوه پاسخگويي مصاحبه شونده و … حائز اهميت است. ضبط تماس، به مديران اين امكان را مي‌دهد تا در هر لحظه و زمان به بررسي عملكرد كلي و جزئي مصاحبه پرداخته و بر فعاليت مصاحبه كننده نظارت داشته باشند. نظارت بر مصاحبه و اصلاح، در نهايت منجر به افزايش كيفيت مطالعه خواهد شد.

رضايت مشتري
باتوجه به ضبط مكالمات طي فرآيند مصاحبه، شركت مي‌تواند در قالب فايل تجميعي از مصاحبه‌هاي انجام شده و يا به صورت در لحظه، دسترسي به مكالمات را به عنوان يك قابليت مثبت ارائه نمايد. در اين حالت مشتري در تمامي مسير مصاحبه نظارت داشته و به نتايج تحقيق اعتماد بيشتري خواهد نمود.

عدم نياز به يادداشت
علاوه‌بر موارد فوق، ضبط مكالمات اين آزادي عمل را به مصاحبه كننده مي‌دهد تا تمامي تمركز خود را بر روي مصاحبه گذاشته و در زماني مناسب با تمركزي مناسب به نگارش مصاحبه صورت گرفته بپردازد. در اين صورت نيز كيفيت تحقيق افزايش مي‌يابد.

قابليت تبديل صوت به متن
همانطور كه در موارد فوق اشاره شد، هر مصاحبه نيازمند پياده‌سازي در گزارش است. ضبط مكالمات علاوه‌بر افزايش تمركز در حين مصاحبه، قابليت ارائه خدمات تبديل صوت به متن را نيز دارد. اين قابليت فرآيند گزارش نويسي را كاهش و سرعت عمل را افزايش مي‌دهد.

داشتن چندين شماره تلفن
با استفاده از VoIP مي­‌توان چندين شماره در كشورهاي مختلف داشت. با استفاده از اين روش، مشتريان و يا همكاران تجاري يك سازمان در كشورهاي مختلف مي­‌توانند از طريق شماره مخصوص به كشورشان، با كسب و كار شما تماس گرفته و در صرف هزينه­ تماس­‌هاي بين‌المللي صرفه جويي نمايند.

مكالمه گروهي
استفاده از سيستم‌هاي VoIP امكان مكالمه گروهي و كنفرانس را فراهم مي‌آورد. در حال حاضر باتوجه به شيوع بيماري كرونا، بخش زيادي از كسب و ‌كار‌ها به صورت دوركاري به ادامه فعاليت خود مي‌پردازند. مكالمه گروهي امكان برگزاري جلسات درون تيمي را براي شركت فراهم مي‌آورد. علاوه‌بر كمك به بهبود شرايط دوركاري، امكان استفاده از اين قابليت در مصاحبه‌هاي گروهي با خبرگان با قابليت ضبط مكالمات وجود دارد.

استفاده از شماره ثابت در هر زمان و مكان (دفتر مجازي)
به طور مثال در زمان دوركاري، كاركنان مي‌توانند از راه دور به خدمات رساني و پاسخگويي بپردازند و با دسترسي لحظه‌اي‌، تنها با اتصال به اينترنت‌، تمامي همكاران با يكديگر در ارتباط بوده و از خدمات دوركاري استفاده نمايند.
يك شماره تلفن گويا (VoIP)‌، كه عموماً به عنوان شماره مجازي شناخته مي­‌شود، كاملاً قابل حمل است. قابل حمل بودن بدين معنا است كه در صورت تغيير آدرس محل كار به نقطه ديگري از شهر و حتي كشور، نياز به خريد شماره‌اي جديد وجود نداشته و امكان ارائه خدمات طبق روال گذشته وجود دارد.
كاهش هزينه‌هاي تماس بين‌شهري
درصورتي كه از يك اتصال اينترنتي استفاده مي­‌كنيد، مي­‌توانيد استفاده از VoIP را تقريباً رايگان درنظر بگيريد. همه آنچه كه براي پرداخت بدان نياز خواهيد داشت هزينه­‌هاي اينترنتي است زيرا VoIP شامل هيچ گونه هزينه اضافي براي سخت‌افزار، سيم، كابل و غيره نمي‌­شود.
باتوجه به استفاده از اينترنت جهت برقراري ارتباط، تماس‌هاي بين‌شهري و حتي بين‌المللي با هزينه‌ به مراتب پايين‌تري انجام خواهد شد.
سيستم مبتني بر VoIP هزينه‌هاي پشتيباني از اطلاعات را به دليل ادغام سيستم شبكه و تلفن، كاهش خواهد داد. ارائه فضاي ابري نيز كمك شاياني به اين مسئله خواهد نمود.

مصاحبه به صورت خودكار
در بسياري از موارد شركت‌هاي تحقيقات بازاري اقدام به انجام مصاحبه‌هاي كوتاه با سوالات كوتاه اما در مقياس فراتر از ۱۰۰۰ مصاحبه انجام مي‌دهند. در اين حالت اما كافيست ليستي به همراه شماره تماس و مشخصات ( جنسيت، شهر و …) در قالب فايل اكسل تهيه و در پلتفرم بارگزاري گردد. پس از مشخص نمودن بازه زماني تماس، سيستم به صورت خودكار فايل صوتي از پيش تعيين شده را براي مخاطب پخش و پس از دريافت پاسخ (عدد گزينه مورد نظر را وارد فرماييد) به سوالات بعدي خواهد رفت. اين فرآيند براي تمامي افراد حاضر در ليست انجام خواهد شد.

بازخوردگيري از مشتريان
رضايت مشتريان در هر صنعت و بازاري حرف اول و آخر را مي‌زند. با استفاده از سيستم نظرسنجي خودكار مي‌توانيد از نظرات مشتريان نسبت به پروژه‌هاي انجام شده آگاه شويد. اين قابليت در دو حالت دريافت پاسخ‌هاي كوتاه با وارد كردن گزينه و پاسخ‌هاي تشريحي و ارائه نظرات، انتقادات و پيشنهادات وجود دارد.

نصب و نگهداري آسان
نصب تلفن اينترنتي (VoIP) آسان‌تر از تلفن‌­هاي عادي است. براي اين كار نيازي به دانش فني ويژه و يا افزودن تعداد كابل متعدد وجود ندارد. نصب شامل راه‌اندازي يك تلفن IP حتي بدون نصب نرم افزار است.

سرويس فكس مجازي
حتي در جهان امروز موارد بسياري وجود دارد كه نياز به تسهيلات فكس پيدا خواهيد كرد. VoIP مشخصه­‌هايي به‌نام فكس مجازي براي اين منظور ارائه مي‌­كند. حساب ايميل متصل به سيستم VoIP را مي­‌توان جهت ارسال و دريافت پيام­‌هاي فكسي مورد استفاده قرار داد.

دسترسي به سيستم تلفن VoIP از رايانه و تلفن همراه
از ديگر مزاياي VoIP مي‌­توان به دسترسي كارمندان، از هر نقطه از دنيا كه امكان اتصال به اينترنتي قوي و پايدار وجود باشد به تلفني داخلي خودشان اشاره نمود. اغلب ارائه دهندگان VoIP، اجازه دسترسي به سيستم تلفني به كمك كامپيوتر و يا تلفن همراه را به شما مي‌­دهند.

كيفيت صدا
ارتباطات VoIP  به طور عموم، كيفيت صداي برجسته اي را فراهم آورده است. تماس مبتني بر VoIP در حالت برقراري ارتباط با يك كلاينت جديد و يا برگزاري كنفرانس با تيم بين المللي ، وضوح صدا به بهترين شكل ممكن ارائه مي‌شود.

ايجاد پروفايل مشتريان
در سيستم‌ تلفني مبتي بر VoIP اطلاعات تماسي مشتريان بر رايانه نمايش داده و در بانك اطلاعاتي ثبت مي‌گردد. در ادامه اپراتور مربوطه در حين پاسخگويي به نياز تماس گيرنده فرمي از نياز مشتري، زمان تماس، نياز به پيگيري و … را تكميل مي‌نمايد. فرم تكميل گرديده در تماس‌هاي بعدي مشتري نمايش داده شده و ديگر اپراتور‌ها نيز با شناخت مناسب از مشتري به پاسخگويي خواهند پرداخت. همچنين در صورت مشخص نمودن حوزه فعاليت و يا نوع نياز مخاطبان مي‌توان آنان را در تماس‌هاي بعدي به صورت خودكار به بخش و كارشناس مربوطه متصل نمود. به طور خلاصه برخي از مزاياي اين سيستم براي ايجاد پروفايل مشتري عبارت است از:

ايجاد پروفايل مشتري
سوابق ارتباط با مشتري و محصولات خريداري شده
ليست سرويس­هاي درخواستي مشتري و وضعيت آنها
امكان اضافه كردن اطلاعات اختصاصي به صفحه با توجه به نياز كسب و كار
ليست تيكت‌هاي باز مشتري و روند پيگيري آن‌ها با امكان مديريت تيكت‌ها
پاسخگوي خودكار
در فرآيند سنتي پشتيباني مشتري و يا مخاطبان با سازمان تماس گرفته، نياز خود را توضيح داده سپس بر اساس نياز طرح شده توسط اپراتور به بخش‌هاي مختلف متصل مي‌گردد. در حال حاضر اما با پيشرفت تكنولوژي فرآيند پشتيباني مدرن گرديده و اين امكان وجود دارد تا تماس گيرنده به بخش سوالات متداول كه به صورت صوتي و از پيش تعيين شده وجود دارد هدايت شده و در صورت عدم دريافت پاسخ مناسب به اپراتور متصل خواهد شد.

راه اندازي تلفن گويا ، منشي تلفني خستگي نا‌پذير
راه اندازي تلفن گويا يا منشي ديجيتال هوشمند سال‌هاي زيادي است كه به عنوان يك سرويس ارتباطي قدرتمند و منعطف در شركت‌هاي ارائه كننده خدمات يا شركت‌هاي فروش تجهيزات بسيار مورد استقبال قرار گرفته است. شايد پيش خود بگوييد سيستم منشي‌‌ ديجيتال از همان سال‌هاي ابتدايي ورود سانترال يا حتي تلفن‌هاي خانگي وجود داشته است و سرويسي نيست كه آن را قدرتمند، هوشمند يا منعطف بخوانيم. در سال‌هاي اخير با توجه به پيشرفت و مهاجرت سيستم‌هاي تلفني منسوخ مثل سانترال پاناسونيك به سمت سيستم‌هاي تلفني نوين و هوشمند كه به آن‌ها مركز‌تلفن ويپ گويند، نوع سرويس‌دهي تلفن‌گويا يا همان منشي ديجيتال تغيير و به صورت كامل هوشمندانه شده است. در ادامه شما را بيشتر با منشي ديجيتال آشنا خواهيم كرد و به شما مي‌گوييم كه اين سرويس چطور مي‌تواند كسب‌و‌كار‌تان را در كنار بهترين CRM متحول كند.

سامانه تلفن‌ گويا چيست؟
حتما براي شما هم پيش آمده است كه با يك شركت تماس بگيريد و به محض برقراري ارتباط به صورت اتوماتيك شخصي شركت را معرفي ‌كند، به شما خوش‌آمد بگويد و در ادامه واحدهاي مختلف شركت را با ذكر يك عدد نام ببرد تا شما سريع‌تر بتوانيد با واحد يا شخص مورد نظرتان ارتباط برقرار كنيد. به اين سيستم، تلفن گويا يا منشي ديجيتال مي‌گويند. يك منشي خستگي ناپذير و ۲۴ ساعته! اين سناريو از ساده‌ترين خدمات تلفن‌گويا است.

خدمات تلفن‌گويا يكي از مهم‌ترين بخش‌هاي مركزتلفن VOIP است. در واقع يك ماژول نرم‌افزاري بر روي يك مركزتلفن VOIP است كه مي‌تواند در ساده‌ترين حالت افراد تماس‌گيرنده را به واحدهاي مختلف سازمان راهنمايي كند يا به صورت حرفه‌اي و برنامه‌ريزي شده، به طور مثال از مشتريان شركت شما براي دريافت پشتيباني كد مشتري بگيرد، به صورت هوشمندانه يك مسابقه تلفني يا يك تلفن قصه‌گو راه‌اندازي كنيد، ارتباط مشتري را به يك درگاه پرداخت برقرار كند يا يك سيستم نوبت‌دهي بيمارستان باشد و بسياري قابليت‌هاي هوشمندانه ديگر كه در ادامه با جزئيات بيشتري توضيح خواهيم داد.

راه اندازي سامانه تلفن گويا بر روي بستر مركز تلفن VOIP
براي راه اندازي تلفن گويا در شركت خود، ابتدا بايد بستر مناسب آن را فراهم كنيد. اولين قدم، داشتن يك شبكه كابلي يا بيسيم داخلي پايدار است كه معمولا اكثر شركت‌ها اين بستر ارتباطي را به دليل وجود كامپيوتر و اينترنت داخلي دارند. پس نگران اضافه كردن كابل يا تجهيزات اضافي نباشيد.

قدم بعدي كه مهم‌ترين قدم براي داشتن يك منشي‌ ديجيتال هوشمند است، داشتن يك مركز تلفن تحت شبكه است. مركز تلفن ويپ در واقع وظيفه مديريت تماس‌هاي شما را كه تلفن گويا بخشي از آن است، دارد. با توجه به ماهيت نرم‌افزاري مركز ‌تلفن براي استقرار نيازمند يك سرور براي سرويس‌دهي خواهد بود. سيستم منشي ديجيتال هوشمند يك ماژول نرم‌افزاري از مركز تلفن قدرتمند VOIP است كه پس از پياده‌سازي كامل مركز تلفن VOIP با توجه به نياز هر كسب‌و‌كار پياده‌سازي خواهد شد. پيش از راه‌اندازي تلفن‌گويا بايد اطلاعاتي را به شرح زير در اختيار كارشناس استقرار سيستم تلفن تحت شبكه قرار دهيد:

تمام نيازتان و هر چيزي كه در ذهنتان مي‌گذرد را صراحتا به مجري پروژه‌تان بگوييد. اين مهم‌ترين بخش براي طراحي سناريو بر اساس شرح نيازتان است. مثلا اگر ‌هميشه پشت ميزتان نيستيد و بخشي از روز را خارج از شركت به سر مي‌بريد و نمي‌خواهيد تماسي را از دست بدهيد حتما اعلام كنيد. اگر نياز به صندوق صوتي براي دريافت انتقادات و پيشنهادات داريد، يا مي‌خواهيد مثلا با وارد كردن يك عدد آدرس شركت، شماره حساب يا هر اطلاعات ديگر براي تماس‌گيرنده پخش شود به صورت كامل توضيح دهيد.
بر اساس سليقه و بودجه‌اي كه در نظر گرفته‌ايد براي ضبط صدا به صورت استوديويي يا توسط خودتان تصميم بگيريد.
متن خوش‌آمد‌گويي و پيامي كه مي‌خواهيد پخش شود را آماده كنيد. مثلا: “سلام، شما با شركت ويپينگ تماس گرفته ايد، براي ارتباط با واحد فروش عدد يك، براي …”
پس از تهيه متن، پيش از راه‌اتدازي تلفن گويا، اعداد تخصيص يافته به داخلي‌ها يا گروه‌هاي كاري را مشخص كنيد. مثلا اگر داخلي اول جهت ارتباط با گروه فروش است، داخلي‌هاي كارشناسان فروش را براي كارشناس استقرار مشخص كنيد.
راه‌اندازي تلفن گويا جزئيات فني بيشتري دارد كه بايد كارشناس پياده‌سازي براي شما شرح دهد. مثلا مي‌توانيد تعيين كنيد كسي بتواند به صورت مستقيم يك داخلي را بگيرد يا خير، فردي كه تماس مي‌گيرد چند بار امكان وارد كردن عدد اشتباه را داشته باشد، وقتي به انتهاي پيام خوش‌آمدگويي رسيد، پيام تكرار شود، به يك داخلي مثلا اپراتور وصل شود يا مجدد پيام خوش‌آمدگويي از ابتدا پخش شود. پياده‌سازي سرويس‌هاي هوشمند مثل منشي ديجيتال نيازمند بررسي و توجه به شرح‌نياز دقيق مدير يك كسب‌و‌كار و يك تيم حرفه اي خدمات VOIP دارد. به صورت كلي موارد يك تا چهار مهم‌ترين گزينه‌هايي هستند كه پيش از پياده‌سازي بايد با آن توجه كنيد.

راه اندازي تلفن گويا چطور به كسب‌و‌كار شما كمك ‌مي‌كند؟
اگر بخواهيم به صورت خلاصه مزيت راه اندازي تلفن گويا را براي كسب‌و‌كارتان بگوييم، در واقع اين سرويس همانطور كه از نام ديگرش، منشي تلفني پيداست وظيفه مديريت تماس‌هاي ورودي شما را به صورت هوشمندانه، دقيق و در ۲۴ ساعت شبانه روز دارد. راه اندازي تلفن گويا در شركت شما براي شخصي كه اولين بار با شما تماس مي‌گيرد، ويترين شركت‌تان است. شما حتي اگر يك كسب‌و‌كار كوچك داشته باشيد، با استفاده از منشي ديجيتال هوشمند شركت‌تان را سازمان يافته و منظم نشان مي‌دهيد. معرفي شركت، خوش‌آمدگويي و نام بردن دپارتمان‌هاي مختلف مخصوصا با يك صداي گوينده مي‌تواند در اولين قدم ارتباط با مشتري بسيار براي‌تان سودمند و باعث جلب توجه و اعتماد شود.

از ديگر مزيت‌هاي راه اندازي تلفن گويا كه مي‌تواند به كسب‌و‌كار شما كمك كند، ارتباط فرد تماس‌گيرنده بدون معطلي با واحد يا شخصي است كه قصد ارتباط با او را دارد. فرض كنيد اين سرويس وجود نداشت و منشي يك شركت به صورت سنتي به اين تماس‌ها پاسخ مي‌داد و به واحد‌هاي مختلف وصل مي‌كرد. در اين شرايط شما به عنوان مدير يك كسب‌و‌كار بايد يك نيرو تمام وقت، صرفا براي پاسخگويي به اين تماس‌ها استخدام مي‌كرديد. علاوه بر اين موضوع، مشتريان شما مي‌توانند روي تلفن‌گويا و در صندوق صوتي براي شما پيام بگذارند، فكس خود را ارسال كنند، پيام‌ها و سوالات متداول مثل آدرس، شماره حساب و ساعت‌كاري را گوش كنند و بسياري قابليت ديگر كه فعلا به همين توضيحات مختصر بسنده مي‌كنيم و در ادامه شما را با سودمندي‌هاي هوشمندانه منشي ديجيتال بيشتر آشنا مي‌كنيم.

سودمندي‌هاي پنهان راه اندازي تلفن گويا
هر وقت صحبت از تلفن گويا يا منشي‌ديجيتال مي‌شود معمولا تنها چيزي كه به ذهنمان مي‌رسد همان پيام خوش‌آمدگويي است كه همه‌جا شنيده‌ايم. اما اين سرويس مهم از خدمات ويپ توانايي ارائه خدمات بسيار گسترده‌تري را نيز دارد كه شايد تا به حال به ذهن شما خطور نكرده باشد. با توجه به اينكه راه‌اندازي تلفن‌گويا هوشمند يكي از خدمات مركز تلفن VOIP كه در واقع يك سيستم تلفني كد‌باز است محسوب مي‌شود، امكان برنامه‌نويسي و پياده سازي انواع نيازمندي‌هاي شركت‌ها را در هر نوع كسب‌و‌كار دارد. اصطلاح كدباز به پلتفرم‌هايي گفته مي‌شود كه تمامي متخصصان امكان دسترسي به هسته نرم‌افزار و تغييرات را دارند. مركز تلفن ويپ شركت ويپينگ اين قابليت را به شما مي‌دهد تا بتوانيد بر اساس نياز، هرگونه شخصي‌سازي را انجام دهيد. در ادامه تعدادي از انواع ماژول‌هاي متداول از خدمات تلفن‌گويا كه فراتر از يك سيستم خوش‌آمدگويي هستند معرفي خواهيم كرد.

۱- سيستم نوبت دهي
شايد براي‌تان پيش آمده باشد كه براي دريافت نوبت با يك كلينيك يا بيمارستان تماس گرفته باشيد و پس از معرفي و پيام خوش‌آمدگويي از شما خواسته است تا زمان حضور خود و پزشك مرتبط را انتخاب كنيد و به اين صورت نوبتي براي شما در يك تاريخ و ساعت خاص ثبت مي‌شود. اين سيستم نوبت‌دهي در واقع بر روي تلفن گويا پياده سازي شده است و يكي از خدمات ويپ محسوب مي‌شود.

۲- سيستم تيكتينگ تلفني
از ديگر مزاياي راه اندازي تلفن گويا مي‌توان به ماژول تيكيتينگ تلفني كه يكي ديگر از سرويس‌هايي است كه بر روي ماژول منشي ديجيتال و مركز تلفن ويپ پياده‌سازي مي‌شود، اشاره كرد. مشتريان شما با شماره پشتيباني تماس مي‌گيرند و مشكل سيستم خود را به صورت يك صدا براي كارشناس مربوط ثبت مي‌كنند. كارشناس پشتيباني مربوطه پس از دريافت تيكت صوتي مي‌تواند اقدامات لازم را براي خدمات پشتيباني ارائه نمايد.

۳- سيستم ثبت اطلاعات كارجويان به صورت تلفني
شركت‌هاي كاريابي همواره در جست‌وجو و جمع آوري اطلاعات كارجويان و كارفرماها هستند. معمولا شركت‌هايي در اين حوزه موفق هستند كه بتوانند ديتابيس بزرگي از اين مشخصات داشته باشند. علاوه بر ثبت اطلاعات كارجويان و كارفرماها به صورت كاغذي و اينترنتي، امكان ثبت اطلاعات به صورت صوتي بر روي يك تلفن گويا هوشمند نيز خواهد بود. مزيت استفاده از اين سيستم براي كارفرماها، شنيدن لحن معرفي كارجو خواهد بود.

۴- سيستم رزرواسيون تلفني
بسياري از كسب‌و‌كارها مثل هتل‌ها، مراكز فروش بليط و… كه براي ارائه خدمت نياز به رزرواسيون از پيش دارند، مي‌توانند از اين سيستم استفاده كنند. مثلا فردي با يك هتل تماس مي‌گيرد، سيستم پس از خوش‌آمدگويي از كاربر مي‌خواهد تا تاريخ اقامت خود را وارد كند. در صورت خالي بودن اتاق، اطلاعات ثبت و در صورت نياز به يك درگاه پرداخت بانكي جهت پرداخت متصل خواهد شد. اگر در تاريخ مورد نظر اتاقي خالي نباشد نيز سيستم به صورت اتوماتيك به فرد تماس‌گيرنده اعلام خواهد كرد.

۵- سيستم هوشمند پشتيباني
بسياري از شركت‌هايي كه بخشي به عنوان خدمات پشتيباتي دارند، با اين مشكل مواجه شدند كه افرادي كه در ليست مشتريان‌شان نيستند براي دريافت پشتيباني يا حل مشكلاتشان با مركز‌ پشتيباني تماس برقرار مي‌كنند. اين موضوع باعث مي‌شود كه شركت نتواند به مشتريان خودش سرويس مناسب بدهد. زيرا زمان زيادي را با افرادي كه مشتري اين كسب‌و‌كار نيستند مي‌گذراند. يكي ديگر از انواع خدمات تلفن گويا، استفاده از شماره مشتري است. زماني كه فردي با بخش پشتيباني شركت شما تماس مي‌گيرد تنها با وارد كردن شماره مشتري خود مي‌تواند با كارشناسان پشتيباني صحبت كند، در غير اينصورت به طور مثال به بخش فروش متصل خواهد شد.

۶- تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفني
يكي ديگر از سرويس‌هاي هوشمندي كه روي تلفن گويا پياده سازي مي‌شود، تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفني است. در واقع شخصي كه با شماره‌هاي اعلام شده تماس مي‌گيرد، مي‌تواند بر اساس سليقه خود در منوي صوتي تلفن قصه‌گو داستان خود را انتخاب و گوش كند. مسابقات تلفني نيز با همين شرايط برگزار مي‌شوند. شايد برايتان سوال پيش بيايد كه داشتن اين مدل تلفن گويا كه ممكن است ساعت‌ها خطوط شركت را اشغال كند چه سودي دارد؟ در بين انواع خطوط مخابراتي، خطي به نام IN وجود دارد كه بر حسب دقيقه، هزينه‌اي مازاد براي ارائه خدمت، به حساب تماس‌گيرنده يا قبض تلفن اضافه مي‌كند. بنابراين درآمد چنين كسب‌و‌كارهايي بر اساس ميزان مكالمات افراد تماس‌گيرنده خواهد بود.

تبريك! به زودي كسب‌وكار موفق‌تري خواهيد داشت.
اگر تا اينجاي اين مطلب را مطالعه كرده‌ايد پس حتما عزمتان براي يك تغيير و تحول اساسي در كسب و كارتان جزم شده است! تا اينجاي مقاله با مزيت‌هاي راه‌اندازي تلفن‌گويا آشنا شده‌ايد، حالا مي‌دانيد كه منشي ديجيتال فقط يك پاسخگوي خودكار يا يك پخش‌كننده پيام خوش‌آمدگويي نيست و مي‌تواند بسيار هوشمندانه‌تر به كسب‌و‌كار شما كمك كند. براي داشتن اين منشي ديجيتال خستگي‌ناپذير و ۲۴ ساعته نيازمند تجربه كافي و يك تيم متخصص جهت پياده‌سازي و پيكربندي خواهيد بود. همانطور كه گفته شد تلفن گويا ويترين و اولين راه ارتباط شما با مشتريان احتمالي‌تان است، بنابراين پايداري و كيفيت اين سيستم براي هر كسب‌و‌كاري بسيار مهم خواهد بود. شركت ويرا پردازش رامان با نام تجاري ويپينگ با سال‌ها تجربه موفق در زمينه پياده‌سازي مركزتلفن VOIP و راه اندازي تلفن گويا ، آموزش و مشاوره به شركت‌ها و ارگان‌هاي دولتي مختلف آماده پاسخگويي و مشاوره رايگان به شما عزيزان در زمينه خدمات تلفن گويا خواهد بود.

منظور از خدمات ويپ چيست؟
خدمات ويپ در واقع تمام سرويس‌هايي است كه يك شركت متخصص در حوزه پياده‌سازي و استقرار مركز تلفن ويپ به شما ارائه مي‌دهد. يك شركت ارائه دهنده پشتيباني VOIP وظيفه ارائه مشاوره صادقانه با توجه به شرح نياز و بودجه شما را دارد. چنين شركتي بايد توانايي بررسي و نيازسنجي دقيق پروژه شما را داشته باشد، تجهيزات مورد نيازتان را تامين كند، اگر نيازمند نرم‌‍‌افزار خاصي مثل سيستم نظرسنجي تلفني، نوبت‌دهي تلفني،ماژول مدير منشي، صدور قبض، سيستم رزواسيون و … بوديد، توانايي برنامه‌نويسي و پياده‌سازي آن را بر روي مركز‌تلفن تحت شبكه داشته باشد. در ادامه به جزئيات بيشتري از فاكتورهاي انتخاب يك شركت خدمات ويپ مي‌پردازيم.

چطور يك شركت خدمات ويپ را انتخاب كنيم؟
در هر حوزه كاري شركت‌ها و اشخاص زيادي مدعي توانايي خدمت‌رساني به نيازمندي‌هاي مديران كسب‌و‌كارها هستند. با توجه به اينكه سيستم تلفن VOIP مخصوصا براي شركت‌هايي كه تماس‌هاي ورودي و خروجي زيادي دارند، به نوعي قلب تپنده اينگونه شركت‌ها است، بنابراين از حساسيت حائز اهميتي برخوردار هستند. مديران كسب‌و‌كار براي انتخاب يك شركت خدمات ويپ بايد نكته‌سنجي و دقت زيادي را به خرج دهند. در ادامه فاكتورهاي مهمي را كه شركت‌هاي متخصص خدمات مركزتلفن ويپ براي ارائه خدمت بايد داشته باشند معرفي خواهيم كرد.

مشاوره و نيازسنجي دقيق و منصفانه براي ارايه خدمات ويپ از شركت هاي دانش‌بنيان
مهم‌ترين بخش پيش از اجراي يك پروژه ويپ، نيازسنجي دقيق بر اساس شرح نياز شما خواهد بود. بنابراين در اولين قدم، شركتي كه انتخاب مي‌كنيد بايد آنقدر تجربه و رزومه خوبي داشته باشد تا بتواند دقيقا بر‌اساس ميزان بودجه، نيازهاي كسب‌و‌كار و پيشنهادهايي كه از ديد شما پنهان است، مشاوره دهد و سناريو پروژتان را طراحي كند.

دريافت ليست مشتريان شركت ارائه دهنده خدمات VOIP
معمولا با كنكاش در ليست مشتريان يك شركت خدمات VOIP اطلاعات مناسبي را مي‌توانيد به دست آوريد. ليست مشتريان در واقع تجربه و سابقه يك شركت را نشان مي‌دهد و به شما مي‌گويد كه تا به حال چندين شركت خصوصي يا دولتي در كسب‌‌و‌كارهاي مختلف به آن شركت اعتماد و پروژه خود را به آن‌ها سپرده‌اند. صريح بخواهيم بگوييم شركت‎‌هايي كه ليست مشتري محدودي دارند بي‌شك تازه كار هستند و اگر دنبال يك شركت باسابقه هستيد همين اول راه مي‌توانيد بر اساس اين ليست تصميم خودتان را براي همكاري بگيريد.

تامين تجهيزات سخت‌افزاري براي خدمات VOIP توسط شركت هاي وارد كننده
شركت‌هاي ارائه دهنده سيستم‌تلفن تحت شبكه، سخت‌افزارهاي مورد نياز پروژه را يا از همكاران واردكننده تجهيزات تهيه مي‌كنند يا خودشان به صورت مستقيم تامين كننده هستند. به صورت كلي براي شما تفاوتي نخواهد داشت كه شركتي كه مي‌خواهيد پروژه خود را به آن‌ها بسپاريد، سخت‌افزار را از انبار خود تامين مي‌كند يا از همكارانشان كه در زمينه واردات سخت افزار ويپ فعاليت دارند. نكته‌اي كه بايد به آن توجه داشته باشيد گارانتي سخت‌افزار، قيمت مناسب و از همه مهم‌تر شناخت كامل تجهيزات ويپ توسط آن شركت است. زيرا در صورتي كه شركت خدمات VOIP با اين تجهيزات به خوبي آشنا نباشد، نمي‌تواند بهترين انتخاب و راهكار را به شما ارائه دهد. بنابراين دليل پيشنهاد هر برند يا محصول را از آن‌ها جويا شويد و خودتان نيز كمي در مورد تجهيزات تحقيق كنيد.

پياده‌سازي و استقرار پايدار و با كيفيت خدمات ويپ
مرحله استقرار سيستم تلفن ويپ بايد طبق يك برنامه‌ريزي و بررسي زيرساخت شركت صورت بگيريد. بنابراين شركت ارائه‌كننده خدمات ويپ بايد علاوه بر توانايي استقرار سرور مركزتلفن ويپ با زير‌ساخت شبكه نيز آشنا باشد. مسلما شما به عنوان يك مدير، سراغ هر شركتي براي ارائه خدمات VOIP برويد مدعي پياده‌سازي پايدار و باكيفيت خواهند بود. اما چطور مي‌توان اين اطمينان را به دست آورد؟ بهترين روش، بررسي رزومه و نامه‌هاي حسن انجام كار آن‌ها است. از آن‌ها بخواهيد تا شركت‌هاي مرتبط با كسب‌و‌كارتان را كه در ليست رزومه خود دارند معرفي كنند كه در صورت امكان از آن‌ها استعلام بگيريد.

توانايي برنامه‌نويسي بر اساس نياز اختصاصي شما
بسياري از شركت‌هاي ارائه كننده خدمات VOIP با پلتفرم‌هاي نرم افزاري كار مي‌كنند. يك مركزتلفن نرم‌افزاري به شما اين امكان را مي‌دهد تا بتوانيد به هسته آن دسترسي داشته باشيد و هر نياز اختصاصي كه داريد با كمك يك برنامه نويس پياده سازي كنيد. به طور مثال سيستم نظرسنجي تلفني، نوبت‌دهي كلينيك يا  بيمارستان، سيستم رزرواسيون، سرويس مدير منشي، ارتباط با نرم افزارهاي جانبي مثل اتوماسيون اداري و مديريت ارتباط با مشتري (نرم افزار CRM)، و… از جمله مواردي هستند كه تنها شركت‌هايي كه تجربه كافي و تيم برنامه‌نويسي روي VOIP دارند، امكان ارائه اين خدمات را خواهند داشت. بنابراين پيش از سپردن پروژه به هر شركت، ليست ماژول و نرم افزارهايي كه از پيش نوشته‌اند را بخواهيد.

امكان ارائه خدمات مركز تماس
اگر شما يك شركت فروش تجهيزات يا ارائه‌كننده خدمات و پشتيباني باشيد، احتمالا داشتن يك سيستم مركزتماس كارآمد براي شما مهم خواهد بود. مركزتماس بر پايه صف‌تماس پياده سازي مي‌شود ، ويژگي‌هاي گزارش‌دهي دقيق از تماس اپراتورها، اطلاعات ورود و خروج شيفت، ارتباط از طريق ساير پلتفرم هاي ارتباطي از طريق همان پنل مركزتماس و … از جمله مواردي است كه يك مركزتماس حرفه‌اي بايد داشته باشد. بنابراين اگر تصميم داريد براي بخش مركزتماس خود با يك شركت خدمات ويپ همكاري كنيد، حتما رزومه دقيق آن‌ها و پروژه‌هاي موفق آن‌ها را مورد بررسي قرار دهيد.

نحوه پرداخت و تسويه حساب با شركت ارائه دهنده خدمات ويپ
شما به عنوان يك مدير كسب‌و‌كار حتما براي پياده‌سازي مركزتلفن ويپ در شركت خود بودجه اي را كنار گذاشته‌ايد و اينكه اين بودجه در جاي درست خود و با چه شرايطي خرج شود بي‌شك براي‌تان اهميت دارد. ‌برخي از شركت‌ها تمام مبلغ پروژه را در زمان نوشتن قرارداد و پيش از شروع پروژه دريافت مي‌كنند. بعضي ديگر طبق توافق درصدي را پيش از آغاز و مابقي را در زمان تحويل پروژه دريافت مي‌كنند. كمتر شركتي پيدا مي‌شود كه تمام هزينه پروژه را در صورت رضايتمندي شما پس از تحويل پروژه دريافت كند كه مطمئنا چنين شرايط پرداختي براي مدير يك شركت بهترين گزينه خواهد بود. بنابراين در زمان تحقيق، بررسي و انتخاب يك شركت خدمات ويپ حتما به نحوه تسويه حساب توجه كنيد.

چگونگي پشتيباني سيستم تلفني
هر نرم‌افزار، سخت افزار و سيستم تحت شبكه مبتني بر ويپ در هر شركت نيازمند پشتيباني ويپ و خدمات شركت فروشنده يا ارائه دهنده خدمات مي‌باشد. مخصوصا يك سيستم تلفن‌ ويپ كه تمام ارتباطات يك شركت بر دوش آن است. بنابراين پيش از عقد قرارداد با يك شركت خدمات ويپ، به صورت كامل از نحوه پشتيباني آن‌ها اطلاعات كسب كنيد. مثلا اگر نيازمند پشتيباني ۲۴ ساعته هستيد، حتما اين موضوع را مطرح كنيد. بسياري از شركت‌هاي اين حوزه فقط در ساعات اداري فعاليت دارند. بنابراين دريافت شرح چگونگي پشتيباني مركز تلفن ويپ را در زمان انتخاب شركت خدمات VOIP حتما دريافت و دقيق مطالعه كنيد.

راهكارهاي برقراري امنيت در خدمات VOIP
يكي از مهم‌ترين توانايي‌هاي يك شركت خدمات ويپ، توانايي برقراري امنيت مركز تلفن ويپ است. سيستم تلفن ويپ با توجه به ماهيت تحت شبكه و نوع پروتكلي كه استفاده مي‌كند، هميشه در معرض سودجويي هكرها است و در صورتي كه سرور شما دسترسي به اينترنت داشته باشيد امكان اتك خوردن و در نتيجه دريافت يك قبض تلفن سنگين براي شما وجود دارد. به صورت كلي امنيت در سيستم‌هاي تحت شبكه هميشه امري نسبي است اما همين امنيت نسبي نيازمند تخصص كافي و آشنايي با پروتكل‌ها و سيستم‎هاي امن سازي مركز تلفن VOIP را دارد. بنابراين اگر امنيت مركز تلفن ويپ براي شما اهميت دارد حتما از شركتي كه مي‌خواهيد پروژه‌تان را به آن‌ها بسپاريد، نمونه پروژه‌هاي برقراري امنيت كه قبلا پياده‌ساي كردند را بخواهيد.

شركت ارائه دهنده خدمات VOIP را هوشمندانه و آگاهانه انتخاب كنيد.
با توجه به تمامي موارد و توضيحاتي كه ارائه شد، شما به عنوان يك مدير كسب‌و‌كار بايد پيش از انتخاب يك شركت خدمات ويپ تمام فاكتورها را بررسي و مورد ارزيابي قرار دهيد. در واقع با دانستن اطلاعاتي كه در اختيارتان قرار داديم، در نتيجه يك انتخاب هوشمندانه خواهيد داشت. يك انتخاب دقيق بر اساس رزومه، قيمت‎گذاري و شرايط تسويه حساب، نحوه پشتيباني، توانايي پياده سازي نيازهاي خاص شما و ساير موارد ديگري كه به تفصيل شرح داده شد باعث مي‌شود بدون دغدغه يك سيستم تلفني باكيفيت و پايداري را سال‌هاي سال داشته باشيد.
همين حالا با ما تماس بگيريد

با توجه به مطالب ذكر شده، چنانچه نياز به مشاوره داريد ، همكاران ما با اشتياق فراوان منتظر پاسخ گويي به شما عزيزان هستند.

كافيست فقط با ما تماس بگيريد : ۷۴۳۲۷-۰۲۱

خدمات ويپ براي مراكز درماني
زماني كه صحبت از مركز تلفن ويپ مي‌شود، ممكن است اين سوال براي مدير هر كسب‌و‌كاري پيش بيايد كه آيا خدمات ويپ مناسب كسب‌و‌كار من هست؟ سيستم تلفن تحت شبكه چه سودمندي‌هايي براي من دارد؟ چرا بايد براي داشتن چنين سيستمي هزينه كنم؟ اگر شما نيز مدير يك كسب‌و‌كار، علي‌الخصوص در حوزه پزشكي و مراكز درماني هستيد، در اين مطلب قصد داريم به شما بگوييم كه خدمات VOIP براي بيمارستان ها، پزشكان و مراكز درماني چيست و چطور مي‌تواند به كسب‌و‌كار شما كمك كند. علاوه بر اين، راهكارهايي را به شما معرفي خواهيم كرد تا بتوانيد بخشي از فرآيندهاي مركز درماني خود را با استفاده از مركزتلفن ويپ بهينه و ارتباطاتي هوشمند داشته باشيد.

سيستم تلفن ويپ چيست و چه مزايايي دارد؟
پيش از آنكه بخواهيم از خدمات VOIP براي بيمارستان ها و مراكز درماني بگوييم، بهتر است كمي در مورد سيستم تلفن ويپ بدانيد. اگر اطلاعات خوبي در اين مورد داريد، مي‌توانيد اين بخش را ناديده بگيريد و ادامه مطلب را مطالعه كنيد. ابتدا بايد بدانيد كه VOIP مخفف كلمه Voice Over IP و به معناي انتقال صدا روي بستر شبكه است. بنابراين وقتي صحبت از ويپ به ميان آمد، بدانيد كه تمام ارتباطات روي بستر شبكه داخلي يا اينترنت برقرار مي‌شود. پيش از ورود مركزتلفن VOIP اكثر شركت‌ها از سانترال پاناسونيك استفاده مي‌كردند. اين سانترال آنالوگ در زمان خودش بهترين گزينه براي مديريت تماس‌هاي ورودي و خروجي بود كه با ورود سيستم تلفن گويا VOIP هوشمند و مقرون به صرفه، سانترال پاناسونيك صندلي شاهانه خود را به جانشين قدرتمند و هوشمند خود، مركزتلفن ويپ واگذار كرد.

مهم‌ترين مزاياي مركزتلفن ويپ براي تمام كسب‌و‌كارها، كاهش هزينه مكالمات، تهيه گزارشات دقيق و نموداري، امكان برقراري كنفرانس صوتي و تصويري، امكان ارسال و دريافت فكس، مشاهده آنلاين وضعيت داخلي‌ها، صف انتظار، تلفن‌گويا، امكان توسعه و انعطاف بالا، ضبط تماس و … است. سيستم تلفن ويپ به شما كمك مي‌كند تا ارتباطات صوتي هوشمند و كارآمد در شركت خود داشته باشيد.

خدمات VOIP براي بيمارستان ها و مراكز درماني
اگر شما يك پزشك، مدير بيمارستان يا يك مركز درماني هستيد، حتما منتظريد كه بدانيد سيستم تلفن ويپ چه سودمندي‌هايي براي شما خواهد داشت. پس يك راست مي‌رويم سر اصل مطلب! خدمات VOIP براي بيمارستان ها و پزشكان شامل سيستم نوبت‌دهي تلفني، پيجينگ و احضار پرستار، مشاوره تلفني، صندوق انتقادات و پيشنهادات، هدايت تماس‌ها به بخش‌هاي مختلف مركز درماني، يادآوري وقت ويزيت و … از جمله خدمات VOIP براي بيمارستان ها و پزشكان محسوب مي‌شود. در ادامه اين مطلب به صورت كامل به شما خواهيم گفت كه سيستم تلفن ويپ چه سودمندي هايي براي شما خواهد داشت.

سيستم نظرسنجي اختصاصي براي پزشكان و پرستاران
اطلاع از ميزان رضايت بيماران از پزشك يا پرستار مي‌تواند پيشرفت چشمگيري براي مركز درماني شما داشته باشد. مخصوصا براي كلينيك‌ها و مراكزدرماني خصوصي اين موضوع اهميت بيشتري خواهد داشت. يكي ديگر از خدمات VOIP براي بيمارستان ها، پزشكان و مراكز درماني سيستم نظرسنجي تلفني است. بيمار مي‌تواند با برقراري تماس با يك سامانه نظرسنجي تلفني ميزان رضايت خود را ثبت كند. همچنين اگر مشاوره تلفني داشتيد، مي‌توانيد پس از اتمام مكالمه سيستم نظرسنجي پس از مكالمه داشته باشيد.

نوبت دهي تلفني
سيستم نوبت‌دهي تلفني يكي از پركاربردترين خدمات ويپ براي مراكز درماني محسوب مي‌شود. شايد براي شما هم پيش آمده باشد كه با بيمارستان ميلاد براي اخذ نوبت تماس گرفته باشيد. زماني كه با اين بيمارستان تماس مي‌گيريد، ابتدا يك پيام خوش‌آمد گويي پخش مي‌شود و شما را براي نوبت‌دهي به يك مسير هدايت مي‌كند. بعد از وارد كردن عدد مورد نظر براي نوبت‌دهي تلفني بخش‌ها و سپس پزشكان نام برده مي‌شوند و تاريخ‌هاي آزاد براي نوبت دهي اعلام مي‌گردد. با انتخاب تاريخ و ساعت مورد نظر نوبت شما ثبت مي‌شود.

پيجينگ و احضار پرستار و پزشك
يكي از سيستم‌هاي پر استفاده در مراكز درماني، سيستم پيجينگ است. از اين سيستم در مراكزدرماني براي احضار پزشك و پرستار، اعلام اتمام يا شروع وقت ملاقات و پيج كردن نام افراد استفاده مي‌شود. براي داشتن يك سيستم پيجينگ تحت شبكه نيازي به تهيه يك سرور جداگانه نخواهيد داشت زيرا اين سيستم يكي از خدمات ويپ براي مراكز درماني و پزشكان است كه بر روي همان سيستم تلفني ويپ پياده سازي مي‌شود.

تماس خودكار با بيماران
تماس‌گير خودكار در مراكز درماني مي‌تواند طوري برنامه ريزي شود كه به طور مثال يك ساعت پيش از سررسيد نوبت بيمار با او تماس بگيرد و وقت ويزيت را يادآوري كند. يا فرض كنيد اين سيستم تماس‌گير خودكار در يك آزمايشگاه پياده‌سازي شده است، زماني كه جواب آزمايش فرد آماده شد با استفاده از اين ماژول هوشمند به بيمار اطلاع داده خواهد شد.

صندوق انتقادات و پيشنهادات
تقريبا در اكثر مراكز درماني صندوقي به صورت فيزيكي براي انتقادات و پيشنهادات روي ديوار نصب مي‌شود. با استفاده از خدمات VOIP براي بيمارستان ها يا مركز درماني خود مي‌توانيد يك صندوق انتقادات و پيشنهادات طراحي كنيد تا افراد بتوانند از هر مكاني براي شما پيغام صوتي بگذارند. همچنين اين صندوق صوتي به شما اين امكان را مي‌دهد تا از هر نقطع جغرافيايي پيغام‌هاي خود را گوش كنيد.

مشاوره تلفني با پزشك
بسياري از افراد تمايل دارند به جاي مراجعه حضوري به مراكز درماني به صورت تلفني مشاوره خود را از پزشك متخصص دريافت كنند. بنابراين اين فرصت مناسبي است كه مراكز درماني بخشي از فعاليت خود را به صورت تلفني ارائه دهند. بنابراين يكي ديگر از خدمات VOIP براي بيمارستان ‌ها و پزشكان مشاوره تلفني است كه مراكز تلفني ويپ در اختيار شما قرار خواهد داد. همچنين با داشتن يك خط تلفن هوشمند IN ، هزينه مشاور تلفني به صورت هوشمند بر حسب دقيقه به حساب بانكي شما واريز خواهد شد.

هدايت تماس‌هاي ورودي به بخش‌ها
از ديگر خدمات ويپ براي مراكز درماني تلفن‌گويا است. منشي ديجيتال هوشمند در تمام كسب‌و‌كارها از جمله كلينيك‌ها و مراكز درماني كاربرد دارد. اين سيستم علاوه بر اينكه پس از تماس، پزشك يا مركز درماني را معرفي مي‌كند، وظيفه هدايت تماس ورودي‌ به بخش‌هاي مختلف مثل آزمايشگاه، اورژانس، دندانپزشكي و … را نيز به عهده دارد. با داشتن اين منشي ديجيتال خستگي‌ناپذير و ۲۴ ساعته، بيمار كمتر منتظر مي‌ماند و ساده‌تر با بخش يا شخص مورد نظر خود مكالمه مي‌كند.

تلفن بي‌سيم براي سوپروايزر
سرپرست بخش‌هاي مختلف در يك مركزدرماني به دليل اينكه معمولا در يك مكان مستقر نيست، براي اينكه هميشه در دسترس باشد بايد از يك تلفن بي‌‍سيم كه با مركزتلفن ويپ مرتبط است، استفاده كند. تلفن ويپ دكت يا واي فاي از جمله تجهيزاتي هستند كه به عنوان خدمات VOIP براي بيمارستان ها مورد استفاده پرسنلي كه دائم در حال رفت‌و‌آمد هستند قرار مي‌گيرد.

پشتيباني از ارسال و دريافت فكس نرم‌افزاري
در بخش اداري مراكز درماني دستگاه فكس يكي از تجهيزات ارتباطي پر استفاده است. در كنار پياده سازي يك مركز‌تلفن VOIP مي‌توانيد يك سيستم فكس نرم‌افزاري داشته باشيد. فكس نرم افزار CRM به شما كمك مي‌كند تا تمامي روند ارسال و دريافت از طريق مرورگر شما باشد و همچين در مصرف كاغذ صرفه‌جويي شود.

ويزيت، مشاوره پزشكي و برگزاري جلسه از طريق تلفن تصويري
ارتباط تصويري از راه دور براي برگزاري جلسات مديريتي، مشاوره و ويزيت افراد حاضر در مناطق محروم يا جراحي‌هايي كه پزشك به دليل مسافت زياد امكان حضور فيزيكي ندارد از ديگر خدمات VOIP براي بيمارستان ها و مراكز درماني محسوب مي‌شود. به طور مثال براي برگزاري يك كنفرانس تصويري كافيست مديران مركز درماني در هر نقطه جغرافيايي يك نرم‌افزار تلفن بر روي موبايل خود نصب كرده و يا به كمك تلفن روميزي خود به صورت تصويري تماس برقرار كنند.

ارائه راهكارهاي هوشمندانه به كمك راه‌اندازي سيستم ويپ براي مراكز درماني
كلينيك‌ها و بيمارستان‌ها مراكزي هستند كه مراجعه كنندگان زيادي دارند و رسيدگي به تعداد زيادي بيمار به صورت سنتي كار دشواري خواهد بود. امروزه با وجود تكنولوژي‌هاي بسيار زياد ديگر زمان اين نيست كه يك كسب‌و‌كار خود را از راهكارهاي هوشمند نرم‌افزاري دور كند. مركزتلفن VOIP يك سيستم تلفن هوشمند است كه با توجه به سودمندي‌هاي گفته شده در اين مطلب، فراتر از يك سيستم مديريت تماس براي يك مركز درماني خواهد بود. هماطور كه گفته شد، خدمات ويپ براي مراكز درماني به شكلي است كه مي‌تواند نوع خدمت رساني شما را بسيار متمايز كند و شما را در مسير پيشرفت و ارتباط بهتر با بيماران‌تان قرار دهد.

ارائه بهتر و كاربردي تر در قالب يك مجموعه به كمك بهترين CRM ايران قابل ارائه مي باشد.

كاربرد خدمات ويپ براي هتل ها
در هر كسب‌وكاري سيستم تلفن بخشي جداناپذير از سرويس‌هاي ارتباطي محسوب مي‌شود. فرقي نمي‌كند كه شما يك كسب‌و‌كار آنلاين كوچك يا يك شركت بزرگ با چند صد پرسنل داشته باشيد. در هر صورت به نحوي با توجه به نيازهاي شخصي يا سازماني خود انتظاراتي از يك مركزتلفن خواهيد داشت. در اين مطلب قصد داريم شما را با خدمات VOIP براي هتل ها و مراكز اقامتي آشنا كنيم. هتل‌ها معمولا براي سيستم رزرواسيون، صدور قبض تلفن براي ميهمانان، اطلاع رساني‌ به اتاق‌ها به صورت خاص، اعلام درخواست از سوي مسافران به پذيرش و … نيازمند يك سرويس جامع هستند. در ادامه شما را بيشتر با كاربرد و خدمات VOIP براي هتل ها و مراكز اقامتي آشنا خواهيم كرد.

سيستم تلفن ويپ چيست و چه مزايايي دارد؟
پيش از اينكه بخواهيم در مورد كاربرد و خدمات ويپ براي هتل ها و مراكز اقامتي بگوييم، بهتر است كمي در مورد مفهوم VOIP صحبت كنيم. اين كلمه مخفف Voice over IP و به معناي انتقال صداي روي بستر شبكه است. اين بستر مي‌تواند شبكه داخلي شما يا اينترنت باشد. سيستم ‌تلفن ويپ به دو صورت مركزتلفن نرم‌افزاري كه نيازمند يك سرور براي پياده سازي يا مركزتلفن سخت افزاري ارائه مي‌شود.

از مهم‌ترين مزاياي مركزتلفن ويپ براي كسب‌و‌كارها مي‌توان به كاهش هزينه مكالمات، افزايش كارايي نرم‌افزارهاي جانبي از طريق ارتباط با مركزتلفن VOIP و در نتيجه افزايش بهره‌وري پرسنل و ارتقاي كيفيت پاسخگويي به مشتريان، دسترسي به خطوط مخابراتي و داخلي‌ها از هر نقطه جغرافيايي، صف تماس و تلفن‌گويا، امكان برقراري كنفرانس صوتي و تصويري، فكس نرم‌افزاري و… اشاره نمود.

خدمات VOIP براي هتل ها و مراكز اقامتي
همانطور كه پيش‌تر گفته شد، سيستم تلفن يكي از ملزومات ارتباطي مهم در هر شركت و كسب‌و‌كار به حساب مي‌آيد اما هر كسب‌و‌كاري انتظارات خاص خودش را از يك سيستم تلفن هوشمند دارد. برقراري تماس‌هاي ورودي و خروجي، منشي ديجيتال، انتقال تماس و موارد اينچنيني از ويژگي‌هاي عمومي يك سيستم تلفن است كه هر كسب‌و‌كاري به آن نياز دارد. اما يك سري نيازها و انتظارات خاص در هر مجموعه‌اي وجود دارد كه مختص همان صنف است. مثلا ممكن است يك مركزدرماني نياز به سيستم نوبت‌دهي تلفني داشته باشد. يك شركت كاريابي به يك سيستم دريافت رزومه صوتي كارجو نياز داشته باشد. همچنين هتل‌ها و مراكز اقامتي معمولا به سيستم رزرواسيون، صدور قبض تلفن، سيستم هشدار و درخواست سرويس نياز خواهند داشت. پشتيباني VOIP براي هتل ها به همينجا ختم نمي‌شود و سودمندي‌هاي بسيار هوشندانه‌اي را مي‌تواند در اختيار مديران هتل‌ها و مراكز اقامتي قرار ‌دهد.

سيستم يادآوري تخليه اتاق
اگر شما از يك نرم‌افزار مديريت ارتباط با مشتري يا نرم‌افزار تخصصي هتلداري استفاده كنيد، مسوول پذيرش زمان ورود يك ميهمان اطلاعات ورود و خروج آن‌ها را در سيستم ثبت خواهد كرد. يكي از مزيت‌‌ها و خدمات VOIP براي هتل‌ها ، قابليت ارتباط با ساير نرم‌افزارها است كه در نهايت بهره‌وري كسب‌و‌كار شما را افزايش مي‌دهد. اطلاعات وارد شده در نرم‌افزار هتلداري مي‌تواند به صورت اتوماتيك وارد سيستم تلفن VOIP شود و زمان تخليه اتاق را از طريق بلندگوي تلفن داخلي اتاق يا تماس اتوماتيك به ميهمان يادآوري كند.

صدور قبض تلفن با راه‌اندازي سيستم VOIP براي هتل ها
از ديگر خدمات ويپ براي هتل ها و مراكز اقامتي مي‌توان به  سيستم صدور قبل تلفن براي مسافران اشاره كرد. در برخي از هتل‌ها امكان برقراري تماس از اتاق ميهمان به بيرون، به دليل سودجويي‌هاي احتمالي وجود ندارد. اين مراكز اقامتي مي‌توانند با داشتن يك سيستم صدور قبض تلفن امكان برقراري تماس را براي تمام اتاق‌ها فراهم كنند. زمان خروج مسئول هتل مي‌تواند از مكالمات خروجي بگيرد و در قالب يك فاكتور به ميهمان ارائه كند.

استفاده از تلفن بيسيم
در هتل‌ها افرادي هميشه دائم در حال رفت‌و‌آمد هستند و دسترسي ساير كارمندان به اين افراد از اهميت ويژه‌اي برخوردار است. تلفن بيسيم دكت يا تلفن بيسيم واي‌فاي با ارتباط با مركزتلفن VOIP مي‌تواند يك راهكار مناسب براي در دسترس بودن هميشگي اين افراد باشد.

سيستم رزرواسيون به كمك سيستم تلفني VOIP
اكثر هتل‌ها براي رزرو هوشمند اتاق‌هاي خود به يك سيستم رزرواسيون نياز خواهند داشت. با داشتن يك سيستم تلفن ويپ امكان پياده سازي رزرواسيون تلفني را خواهيد داشت. در واقع اطلاعات اتاق‌هاي مجموعه وارد سيستم مي‌شود و زماني كه فردي با شماره هتل تماس بگيرد براي رزرو به صورت اتوماتيك به تلفن‌گويا هدايت مي‌شود و با انتخاب تاريخ اقامت خالي يا پر بودن اتاق اعلام و در صورت تاييد رزرو خواهد شد. همچنين اگر براي رزرو اتاق نياز به پرداخت مبلغ باشد، فرد به سمت درگاه پرداخت هدايت مي‌شود. سيستم رزرواسيون تلفني يكي از مهمترين خدمات ويپ براي هتل ها و مراكز اقامتي محسوب مي‌شود.

درخواست سرويس و خدمات
ميهماناني كه در اتاق‌ يك هتل يا اقامتگاه حضور دارند براي ارتباط با پذيرش يا ارسال يك درخواست مي‌توانند با فشردن يك كليد بر روي تلفن ويپ خود درخواست خود را ارسال كنند. اين درخواست مي‌تواند براي نظافت اتاق، درخواست ماساژ، غذا يا هر مورد ديگر باشد. در هتل‌ها امكان استفاده از تلفن ويپ معمولي يا تلفن تخصصي هتلي وجود دارد.

ارزيابي مكالمه پرسنل با مسافران
از ديگر خدمات ويپ براي هتل ها و مراكز اقامتي سرويس نظرسنجي تلفني و ارزيابي پرسنل است. به طور مثال براي اپراتور يا پرسنل‌هايي كه با ميهمانان ارتباط تلفني زيادي دارند سرويس نظرسنجي پس از مكالمه مي‌تواند ارزيابي اختصاصي و گزارش خوبي را از ميزان رضايتمندي ميهمانان هتل نسبت به نحوه پاسخگويي و سرويس‌دهي ارائه كند. همچنين در يك روش ديگر مي‌توانيد از ميهمانان خود بخواهيد تا در زمان خروج از هتل با گرفتن يك شماره كوتاه از طريق تلفن ويپ داخل اتاق در نظرسنجي شما شركت كنند.

امكان تهيه گزارش دقيق مكالمات
سيستم گزارش گيري هوشمند مركزتلفن تحت شبكه از جمله خدمات ويپ براي هتل ها است كه كمك شاياني به مديران اين مجموعه‌ها جهت افزايش كيفيت خدمت رساني مي‌كند. فرض كنيد يك كمپين تبليغاتي راه انداخته‌ايد و هزينه زيادي براي ايجاد تماس‌هاي ورودي و در نهايت افزايش فروش خود داشته‌ايد. پس از اتمام كمپين براي اينكه بتوانيد يك گزارش از ميزان تاثير كمپين تبليغاتي خود داشته باشيد، گزارش تماس‌هاي ورودي اطلاعات خوبي را در اختيارتان قرار خواهد داد. سيستم گزارش‌گيري مركزتلفن ويپ مي‌تواند بر اساس ساعت، تاريخ، شماره تماس و شماره داخلي به صورت جدول و نمودار اطلاعات كاملي و دقيقي در اختيار شما قرار دهد.

تلفن‌گويا هوشمند
تلفن گويا يا منشي ديجيتال وظيفه هدايت تماس‌هاي ورودي را به بخش‌هاي مختلف هتل دارد. اين منشي ۲۴ ساعته و خستگي‌ناپذير علاوه بر هدايت تماس‌هاي ورودي و خوش‌آمد گويي توانايي اعلام خالي يا پر بودن اتاق‌ها، اعلام قيمت، آدرس و … را نيز دارد.

كاهش هزينه مكالمات هتل‌ و مراكز اقامتي زنجيره‌اي
مركزتلفن ويپ در هتل‌ها و مراكز اقامتي كه داراي چندين شعبه هستند به دليل ماهيت خود كه وظيفه برقراري ارتباط بر روي يك بستر شبكه را دارد، مي‌تواند هزينه مكالمات بين شعب را به صفر برساند. فرض كنيد كه يك هتل زنجيره‌اي در تهران، اصفهان، شيراز و تركيه شعبه دارد. اين شعبات در حالت عادي براي برقراري ارتباط با يكديگر مجبور به گرفتن شماره شعبه ديگر را دارد كه اين هزينه مكالمات به صورت بين شهري و بين‌المللي محاسبه مي‌شود. حالا فرض كنيد همين مجموعه از خدمات VOIP براي هتل ‌ها استفاده مي‌كنند. هر شعبه تنها با شماره‌گيري داخلي شعبه ديگر امكان برقراري تماس رايگان را خواهند داشت. در نهايت اين ارتباط باعث كاهش هزينه‌هاي جاري اين هتل زنجيره‌اي خواهد شد.